Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Ежедневный складской учет».pdf

Введение

Сегодня уже невозможно представить, что ждать отчета по работе предприятия за месяц потребуется неделя, а делает его специальный человек для этого нанятый. Применение компьютерной техники, а главное применение информационной системы делает возможным проведение этой операции от доли секунд до нескольких секунд. Даже несколько минут по полному пересчету всех данных за год для большой фирмы – это подсильная задача для компьютерных систем.

Для быстрой работы информационной системы и для хорошей переносимости используется SQL. Не смотря на не 100% исполнение производителей спецификаций SQL – это является оптимальным решением. Многие производители СУБД вводят дополнительные возможности, но есть и мелкие недочеты, в связи с этим 100% переносимости для СУБД нет, но небольшие корректировки исправляют ситуацию.

Системы могут быть локальные и сетевые. Для решения небольшой задачи можно воспользоваться практически любыми СУБД, но рациональнее воспользоваться свободно распространяемым ПО или используемым на фирме. К таким относятся MySQL, ACCESS. Так же нужно отметить, что разработкой на начальном этапе может заниматься сотрудник фирмы или фрилансер (специалист по контракту).

При логистике этот вопрос стоит наиболее актуально. Многие склады работают по аутсорсингу. Необходимо вести учет всех товаров, перемещение, сдача, прием, инвентаризация, поиск товаров и еще тысячи операций. Причем все это нужно делать в реальном времени и зачастую склады физически разнесены территориально. Для решения этих задач используются виртуальные сети, серверы с базами данных или распределенные серверы. Доступ может быть и не онлай при сложностях связи. Тогда используют подчиненные базы и делают периодическую репликацию.

Программы должны иметь возможность интеграции с программами и комплексами. Так, например, нужно взаимодействие с бухгалтерскими программами. Такими как 1С, Парус и др.

В курсовой работе поставлена цель проектирования реализации операций бизнес-процесса «складской учет».

Задачи работы:

– охарактеризовать деятельность объекта исследования;

– выявить проблемы действующей организации складского учета в компании;

– обосновать выбор информационного и программного обеспечения проектирования;

– разработать проект решения задачи;

– описать этапы реализации проекта.

Объект исследования – ООО «Склад-логист».

Предмет исследования курсовой работы – проблема автоматизации операций бизнес-процесса «складской учет».

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В качестве основной задачи проекта выступает автоматизация операций бизнес-процесса «Ежедневный складской учет». Объектом автоматизации является ООО «Склад-логист», имеющее на балансе пятнадцать складских помещений в разных городах.

ООО «Склад-логист» оказывает следующие услуги:

– предоставляет свои склады для ответственного хранения;

– перемещает грузы между складами;

– перемещает грузы со складов по городу (при наличие свободного транспорта или заказывает у смежников);

– два вида доставки (экспресс и стандарт);

– отпуск товара со склада (по поручению предприятия владельца груза);

– бронирование места на складе;

– видеонаблюдение за своим участком склада (+ архивирование записей для клиента).

Численность персонала компании – 67 человек: 6 руководителей и 61 подчиненный.

Действующая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанных элементов-работников. Все работники организации имеют свои цели и задачи, выполняют определенные функции.

Организационная структура компании представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Склад-логист»

Существующая организационная структура позволяет определить входные и выходные информационные потоки. Входными информационными потоками в основной (складской) деятельности компании являются:

– информация о сотрудниках складов;

– информация о клиентах компании, пользующихся услугами ответственного хранения;

– информация о предметах хранения (товарах);

– информация о перемещениях грузов между складами, на склад;

– информация об отгрузках;

– данные накладных (приходная накладная, накладная перемещения).

Выходными информационными потоками являются:

– отчетность по движению товаров на складах;

– отчеты о порче грузов;

– акт приема/передачи;

– акты сверок.

Границы рассматриваемой задачи находятся в пределах от поступления груза на склад и до его отгрузки со склада. Предприятие не имеет ИС. Весь документооборот осуществляется на бумажном носителе с использованием ПК. Ревизия, контроль, аналитика, составление отчетов проводится при помощи отдельных специалистов. Для выполнения функций по управлению складской деятельностью в компании используются стандартные средства Microsoft Office: Excel и Word.

Задача находится во взаимосвязи с задачами учета продаж и логистики компании, поэтому в дальнейшем следует рассматривать полную автоматизацию логистической деятельности ООО «Склад-логист».

Важность задачи для предприятия определяется необходимостью сокращения длительности операций складского учета. Действующая система лишает оперативности при оказании услуг клиентам, увеличивает вероятность ошибки счета. Без ИС компании необходимо содержать архив и отдел сотрудников для работы с клиентами. Вероятность потери документа также велика. Изложенные проблемы определяют необходимость исключения всех самостоятельно изготавливаемых документов. Все документы должны генерироваться ИС в режиме автоматизации.

При решении задачи автоматизации потребуется разработчик (программист) владеющий ЯВУ (языками высокого уровня) и СУБД (системами управления базами данных).

Основными понятиями в проекте являются:

1. Бизнес-процесс – это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий (операций, процедур, действий), при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается ему результат.

2. Информационная система – это компьютерная система (к примеру, программа или веб-сайт), обеспечивающая:

– хранение информации, организованной в определенные структуры;

– предоставление доступа к хранимой информации (для поиска, изменения и т.п.) одновременно множеству заинтересованных лиц;

– передачу информации между определенными сторонами и по определенным правилам;

– преобразование информации по определенным алгоритмам.

Для оценки эффекта от внедрения информационной системы предполагается использовать показатель количества высвобожденных рабочих мест, экономии на заработной плате сотрудникам.

В качестве входных данных будет использован ввод операторов и менеджеров с клавиатуры, но массивные данные будут конвертироваться из файлов или запросов к другим ИС.

В качестве выходных документов будут выступать договоры, путевые листы, акты передачи товаров и др. документы.

Исполнителями на каждом из этапов основной деятельности ООО «Склад-логист» являются:

– менеджер по продажам на этапе работы с клиентами;

– кассир на этапе формирования счета на оплату для клиентов и предоставления чека;

– персонал склада на этапах непосредственного складского учета (прием, хранение, перемещение товара, формирование отчетной документации по работе склада).

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

На входе процесса складского учета в ООО «Склад-логист» имеются груз, договор с клиентом на предоставление услуг аренды склада (места на складе), приходная накладная, накладная перемещения, расходная накладная. Накладные формируются зав. складом компании на основании договора с клиентом.

На выходе получаем: рекламации, акт приема/передачи груза, информацию о поступлениях и об отгрузках, сопроводительные документы для транспортных перевозок, акты сверок, итоговый отчет по работе склада.

В реализации процесса складского учета принимают участие: зав. складом, координатор склада, грузчики.

Действующая технология учета предполагает ручной ввод данных и подсчет результирующих показателей в ручном режиме, формируемая документация передается в архив компании, единой базы данных для хранения информации не разработано, что приводит к ошибкам персонала и поступлению рекламаций, выплате штрафных санкций по условиям договора.

Внедрение ИС предполагает формирование накладных на основе данных, вводимых пользователем, и договора с клиентом. Информация на выходе получается в автоматическом режиме по запросу пользователя. Акт сверки формируется по результатам проверки товара на складах компании – пользователь вводит информацию о количестве товара по результатам инвентаризации, а программа автоматически выводит акт сверки, содержащий данные о соответствии имеющего и учтенного объема товара.

Контекстная диаграмма процесса складского учета в ООО «Склад-логист» («как должно быть») представлена в приложении 1.

Составим декомпозицию процесса складского учета компании (приложение 2).

В соответствии с декомпозицией определяются пять подпроцессов автоматизированного складского учета:

1. Приемка груза – на основании договора с клиентом, приходной накладной или накладной перемещения груз поступает на склад компании. По результатам операции в ИС ведутся формирование и учет рекламаций (претензий клиентов), актов приема/передачи, информации о поступлениях грузов.

2. Хранение груза – принятый на склад груз хранится в требуемых условиях в течение периода, указанного в договоре с клиентом.

3. Перемещение груза внутри (между) складом – реализуется на основании накладной перемещения, предполагает формирование в ИС сопроводительных документов.

4. Отгрузка – для отгрузки груза со склада ООО «Склад-логист» требуется расходная накладная (входной документ подпроцесса). В информационной системе на выходе формируется информация об отгрузках.

5. Инвентаризация – после введения пользователем данных о текущем количестве груза на складах ИС формируются акты сверок, выгрузка которых возможна на электронную почту руководства компании. Итоговый отчет автоматически передается по запросу пользователя.

На основе диаграмм можно определить, что решение задачи предполагает устранение проблем на этапах приемки, хранения, перемещения, отгрузки, инвентаризации в работе складов компании. Внедрение ИС предполагается автоматический учет любых поступлений, перемещений, порчи груза. Ускоряется процесс формирования итоговой отчетности работы склада.

Автоматизация складского учета позволяет вести учет персонала складов, договоров с клиентами, накладных, объемов груза на хранении по складам. На выходе будут формироваться: рекламации, акты приема/передачи, сопроводительные документы, данные о поступлениях, перемещениях, отгрузке, акты сверок и итоговый отчет.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для решения задачи автоматизации определяются три схемы документооборота:

1. Приемка груза.

2. Внутреннее перемещение груза.

3. Отгрузка груза.

Операция приемки груза включает 5 действий: передача запроса на услугу от клиента, подписание договора на предоставление услуг, приход груза на склад (приходная накладная), размещение груза на складе (акт приема груза), поступление рекламации (при необходимости).

Для схемы характерны следующие недостатки:

– наличие опозданий при выполнении заказа по приемке груза, долгое ожидание клиента, вызванное передачей документов в ручном режиме;

– наличие выплат штрафных санкций и неустоек – вероятность поступления рекламации высока;

– высокая трудоемкость обработки информации – на выполнение всех операций затрачивается от 3-ех часов;

– высокая вероятность ошибок персонала при ручном вводе данных акта приема груза.

Рисунок 2. Схема документооборота при приемке груза