Файл: Коммерческая информация и ее защита (Сущность и значение коммерческой тайны и ее защиты).pdf

В ООО «БелСпецЭкспорт» практически не уделяется внимание организации конфиденциального делопроизводства, в то время как получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Таким образом, можно сделать вывод, что система защиты коммерческой тайны в ООО «БелСпецЭкспорт» несовершенна, выявлены определенные ее недостатки, которые в обязательном порядке необходимо учесть и отрегулировать, т.к. от этого в конечном итоге будет зависеть успешное функционирование организации.

3. Совершенствование процесса защиты коммерческой информации в организации

При работе с документами, содеpжащими охpаняемую фиpмой инфоpмацию, надо соблюдать опpеделенные пpавила. Это дает весомые гаpантии надежной охpаны коммеpческих секpетов и ставит заслон на пути утечки инфоpмации.

Эти пpавила сводятся к следующему:

1) строгий контpоль (лично или чеpез службу безопасности) за допуском пеpсонала к секpетным документам;

2) точное установление того, кто конкpетно из pуководства и служащих фижмы организует и контpолиpует секpетное делопpоизводство фиpмы, наделение их соответствующими полномочиями;

3) pазpаботка инструкции (памятки) по pаботе с секpетными документами, ознакомление с нею соответствующих работников фирмы;

4) контроль за принятием соответствующим служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;

5) введение системы материального и иного стимулирования служащих фирмы, имеющих доступ к ее секретам;

6) внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;

7) личный контроль со стороны руководителя фирмы службы внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

Многое в деле сохранения секретов организации зависит от самого руководителя. Руководитель обязан уделять должное внимание системе доступа к конфиденциальной информации.

В первую очередь сам руководитель должен соблюдать установленные правила. Кроме того, к нему, помимо общих требований, предъявляются и дополнительные требования в силу его особого служебного положения. На нем лежит ответственность за:

• подбор надежных сотрудников, которые будут иметь допуск к тем или иным документам;
• организацию системы их работы, чтобы исключить возможность ознакомления с документами посторонних лиц;
• выделение помещения и технических средств, которые сделали бы невозможными хищение или копирование документов посторонними.
• постоянное отслеживание своих собственных контактов, не допуская к конфиденциальным документам знакомых и родственников. Известны случаи, когда утечка закрытой информации происходит именно из-за чрезмерного доверия к некоторым людям первого лица организации.

На основании перечня конфиденциальных сведений составляется и ведется классифицированный перечень (список) документов организации, подлежащих защите и обозначению соответствующим грифом ограничения доступа. Утверждается перечень руководителем.

Установление грифа ограничения доступа является первым и основным элементом защиты документированной информации. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходяшие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: “Общие положения” - на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; “Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну” - определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; “Организация работы с документами” – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

При документировании конфиденциальной информации система защиты должна начинать функционировать заблаговременно. Конкурент или злоумышленник создает угрозу целостности и сохранности информации путем несанкционированного установления контакта с источником информации или тайного преобразования канала распространения информации в канал ее разглашения.

Разрешительная система доступа представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства с целью обеспечения правомерного ознакомления и использования сотрудниками конфиденциальных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

Важно четко и однозначно определить: кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает. Под допуском понимается процедура оформления права сотрудника на доступ к сведениям ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информации на передачу ее для работы конкретному лицу. Оформление допуска, т.е. согласие лица на определенные ограничения в использовании информации, носит добровольный характер. Наличие допуска предоставляет сотруднику формальное право работать со строго определенным кругом конфиденциальных документов, баз данных и отдельных сведений. Роль секретаря в предоставлении лицу допуска обычно носит организационный характер, особенно если секретарь выполняет одновременно функции службы персонала, что распространено в некрупных организациях.

К конфиденциальным сведениям допускаются, как правило, лица, проработавшие в организации определенное время и зарекомендовавшие себя с положительной стороны.

Допуск к конфиденциальным документам и информации, составляющим коммерческую тайну, осуществляет первый руководитель. В предпринимательских структурах допуск обычно оформляется соответствующим пунктом в контракте (трудовом договоре), где устанавливаются обязанности сотрудника по сохранению тайны и возможная степень ответственности за разглашение конфиденциальных сведений. Часто дополнительно сотрудник подписывает обязательство, в котором конкретизируется содержание пункта контракта в части определения сферы доверяемой ему тайны и подтверждения знания им порядка работы с конфиденциальной информацией, ее защиты, согласия соблюдать этот порядок.

Обязательство подписывают также лица, участвующие в работе фирмы и располагающие определенными закрытыми сведениями, но не являющиеся ее штатными сотрудниками (например, акционеры, учредители, руководители дочерних предприятий, партнеры, консультанты, эксперты и другие). Допуск может носить временный характер на период выполнения определенной работы и может пересматриваться при изменении профиля работы сотрудника.

Доступ представляет собой практическую реализацию права сотрудника на работу с подобной информацией. Такой доступ в отношении конкретной информации и конкретного сотрудника называется санкционированным, разрешенным и законным.

Очень важно так организовать работу с конфиденциальными документами и контроль за ними, чтобы свести возможность утечки к минимуму, ведь информация попадает в руки людей, большинство которых слабо представляют себе правила работы с документами ограниченного доступа.

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Приказом руководителя организации (предприятия) назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, содержащими КТ, является основной служебной обязанностью, или секретарь, для которого эти функции будут дополнительными.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:

• присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
• обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
• контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
• организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
• гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
• создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
• уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожения бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов;
• запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
• к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
• хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
• в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
• включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
• рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
• система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
• организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
• отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
• контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению.

Таким образом, на рассматриваем нами предприятии ООО «БелСпецЭкспорт» можно предложить следующий порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства:

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений между сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и так далее).

8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, обобщив все вышесказанное, можно сделать вывод, что владение информацией о конкуренте – один из наиболее действенных способов конкурентной борьбы на рынке. Необходимость решения проблемы утечки конфиденциальной информации связана с выживанием и успешным ведением бизнеса компании.

Усиливается конкуренция между предприятиями (фирмами). Зарубежный опыт показывает: кто не заботится о защите своей коммерческой тайны (секретов), тот теряет до 30% и более возможной выручки либо становится банкротом.

Коммерческая тайна – это производственная, научно-техническая, управленческая финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, особенности коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и другое.