Файл: Барьеры на пути эффективной коммуникации.pdf

Далее респонденты выделили следующие стратегии для максимизации креативности таких команд (рис. 11):

– регулярные видеоконференции (40%);

– обмен всей информации по проекту между всеми членами команды (37%);

– полная видимость всей информации для всех членов команды (36%);

– развитие корпоративной культуры обмена идеями (33%);

– четкое определение и распределение заданий (31%).

Рис. 11. Результаты ответов на вопрос: «Что необходимо для креативности виртуальных команд»?

Для компенсации отсутствия взаимоприспособляемости, виртуальные команды должны иметь более централизованное управление. Руководитель должен активнее координировать работу членов своей команды. Команда должна быть более формально структурирована. Цели, роли, индивидуальная ответственность и сроки выполнения работ должны быть тщательно продуманы, задокументированы и доведены до сведения. Командам также необходимо быть более формальными в коммуникации. Как часто они будут встречаться? Какие коммуникационные инструменты они будут использовать? Для асинхронной коммуникации – каковы временные рамки для ответов на сообщения? Каким адресатам необходимо отправлять копию сообщения? «Им надо все нанести на карту и возвращаться к этой карте снова и снова», считает профессор Мейер. Отвечая на вопрос о том, что необходимо для достижения максимального успеха виртуальных команд, респонденты указали следующее (рис. 12): четкое определение ролей и сфер ответственности (29%); единый язык для всех членов команды (26%); надежное техническое оснащение (25%); выбор членов команды, которым комфортно работать с представителями других культур и общаться на иностранном языке (25%); руководство командой человеком, хорошо разбирающимся в управлении персоналом (23%).

Рис. 12. Что необходимо для достижения максимального успеха виртуальных команд?

Выводы по главе

Компания «Компьютер сервис» предоставляет услуги по оптимизации производительности ИТ-систем для компаний финансового, телекоммуникационного, промышленного и розничных секторов.

Система коммуникаций ООО «Компьютер сервис» соответствует заявленным миссии и ценностям гуманизма; открытости; близости; энтузиазма. Существующая организационная структура способствует развитию эффективных коммуникаций в организации.

Исследование особенностей взаимодействия показало, что коллективе «Компьютер сервис»:

1. Взаимосвязаны деловые и дружеские отношения, большинство членов коллектива чувствуют себя в окружении коллег комфортно, но при этом тесных дружеских связей в коллективе немного. Наиболее часто сотрудники давали следующие характеристики своим коллегам: «с этим человеком легко работать», «он приятный в общении человек».

2. В коллективе атмосфера достаточно благоприятная. Коллектив выступает как одна команда, однако не имеет наивысших показателей сплоченности.

Как показало проведенное исследование, из трех важнейших преимуществ работы в виртуальных командах – сокращение затрат, эффективность и высокая производительность и доступ к большему выбору навыков и знаний – первые два вызывают сомнение. Сокращение затрат в результате трудовой оптимизации становится менее очевидным по мере зарплатной инфляции. Кроме того, виртуальные команды обычно менее эффективны, чем локальные команды, и им требуется более строгий контроль. Однако это не значит, что следует избегать использования виртуальных команд.

Работа в виртуальных командах может привести к коммуникативным конфликтам. Электронная почта – это тот инструмент, который чаще всего становится причиной непонимания в виртуальных командах.

Коммуникационные технологии могут способствовать возникновению конфликтов. Непонимание и конфликты можно предотвратить с помощью видеоконференций, однако личные встречи все же более эффективны.

3. Способы преодоления барьеров эффективных коммуникаций в ООО «Компьютер сервис»

3.1 Пути повышения эффективности коммуникаций в ООО «Компьютер сервис»

Для эффективной реализации коммуникационных процессов в ООО «Компьютер сервис» предлагается разработать внутренний нормативный документ «Регламент организации внутренних коммуникаций» (Приложение 1).

Регламент организации внутренних коммуникаций ООО «Компьютер сервис» будет включать следующие разделы:

1. Характеристика и история компании ООО «Компьютер сервис».

2. Миссия и ценности ООО «Компьютер сервис».

3. Режим и безопасность в офисе.

4. Режим конфиденциальности информации.

5. Правила пользования персональным компьютером и установка программного обеспечения.

6. Правила пользования телефоном.

7. Служебные мобильные телефоны.

8. Использование факса.

9. Офисное оборудование.

10. Канцелярские принадлежности.

11. Бэйджи.

12. Время и порядок работы в офисе.

13. Форма одежды.

14. Обучение сотрудников.

15. Стандарты работы с клиентам и коллегами.

16. Политики и процедуры компании.

Основными ценностями ООО «Компьютер сервис» предлагается считать:

– отношение к клиентам;

– лидерство;

– деловую репутацию

– командообразование;

– профессионализм;

– инициативность персонала;

– законопослушность.

Повышение эффективности работы сотрудников являются целью системы внутренних коммуникаций внутри компании будет осуществляться путем своевременного информирования о деятельности компании, предприятий и подразделений и вовлечение сотрудников в решение стратегических и производственных задач компании.

Генеральный директор ООО «Компьютер сервис» будет нести ответственность за организацию внутренних коммуникаций в организации и эффективное использование всех имеющихся в их распоряжении механизмов информирования и обратной связи.

Менеджер по развитию будет ответственным за проведение организационных мероприятий в коллективах при проведении дней информирования, корпоративных мероприятий и праздников в рамках утвержденных бюджетов, а также организацию проведения опросов и исследований.

Отдел маркетинга будет нести ответственность за координацию использования инструментов внутренних коммуникаций, развитие и совершенствование имеющихся инструментов и введение новых, методическое обеспечение и распространение передового опыта в организации внутренних коммуникаций, разработку концепций корпоративных праздников и мероприятий, корпоративных конкурсов и проектов, подготовку специалистов предприятий в области внутренних коммуникаций, повышение качества работы системы внутренних коммуникаций, организацию проведения социологических исследований и опросов.

3.2 Методы преодоления барьеров эффективных коммуникаций

Для поддержания обратной связи с персоналом в компании «Компьютер сервис» можно предложить создание корпоративного портала.

Целями разработки Портала являются:

1. Получение инструмента, позволяющего привлекать сотрудников ккорпоративной жизни компании.
2. Получение удобного инструмента информирования сотрудников об изменениях, событиях и новостях Компании.
3. Получение удобного инструмента внутренних обсуждений (форума).

Целевая аудитория корпоративного портала – сотрудники «Компьютер сервис». Корпоративный портал имеет следующие функции: организация обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами, библиотеками файлов документов; встроенный сервис для обмена мгновенными сообщениями между сотрудниками; видеоконференции и видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и переговоров с клиентами; технология Send&Save - переписка сотрудников по электронной почте дублируется на портале, архивируется по темам и индексируется внутренней системой поиска; официальная лента новостей, видеообращения руководства, блоги сотрудников; система обучения и тестирования персонала; списки сотрудников, визуальная структура компании.

На рис. 13 представлена схема проведения видеоконференции между сотрудниками посредством корпоративного портала.

Рис. 13. Схема проведения видеоконференции между сотрудниками посредством корпоративного портала

В рамках корпоративного портала работает сервис организации конференции, включая удаленную регистрацию участников, прием материалов с возможностью анализа состава участников менеджерами конференции. С портала осуществляется доступ к корпоративным материалам (документам, приказам, положениям, инструкциям), а также вход в Интранет-портал для удаленных пользователей.

В целях управления содержимым, обеспечения функционирования портала разработана система управления контентом, которая позволяет обеспечить менеджерам портала (они могут являться представителями различных подразделений ООО «Компьютер сервис») авторизованный доступ к «своим разделам, создавать новые подразделы и информационные страницы, публиковать новости и анонсы. Пользователи внутренней сети обладают всеми возможностями Интернет-пользователей, но имеют дополнительный доступ к информационным корпоративным материалам, размещенным на портале и доступ к файлам ftp-сервисов.

Данный корпоративный портал позволяет организовать коллективную работу сотрудников. Портал содержит: календари с совместным доступом для планирования встреч и мероприятий; управление задачами и поручениями; библиотека общих файлов и документов; совместная работа с документами на портале с помощью Microsoft Office и Open Office; бронирование переговорных; график отсутствий сотрудников; поиск по всему порталу и по рабочим группам; взаимодействие с партнерами, клиентами, поставщиками, дистрибьюторами и другими внешними пользователями через Экстранет.

Корпоративный портал позволяет запуск самых разных бизнес-процессов через портал: оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов, публикация документов и т.п.; встроенные шаблоны типовых бизнес-процессов; простой визуальный редактор для проектирования собственных бизнес-процессов с поддержкой функции drag&drop; корректировку бизнес-процесса даже после его запуска (например, запрос дополнительной информации у участников бизнес-процесса); автоматизация оформления пропусков, заказа канцелярии, курьеров и т.п. В Приложении 2 представлена доска почета, где будут награждаться лучшие сотрудники компании «Компьютер сервис».

Выводы по главе

Таким образом, для улучшения управления персоналом в ООО «Компьютер сервис» было предложено наладить устойчивую обратную связь с руководства и коллектива организации; разработать корпоративный кодекс организации; организовать проведение командообразующих мероприятий.

Создание корпоративного портала также будет способствовать развитию корпоративной культуры; повышению эффективности и производительности сотрудников. Разработанная система мероприятий по совершенствованию системы коммуникаций направлена на удовлетворение потребностей работников. Основной акцент в системе мотивации сделан на то, чтобы работники отождествляли свои цели с целями фирмы и осознавали свою значимость. Главная цель предложенной системы мероприятий – содействие привлечению, сплочению и удержанию персонала в организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования можно сделать следующие выводы и рекомендации.

Итак, в результате проведенного исследования обобщены теоретические основы коммуникаций и коммуникационного процесса на предприятии, определены основные виды барьеров, которые могут случиться на пути эффективных коммуникаций и разработаны необходимые рекомендации по совершенствованию процесса коммуникаций.