Файл: Разработка устава проекта ( Понятие проекта: сущность и признаки).pdf

Устав проекта устанавливает партнерство между исполняющей организацией и организацией-заказчиком.

Менеджер проекта определяется или назначается сразу, как только это становится возможным, предпочтительно во время разработки устава проекта и обязательно до начала планирования. Устав проекта должен быть составлен спонсирующей стороной. Устав проекта наделяет руководителя проекта полномочиями в отношении планирования и исполнения проекта.

Рекомендуется, чтобы руководитель проекта участвовал в разработке устава проекта, чтобы полностью понимать требования проекта. Подобное понимание способствует эффективному распределению ресурсов для выполнения операций проекта

Рассмотрим рисунок 2 процесс «Разработка устава проекта» подробнее. На диаграмме ниже изображены входы, инструменты и методы и выходы этого процесса.

Рисунок 2. Разработка устава проекта.

Описание работ проекта— это словесное описание продуктов, услуг или результатов, которые должен произвести проект. Для внутренних проектов инициатор или спонсор проекта предоставляет описание работ на основании бизнес-потребностей, требований к продукту или услуге. Для внешних проектов описание работ может быть получено от заказчика как часть документации по предложениям или как часть договора. Описание работ проекта отражает:

1. Бизнес-потребность. Бизнес-потребность организации может быть основана на рыночном спросе, технологическом прогрессе, правовых требованиях, постановлениях правительства или соображениях, касающихся защиты окружающей среды. Обычно бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод включены в бизнес-кейс для обоснования проекта;
2. Описание содержания продукта. Описание содержания продукта включает характеристики продукта, услуги или результатов, для создания которых предпринимается проект. Описание должно также отражать взаимосвязь между^[4] создаваемыми продуктами, услугами или результатами и бизнес-потребностью, которую должен удовлетворить проект;
3. Стратегический план включает стратегическое видение, цели и задачи организации, а также высокоуровневое описание миссии. Все проекты должны соответствовать стратегическому плану организации. Соответствие стратегическому плану позволяет каждому проекту способствовать общим целям организации;
4. Бизнес-кейс или подобный документ предоставляет необходимую с точки зрения бизнеса информацию, позволяющую определить, стоит ли проект требуемых инвестиций. Он обычно используется вышестоящими по отношению к проекту руководителями для принятия решений. Как правило, в бизнес-кейсе содержится бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод для обоснования проекта и определения его границ, и обычно подобный анализ выполняет бизнес-аналитик, используя различную информацию, полученную от заинтересованных сторон. Спонсор должен согласовать содержание и ограничения бизнес-кейса. Бизнес-кейс создается как результат действия одного или нескольких из следующих факторов:

---

• Требование рынка (например, автомобилестроительная компания авторизует проект по изготовлению более экономичных автомобилей в ответ на дефицит бензина);
• Потребность организации (например, в связи с высокими накладными расходами компания может объединить функции персонала и оптимизировать процессы для сокращения затрат);
• Требование заказчика (например, электрическая компания авторизует проект по строительству новой подстанции для электроснабжения нового промышленного района);
• Технологический прогресс (например, авиакомпания авторизует новый проект по разработке электронных билетов для замещения билетов, отпечатанных на бумаге, основываясь на технологических достижениях);
• Юридическое требование (например, производитель красок авторизует проект для разработки руководящих указаний по обращению с токсичными материалами);^[5]
• Экологические воздействия (например, компания авторизует проект для уменьшения своего воздействия на окружающую среду);
• Социальная потребность (например, неправительственная организация в развивающейся стране авторизует проект по предоставлению систем питьевого водоснабжения, туалетов и санитарного просвещения сообществам, страдающим от высокого уровня случаев заболеваний холерой).

1. Соглашения используются для определения первоначальных намерений в отношении проекта. Соглашения могут принимать форму договора, меморандума о взаимопонимании, соглашения об уровне услуг, письма-соглашения, письма о намерениях, устных договоренностей, электронного сообщения или других письменных соглашений. Обычно договор используется, если проект выполняется для внешнего заказчика;
2. Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс разработки устава проекта, включают в себя, среди прочего:

• организационную культуру, структуру и руководство;
• географическое распределение оборудования и ресурсов;
• государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, кодексы поведения, стандарты на продукцию, стандарты качества, стандарты изготовления);
• инфраструктуру (например, существующие сооружения и основное оборудование);
• имеющиеся человеческие ресурсы (например, навыки, знания, специализации, такие как проектирование, разработка, юридические вопросы, заключение договоров и закупки);
• управление персоналом (например, руководящие указания по приему на работу и увольнению, анализ эффективности и результативности работы и записи об обучении персонала, политика вознаграждений и сверхурочной работы, а также учет рабочего времени);
• корпоративная система авторизации работ;
• ситуация на рынке;
• толерантность к риску заинтересованных сторон;
• политический климат;
• каналы коммуникаций, принятые в организации;
• коммерческие базы данных (например, стандартизированные сметные данные, данные изучения промышленных рисков и базы данных рисков);
• информационная система управления проектами (например, автоматизированные системы, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн);
• государственные и промышленные стандарты или предписания (например, кодексы поведения, стандарты качества или стандарты по защите трудящихся);
• организационную культуру и структуру;
• ситуацию на рынке.

---

1. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс разработки устава проекта, включают в себя, среди прочего:

• стандартные процессы организации, политики и описания процессов;
• шаблоны (например, шаблон устава проекта);
• историческую информацию и базу накопленных знаний (например, проекты, записи и документы, всю информацию и документацию по закрытию проекта, информацию о результатах решений по отбору ^[6]предыдущих проектов наряду с информацией об исполнении предыдущих проектов, а также информацию об операциях по управлению рисками).

Экспертная оценка часто используется для оценивания входов, применяемых для разработки устава проекта. Экспертная оценка применяется в отношении всех технических и управленческих деталей в течение этого процесса.

Такая экспертиза предоставляется любым лицом или группой лиц, обладающими специальными знаниями или подготовкой, и доступна из множества источников, включая следующие:

• другие подразделения в рамках организации;
• консультанты;
• заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессиональные и технические ассоциации;
• отраслевые объединения;
• эксперты по предметной области;
• проектное помещение.

Методы организации групповой работы имеют широкое применение в рамках процессов управления проектом и способствуют созданию устава проекта. Примеры основных методов включают мозговой штурм, разрешение конфликтов, решение проблем и управление совещаниями. Модераторы используют эти методы, чтобы помочь командам и отдельным лицам выполнять операции проекта.

Устав проекта— это документ, выпускаемый инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта.

В уставе проекта указывается следующая информация:

• назначение или обоснование проекта;
• измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
• высокоуровневые требования;
• допущения и ограничения;
• высокоуровневые описание и границы проекта;
• высокоуровневые риски;
• укрупненное расписание контрольных событий;
• укрупненный бюджет;
• список заинтересованных сторон;
• требования к одобрению проекта (т. е. что именно составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект);
• назначенный руководитель проекта, сфера ответственности и уровень полномочий;
• ФИО и полномочия спонсора или другого лица (лиц), авторизующего (авторизующих) устав проекта.

---

В главе 1 была рассмотрена теоретическая часть устава проекта, его риски и жизненный цикл. Так же рассмотрены фазы жизненного цикла проекта. Устав проекта — это документ, который включает в себя всю важную информации по данному проекту.

При рассмотрении этих вопросов пришли к выводам о том, что:

• управление проектом – это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются определённые цели, а также оптимизируется использование ресурсов в рамках некоторого проекта;
• выделяют традиционную и PMI-методологию управления проектами;

по традиционной методологии, управление проектом включает: определение среды проекта, формулирование проекта, планирование проекта, техническое выполнение проекта, контроль над выполнением проекта.

• важнейшим этапом управления проектом является составление бизнес-плана.^[7]

Глава 2. РАЗРАБОТКА УСТАВА ПРОЕКТА НА ПРИМЕРЕ ПРОЕКТА КАФЕ “SMILE”.

2.1. Краткая характеристика проекта

В работе будет реализовываться проект под названием «Интернет-кафе «Smile »». Целью данного проекта является открытие данного интернет-кафе.

Результатом будет являться готовое функционирующее кафе.

Необходимо достигнуть следующих целей, чтобы успешно реализовать проект:

• разработка модели развития интернет-кафе;
• создать уникальную современную обстановку, отличающую кафе от других местных кафе;
• обеспечить посетителям Интернет-кафе возможность для максимального комфортного общения;
• поддерживать разумные цены на кофе и кондитерские изделия;
• обеспечить широкий выход в интернет и доступ к другим интерактивным услугам.

Также можно выделить следующие задачи:

• привлечение финансирования;
• аренда помещения;
• получение разрешительных документов;
• закупка техники и оборудования;
• подбор персонала.

Для начала реализации проекта составляется его устав – «Устав проекта интернет-кафе Smile». В уставе проекта подробно описывается требования заказчика, определяются временные рамки проекта и его команда. Данный проект направлен на открытие интернет кафе.

---

Далее для того чтобы клиентов была много необходимо внедрить систему скидок. Ориентироваться в этом плане следует на постоянных клиентов и тех, кто непрерывно пользуется доступом в Интернет длительное время (от 3-х и более часов предполагается снижение стоимости на 15%). Также возможна система гибких цен в зависимости от времени (утреннее, дневное, вечернее).

Так как в интернет-кафе основной услугой является предоставление доступа в Интернет, то следует организовать его работу до 24 часов. Такое рациональное решение основано на том, что заведение-конкурент работает до 23 часов.

Продуманная реклама — это отличный способ в любой сфере для побуждения клиента воспользоваться предоставляемыми услугами, возможность информирования о запланированных акциях, скидках, возможностях, качестве. В нашем проекте важна каждая из составляющих: современные компьютеры, спокойная, уютная обстановка и интерьер, верно установленные цены, реклама. Если что-либо из вышеперечисленного не будет на надлежащем уровне, то все остальное утратит свое значение. Перечислим планируемые рекламные мероприятия:

— Раздача листовок вблизи учебных заведений с информацией об открытии и скидках.

— Размещение объявлений на досках учебных заведений (требуется согласование данного вопроса с администрацией учебных заведений). Оба вышеперечисленных мероприятия позволят привлечь именно целевую аудиторию.

— Проведение акции перед открытием интернет-кафе «бесплатный первый час работы» в первые два дня деятельности. Информацию следует разместить на листовках и объявлениях.

В ниже приведенной таблице указаны подразделения кафе (табл. 1).

Таблица 1- подразделения кафе

Наименование подразделение	Расшифровка	Выполняемые функции
МИ	Маркетинговая исследования	Дают возможность получить максимально точную и актуальную информацию о рынке, с возможностью определения востребованности той или иной продукции, что и помогает определять основные потребительские требования.
ОИУС	Определение целей и задач проекта	На стадии инициации куратор и проект-менеджер разрабатывают устав. Им необходимо обозначить цель проекта, согласовать ее со стратегическими целями предприятия в разделе «Обоснование инициации проекта»
УРЭБ	Управление развития электронного бизнеса	Отвечает за развитие электронного бизнеса
УИБ	Управление информационной безопасности	Отвечает за информационную безопасность
ОИУС	Закупка и доставка, установка оборудования	Отвечает за закупкой оборудования

---