Файл: Развитие мобильных технологий бронирования и резервирования в гостиничном бизнесе..pdf

Подтверждения резервирования могут быть отпечатаны в любое время. Впрочем, как правило они печатаются как часть потока продукции, совершаемой во время каждодневной модификации системы. Обновление данных в системе исполняют многие функции ночного аудита, производимого в неавтоматизированных гостиницах. Модификация системы проводится каждый день с целью составления отчетов, реорганизации системных файлов, поддержания системы и обеспечения временных рамок конца дня.

Записи о резервировании находятся в электронных файлах, разделенных по времени прибытия гостей (год, месяц, день), названию группы, имени гостя. Такая организация файлов и метод исправления файлов более подходит для оптимизации работы модуля резервирования, потому что гости часто приезжают раньше назначенной даты, меняют дату, отменяют заказ или подтверждают его повторно. Например, если гость хочет отменить заказ, сотрудник службы бронирования должен мгновенно получить доступ к нужной записи о резервировании,поменять ее и сделать отмену[8].

Информация из записей о резервировании может быть использована для создания бланков предварительной регистрации.

Кроме того, модуль резервирования может взаимодействовать с другими функциями службы приема. Информация о резервировании может быть использована следующим образом:

• Распечатана на карточках для увеличения скорости процедуры прописки;
• Использована как база для распечатывания фолио гостей для внутреннего пользования отеля и листа информации о гостях (который может быть составлен в алфавитном порядке или в соответствии с номерами комнат);
• Переправлена для дальнейшей обработки в файл о комиссионных для агентов;
• Переформатирована для включения в файл истории гостя.

Так же, как и многие иные компьютерные программы, численность и вид отчетов по модулю резервирования функционально связаны с нуждами пользователя, возможностями программного обеспечения и содержанием базы данных. Внутренний модуль резервирования гостиницы разрабатывается с целью максимизации реализации номеров методом тщательного мониторинга количества свободных номеров и предоставления детального прогноза дохода от сдачи номеров. Компьютерный отчет о количестве свободных номеров демонстрирует ежедневное количество свободных номеров каждого типа (оставшиеся номера в каждой категории).

Отчет о предполагаемых доходах показывает будущие доходы, умножая предсказываемую занятость в будущем на существующие в отеле расценки. Заменивший неавтоматизированную систему резервирования, модуль резервирования может так же составлять и другие отчеты:

• Отчет о сделках по резервированию;
• Список предполагаемых прибытий и отбытий;
• Отчет о комиссионных агентам;
• Статистика отказов.

Отчет о сделках по резервированию дает информацию о ежедневных записях по принятию, изменению или же отмене резервирования. Модуль резервирования имеет возможность составлять дополнительные специализированные отчеты, например, отчет об отказах, отчет о заблокированных номерах, отчет о не появившихся гостях.

Список предполагаемых прибытий и отбытий - это каждодневный отчет, который показывает количество клиентов, которые должны прибыть или выехать из гостиницы, количество гостей, продливших свое пребывание в гостинице (отдельно от списка прибытий и отбытий), а также имена гостей, соответствующие каждой сделке.

Доклад об комиссионных представителям обрисовывает операции согласно резервированию также средства комиссионных, какие необходимо уплатить представителям со данных сделок. Разведчики, сопряженные субконтрактными договорами со отелем, имеют все шансы получать (доход комиссионное вознаграждение в сделках согласно резервированию, свершенных во выгоду гостиницы.

Доклад согласно несогласиям демонстрирует число номеров, отстраненных из-за ночка со реализации с-из-за этого, то что гостиница никак не существовали подготовлены ко сдаче. Данный доклад в особенности способен являться может быть полезен с целью гостиниц, обладающих проекты в увеличение своей деятельность.

В заключении третьего параграфа можно сказать, что программные системы бронирования значительно упрощают работу менеджеров, дают возможность быстро и точно обрабатывать заявки, создавать отчеты, что в итоге дает возможность быстро и качественно обслужить гостей отеля. Однако, все программные системы требуют конкретной доработки и улучшения, о чем будет рассказано в третьей главе.

1.4 Системы бронирования, используемые на Российском рынке

Все компьютерные системы, описанные ранее применяются по большей части в отелях высочайшего класса (4-5*) с западными системами управления. Но в Российской Федерации также существует огромное количество небольших отелей среднего класса, не имеющих возможность оснащать собственные отели настолько дорогими системами или в ряду того, что гостиницы небольшие это элементарно бессмысленно.

В данной главе речь пойдет о компьютерных системах, представленных на Российском рынке отечественным производителем.

В последние годы Российский гостиничный бизнес стремительно развивается. Ветхие гостиницы реконструируируются, их оснащают современным оборудованием, появляются и новые, частные гостиницы. По системе управления и размещения к отелям очень близки дома отдыха и различные пансионаты. Дабы менеджеры аналогичных фирм имели оперативную информацию, нужную для управления, а также для составления прогнозов, целесообразно использовать в работе программы, предназначенные для автоматизации гостиничного бизнеса. На ранке ПО представлено некоторое количество таких систем, как самостоятельных, так и являющихся настройками стандартных программ.

Все начинается с отдела бронирования, поэтому программа должна включать специальный справочник покупателей. После этого следует регистрация клиента за стойкой, где для заселения необходимо оформление соответствующих документов. Наличие картотеки клиентов позволяет максимально облегчить этот процесс, особенно если человек прибывает в данную гостиницу не первый раз.

Все номера имеют отличительные особенности: категория (люкс, полу люкс и др.), количество комнат, вместимость, наличие дополнительного оборудования. Для учета всех этих разнородных признаков в программе обязан быть справочник номеров, обеспечивающий актуальность следующей информации: свободен ли номер, забронирован ли на определенную дату, требует ли уборки, ремонта либо устранения отдельных неисправностей оборудования[9].

При автоматизации гостиниц принципиально присутствие в программе возможности оформления всех необходимых расчетных документов, главным из которых является счет на оплату услуг. Как правило, при его формировании предусматривается множество факторов. Это разные бонусы гостям, использование дополнительных услуг (междугородные переговоры, мини-бар и пр.), гибкий расчет времени проживания. Кроме того, гостиничные программы обязаны уметь делать разные отчеты за любой период. Основные из них содержат сведения о заселенности номеров, список проживающих, свободных номеров на определенную дату, перечень использованных услуг.

«Синимекс-Информатика»

Компания предлагает конфигурацию «Синимекс: Гостиница», созданную для фирм, оказывающих гостиничные услуги, собственно гостиниц, домов отдыха ,пансионатов.

Благодаря этой программе можно регистрировать гостей, осуществлять бронирование номеров и планирование загрузки гостиницы, продлевать проживание или осуществлять переселение, производить учет квортирования и аренды номеров, производить расчет с гостями.

Кроме этого, «Синимекс: Гостиница» разрешает управлять размещением гостей, в том числе на основании договоров с юридическими лицами, контролировать состояние номерного фонда (аренда, ремонт, уборка и т.д.); формировать сводки и оперативные отчеты по загрузке, вести «черный список», в который заносятся так называемые проблемные клиенты.

Модель обладает несколько специализированных справочников: номерного фонда (номеров), их группы, разновидностей размещения посетителей, услуг, тарифов. Помимо этого, во плану имеется определенное число справочников единого направления. Возлюбленная дает возможность создавать 18 разновидностей бумаг также отпечатанных конфигураций, Сорок сводок также сведений, но кроме того осуществлять 22 вида обрабатывания бумаг

В системе программ «1С: Предприятие», на базе которых разработана форма, ввод ежедневных данных осуществляется при помощи документов. Программа позволяет регистрировать заявки на размещение, бронировать номера или места в них. Заявки принимаются не только по телефону и факсу, но и по электронной почте. При бронировании нового гостя программа проверяет, не проживал ли он в гостинице ранее, не находится ли в «черном списке».

Продукт данной фирмы называется «Эи-Отель», его задача – ведение учета размещения и бронирования мест в отелях. Главными особенностями программы являются: учет номеров и мест; учет состояния номерного фонда; учет постояльцев, ведение их истории и архива; ведение карточек постояльцев; бронирование номеров (коллективное и индивидуальное); размещение гостей; автоматический поиск брони, изменение брони и отказ от нее.

Бронирование производится на основании обращения гостя, оно может быть персональным и групповым, а также гарантированным и негарантированным. В последнем случае, если гость не прибыл в назначенный день или от него не поступило никакого уведомления, номер переходит в состояние свободного. При гарантированном бронировании номер сохраняется на весь срок, а в счет постояльца вписывается оплата за оставленную ему комнату.

В момент бронирования можно указать конкретный номер и место, выбрав их из списка свободных, и произвести расчет стоимости проживания. Бронирование может производится от имени компании, когда список гостей еще неизвестен, на основании информации о количестве номеров и мест. При заселении гостя система автоматически осуществляет поиск брони и заполняет документ (номер, место и т.д.).

Подбор номеров осуществляется на основании предпочтений готся (категория номера, наличие балкона, телефона и прочих удобств): из свободных на данный момент выбирается тот, который удовлетворяет запросы гостя. При отсутствии таких номеров бронь переносится в список «ожидающих».

Все данные о заселившемся госте переносятся в архив. При необходимости распечатывается карточка, включающая полную информацию о его нахождении в отеле. Имеющимися данными можно воспользоваться, если гость остановится в гостинице вновь.

Система позволяет сформировывать отчет о незанятых номерах на определенную дату с возможностью выбора по категориям, группам номеров и с разбивкой итогов по категориям. Предусмотрено разделение прав доступа в информации для разных пользователей. Идентификация которых производится путем ввода пароля и логина. Можно отслеживать, какие именно изменения ввел тот или иной пользователь.

«Ининг Бизнес Софт»

Программа «Ининг-Гостиница», сделанная этой компанией, предназначена для отелей и домов отдыха и представляет собой систему регистрации размещения гостей, а также ведения расчетов с партнерами (туристическими фирмами) и постояльцами. Кроме этого, при помощи дополнительных модулей можно автоматизировать бронирование номеров и продажу путевок, в том числе через Интернет.

В программе имеются несколько категорий справочников: характеризующие жилой фонд (типы зданий, категории номеров, номерной фонд); общего назначения (сведения о странах, тур фирмах); по персоналу (менеджеры и права доступа).

Дополнительный модуль «Менеджер по бронированию» дает возможность вести журнал заявок/путевок, бронировать номера и отдельные места в них, оптимизировать заполнение номерного фонда, отбирать более выгодные заявки , контролировать расчеты с организациями-партнерами, реализующими путевки (фонды социального страхования, туристические фирмы и др.). С помощью этого модуля учитываются заявки на путевки и бронируются номера (или отдельные места в них) по внесенным заявкам.

Во плану существуют подобные необходимые сведения равно как: госреестр реализованных путевок согласно туристическим компаниям; перечень прибывших/убывших из-за период; перечень живущих (посетителей); данные об гражданстве посетителей; денная документ согласно числу занимающихся номеров; доклад о применении гостиница; госреестр неуплаченных заказов (во модуле «Менеджер согласно бронированию»); госреестр заказов согласно туристическим компаниям.

Для многих отчетов можно включать фильтры (выборки), например, задавать категории номеров или выбирать туристские фирмы, данные по которым должны попасть в отчет.

По желанию заказчика возможно поставить модули для выгрузки проводок и передачи прочих данных в другие программы. Возможно создание процедур конвертации данных, введенных в других системах, обеспечивается экспорт отчетов в текстовый процессор Microsoft Word и в текстовый файл[10].