Файл: Документирование и инвентаризация (на примере).pdf

Введение

Документирование и инвентаризация являются приемами первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета. Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Актуальность исследования документации обусловлена тем, что, являясь важным элементом метода бухгалтерского учета документация служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и обязательным условием для отражения их в учете.

Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую ​​систему составления и обработки документов, которая ускорит поток документов. Полнота и надежность показателей учета и отчетности во многом зависят от качества составления и обработки документов.

Актуальность исследования инвентаризации имущества и обязательств заключается в представлении данного процесса как важного инструмента контроля за целостностью и сохранностью хозяйственных средств, в ходе которого соотносят фактическое наличие ценностей с данными бухгалтерского учета. Отсюда вытекает значимая проблема для современного общества – обеспечение целостности и защиты от утрат активов, запасов организаций, их рационального использования, предупреждение затрат на топливо, сырье и другие материально-производственные запасы, осуществляемых не в производственных целях, своевременное погашение задолженностей организации. Научная новизна рассматриваемой проблемы заключается в определении инвентаризации как средства борьбы с бесхозяйственностью и средства обеспечения достоверности информации о фактическом имущественном и финансовом положении организации.

Цель выполнения данной курсовой работы заключается в изучении документирования и инвентаризации имущества и обязательств предприятия.

Для реализации поставленной цели в работе будут решены следующие задачи:

- изучить сущность документирования хозяйственной деятельности предприятия;

- изучить понятие инвентаризации и ее виды;

- рассмотреть характеристику деятельности организации, и ее учетную политику;

- оценить действующую практику документирования и инвентаризации в АО «Подольскогнеупор»;

- разработать пути совершенствования бухгалтерского учета на предприятии.

Объектом исследования является АО «Подольскогнеупор».

Предмет исследования – документирование и инвентаризация в данной организации.

В данной работе были использованы материалы годовых отчетов за 2016 г.

Теоретическую, методологическую и информационную основу данной курсовой работы составляют работы отечественных авторов, посвященные вопросам документирования и инвентаризации: Бакаева А.С., Безруких П.С., Евстигнеева Е.Н., Камышанова П. И., Кондракова Н.П. и других, а также законы и нормативно-правовые акты Российской Федерации; экономические исследования по теме; справочная и периодическая литература; монографии по вопросам анализа и бухгалтерского учета.

В первой главе данной работы изучены теоретические основы документирования и инвентаризация, как элементов метода бухгалтерского учета.

Во второй главе данной работы изучена действующая практика документирования и инвентаризации в АО «Подольскогнеупор».

В третьей главе данной работы разработаны пути совершенствования бухгалтерского учета на предприятии.

1 Документирование и инвентаризация - как элементы метода бухгалтерского учета

• 1. 1.1 Сущность документирования хозяйственной деятельности предприятия

«Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивать сохранность имущества»^[1].

«Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение называется документооборотом»^[2]. Однако это не единственное определение данного термина, ведь многие авторы и ученые определяют процесс документооборота по-разному, стараясь раскрыть более точно, правильно и полно смысл этого процесса. Так по определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., «движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учета называется документооборотом»^[3].

В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: «движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом»^[4].

Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, излагаемая в них, остается неизменной^[5].

Совокупность документов организации представляет собой единый документопоток, который действует при соблюдении определенных правил. Их соблюдение способствует непрерывной работе предприятия.

В общей массе документов организации можно выделить три основные группы:

- внутренние, используемые при решении внутренних проблем и задач организации;

- исходящие, создаваемые для передачи информации пользователям, заинтересованным в ее получении;

- входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц^[6].

Для каждой группы документов определяются типы работ (операций), которые являются обязательными для исполнения. Последовательность операций позволяет всесторонне рассмотреть, согласовать, утвердить и подписать документ. Нарушение этого процесса может привести не только к утрате юридической силы данного документа, но и вызвать экономический ущерб, привести к сбоям в производстве и т. д.

От четкой организации процесса документирования зависит скорость работы. Несвоевременное оформление документов может сделать информацию неактуальной и, следовательно, бесполезной. Правильная организация документооборота дисциплинирует не только сотрудника, но и руководителей, поскольку исполнение документа напрямую связано с исполнительной дисциплиной, как прямого исполнителя - конкретного сотрудника, так и руководителя. Задержка документа руководителем без обоснованной причины ставит исполнителя в сложное зависимое положение и задерживает конец работы, что препятствует всему процессу документооборота в целом^[7].

Принятая в организации система документирования хозяйственных операций должна обеспечивать:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен в первичном бухгалтерском документе, так как именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на их основании формируются бухгалтерская отчетность организации и сведения о ее финансовом состоянии, а также осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия^[8];

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Наиболее эффективно будет построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов, и тем более при составлении синтетических учетных регистров, производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии.

Для этого вводят в первичные учетные документы, учетные регистры специальные графы, содержащие контрольные показатели.^[9] Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет значительно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При документировании хозяйственных операций важное значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. В каждой организации периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, на изменение которых предприятие не имеет права или возможности^[10];

в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета.

При организации системы документирования хозяйственных операций следует разработать систему взаимного контроля работников бухгалтерии^[11].

Обязанности необходимо распределить так, чтобы бухгалтеры вынуждены были проводить сверку данных, которые они формируют в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организовать эту работу должен непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям^[12];

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо достичь того, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами^[13].

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации. Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность.

1.2 Понятие инвентаризации и ее виды

Инвентаризация, по мнению Рожкевич О.В. - это процесс согласования фактического наличия имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета организации^[14].

Инвентаризация – это проверка активов и обязательств предприятия с помощью подсчета, обмера, взвешивания. Она представляет собой метод, посредством которого конкретизируются учетные показатели и осуществляется контроль за сохранностью активов организации и достоверностью обязательств^[15].

В ходе инвентаризации в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств учитываются и сверяются всё имущество фирмы независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризации также подлежит имущество, которое по определенным причинам не является отраженным в учете^[16].

В бухгалтерском учете как в системе формирования информации для целей ее пользователей заложена возможность отражения неправильных сведений о хозяйственных фактах и процессах на предприятии. Инвентаризация в качестве элемента метода бухгалтерского учета проявляется как неотъемлемое дополнение к формальному отражению операций хозяйственной деятельности организации.^[17]

Инвентаризация помимо назначения, выражающегося в проверке количества имущества и обязательств, имеет также функцию наблюдения за их свойствами со стороны качественных характеристик.^[18]