Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Ежедневный складской учет».pdf

Перемещение груза реализуется за 5 операций: формирование Приказа зав. складом, подготовка накладной перемещения, перемещение груза с формированием уведомления о перемещении для зав. складом, сверка груза с формированием отчета сверки, поступление рекламации от клиента (при наличии претензий к целостности груза).

Недостатками этой схемы также являются:

– значительная длительность операций в связи с необходимостью передачи документов от одного сотрудника другому лично;

– ошибки персонала, вызванные неточностью в подсчете груза.

Рисунок 3. Схема документооборота при перемещении груза

Для операции отгрузки груза характерно пять действий: передача запроса от клиента менеджеру по продажам, подготовка расходной накладной зав. складом, предварительная инвентаризация груза с формированием акта сверки, выполнение отгрузки груза с передачей руководству отчета об отгрузке, поступление рекламаций от клиента (при необходимости).

Недостатками в данном случае являются:

– необходимость подготовки отчета об отгрузке в ручном режиме по результатам повторной проверки данных и пересчета груза;

– возможные потери груза при отгрузке;

– наличие выплат штрафных санкций и неустоек.

Рисунок 4. Схема документооборота при отгрузке груза

В результате автоматизации складского учета прогнозируется сокращение времени, затрачиваемого на выполнение каждого действия бизнес-процесса. Оценка экономии сведена в таблице 1.

Таблица 1

Оценка временной и финансовой экономии в результате внедрения ИС

Таким образом, ожидаемая максимальная экономия заработной платы персонала при выполнении одной операции по приемке груза оценивается в 1783,3 руб., перемещения груза – 2575 руб., отгрузки – 2520,8 руб.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В соответствии с действующей системой складского учета в ООО «Склад-логист» и составленной схемой документооборота можно определить состав и содержание входных и выходных документов.

Для формирования документов будут использованы унифицированные формы, принятые в компании. Выбор обосновывается требованиями к минимальным изменениям в принятой системе документооборота.

Для построения экранных форм ввода переменной и условно-постоянной первичной информации и вывода на экран результатной информации или ответов на запросы предполагается использовать клиент-серверную архитектуру в разработке ИС.

Клиент-сервер – это вид распределенной системы, в которой есть сервер, выполняющий запросы клиента, причем сервер и клиент общаются между собой с использованием того или иного протокола.

Необходимость применения данного метода обусловлена разветвленностью сети деятельности ООО «Склад-логист», наличием сообщающихся складов в разных районах Московской области.

По задаче проектирования определяются состав классификаторов и система кодирования. Классификатором может быть как существующая система классификации, так и проектная разработка. Для целей данной работы проектная разработка невозможна, так как значительно удлиняет процесс проектирования и внедрения ИС.

Таким образом, в качестве классификатора принято использовать класс ОКВЭД 52: «Складское хозяйство и вспомогательная транспортная деятельность».

Для кодирования информации принимается классификационная система кодирования, основанная на данных по местонахождению склада и по приоритетности обслуживания клиентов.

Информационную базу планируется организовать как интегрированную базу данных с распределенной организацией. Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Преимущество выбранного решения обосновано тем, что ООО «Склад-логист» планирует внедрять комплексную систему автоматизации.

Файлы с результатной и промежуточной информацией в ИС планируется хранить в виде документов Word и Excel с возможностью выгрузки данных.

Основными справочниками системы являются:

– пользователи;

– склады;

– договора на оказание услуг;

– накладные;

– сводные данные о ресурсах (товарах) на складах.

Таблицы информационной системы:

1. Пользователи.

2. Клиенты.

3. Договора.

4. Приходные накладные.

5. Накладные перемещения.

6. Расходные накладные.

7. Ресурсы (товары) на складах.

Результирующими данными в ИС становятся: отчет по рекламациям клиентов; акты приема/передачи; справки о поступлениях и отгрузках; сопроводительные документы; акты сверок; итоговый отчет по работе склада.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Самыми распространенными и популярными среди ОС считаются Windows, Linux и Mac OS.

В ООО «Склад-логист» установлены компьютеры с операционной системой Microsoft Windows 7 Professional и пакет Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2013). Для минимизации расходов разработки принято решение использовать имеющуюся версию операционной системы. Основное преимущество выбранной ОС – простота использования, минимум навыков, необходимых для операторов ИС для работы в системе.

Критерии поиска и оценок СУБД проводились по следующим характеристикам:

• • административное управление;
  • графические инструменты;
  • простота обслуживания;
  • механизм данных;
  • работа с несколькими ЦП;
  • одновременный доступ нескольких пользователей;
  • построение баз данных;
  • средства анализа;
• работа под управлением различных ОС.

Сравнение проводилось среди следующих СУБД;

• • • MS SQL Server 2005;
    • Oracle 10g;
• Microsoft Office Access;
• PostgreSQL.

Результаты сравнения представлены в таблице 2.

Таблица 2

Сравнение СУБД

Исходя из больших затрат на разработку и внедрение клиент серверного решения, было принято использовать на начальном этапе настольные решения. В качестве СУБД выбрана Access, т.к. на рабочих станция стоит Windows и MS Office.

2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов в ИС происходит на основе данных договоров с клиентами, информации о пользователях, об имеющихся ресурсах (товарах) на складах.

Накладные формируются в ИС вводом данных по договору с клиентом.

В приложении 3 представлена информационная модель системы.

Таблицам базы данных в ИС являются следующие:

– сотрудники склада;

– клиенты;

– договора на оказание услуг;

– приходные накладные;

– накладные перемещения;

– расходные накладные;

– ресурсы (товары) на складах.

Данные таблицы «ресурсы (товары) на складах» изменяются автоматически в зависимости от проводимых складских операций. Исходные данные вводятся пользователем по результатам инвентаризации складов на момент внедрения ИС.

Проектируются три экранные формы: ведение справочников, обработка клиентских заявок, формирование отчетности.

ИС позволяет формировать следующие документы: договор, накладные, акт приема/передачи, справки о поступлениях и отгрузках, сопроводительные документы, итоговый отчет по работе одного или нескольких складов компании.

Ответственность по контролю за работой ИС и ведению справочников возлагается на зав. складом ООО «Склад-логист».

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входными документами в ИС являются: договор на оказание услуг, приходные, расходные накладные, накладные перемещения.

Выходные документы: акт приема/передачи, справки о поступлениях и отгрузках, сопроводительные документы, итоговых отчет. Основные формы документов представлены в приложении 10.

Перечень первичных показателей представлен в таблице 3.

Таблица 3

Перечень первичных показателей документов ИС

Источник получения входных документов – отдел продаж и склад ООО «Склад-логист».

Экранная форма «ведение справочников» содержит переход к таблицам базы данных, основное меню. При заполнении таблиц пользователю выводятся подсказки выбора одного из нескольких возможных вариантов.

Экранная форма «обработка клиентских заявок» предназначения для заполнения базы данных «клиенты» и «договора». Сохраняемые данные автоматически выгружаются на страницу соответствующих справочников.

Экранная форма «формирование отчетности» предназначена для автоматического получения справок и отчетов по работа одного или нескольких складов предприятия.

Описание справочников ИС представлено в таблице 4.

Таблица 4

Описание справочников ИС «Ежедневный складской учет»