Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них).pdf

В них делается указание на то, что проводка носит исправительный характер. Пример исправительной проводки при обнаружении занижения затрат текущего периода:

Дебет 20,26,44 Кредит 60,70,76

на разницу, недоначисленную сумму.

Все исправления, которые вносятся в учетные регистры, независимо от способа их осуществления, должны быть санкционированы и иметь под собой соответствующее обоснование. При хранении учетных регистров на предприятии должан быть обеспечена их защиту от несанкционированных исправлений. Данное требование закреплено Федеральным Законом «О бухгалтерском учете».

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Ведь записи в учетных бухгалтерских регистрах производятся на основании первичных учетных документов, которые впоследствии при архивировании хранятся вместе с учетными регистрами в качестве оправдательных документов произведенных бухгалтерских записей.

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных проводках фиксирует факт неправильного отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, обосновывает необходимость произведения исправительных записей и выполняет роль первичного документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах. Данные справки заносятся в регистры бухгалтерского учета обособленно.

Бухгалтерская справка составляется в произвольной форме, с заполнением всех необходимых реквизитов, требуемых Федеральным Законом «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым, в данной справке должно быть дано полное описание хозяйственной операции по следующим позициям []:

 подробное описание неправильно отраженной хозяйственной операции;

 наименование и место хранения первичного оправдательного документа, по поводу которого делается исправление;

 содержание неверно произведенной записи;

 раскрытие причины первоначальной ошибки;

 выбранный способ исправления ошибки.

Таким образом, своевременное исправление ошибок в учетных регистрах является одним из основных условий обеспечения качества учетной информации. При этом выбор конкретных способов исправления должен осуществляться с учетом вида самой ошибки и ее существенности, определяемой ее способностью повлиять на другие регистры бухгалтерского учета и на бухгалтерскую отчетность в целом.

Глава 3 Формы бухгалтерского учета и соответствующие им учетные регистры

3.1 Понятие и тенденции развития основных форм бухгалтерского учета

Как уже отмечалось в предыдущих параграфах курсовой работы, для обеспечения полноты и достоверности учетной информации предприятия в процессе ведения бухгалтерского учета необходимо использование различных регистров бухгалтерского учета, которые в совокупности составляют основу соответствующей формы бухгалтерского учета. Понятие «форма бухгалтерского учета» раскрывается в специальной литературе в различных аспектах. Так, по определению М.А. Булатова форма бухгалтерского учета – это это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности [4, с.31].

Более точное определение формы бухгалтерского учета сформулировано в работе С.П. Поленова, по мнению которого форма бухгалтерского учета – это определённая совокупность учётных регистров с установленным порядком регистрации и обобщение хозяйственных операций в целях осуществления текущего контроля за деятельностью организации и формирования отчётности [11].

Различные виды учетных регистров, характеристика которых была дана выше, при различных их сочетаниях приводят к формированию различных форм бухгалтерского учета, которые, тем не менее характеризуются рядом общих признаков. Состав этих признаков отражен на рисунке 2.

Данные признаки форм бухгалтерского учета формировались на протяжении достаточно длительного периода времени, и явились следствием их эволюции. Одной из наиболее ранних форм бухгалтерского учета является староитальянская, упоминание о которой относится к работам Луки Пачоли, который указывает на необходимость использования в процессе ведения бухгалтерского учета трех основных книг: Мемориала, Журнала и Главной книги.

Рисунок 2 – Признаки формы бухгалтерского учета [11]

По мнению Луки Пачоли, «Мемориал – есть книга, в которую купец записывает все дела, крупные и мелкие в том порядке, в котором они возникли день за днем, час за часом. В книгу он записывает подробно, все что касается купли-продажи или других сделок, не пропуская ни одной йоты…» [10, с. 36]. Далее, как отмечает автор, «…бухгалтер перенесет по истечении четырех, или пяти, или восьми дней в Журнал то, что в Мемориале записано…, с той однако же разницей, что в Журнале нет надобности быть настолько подробным, насколько этот обязательно в Мемориале» [10, с. 41].

В свою очередь, записи Журнала являются основанием для заполнения Главной книги. Данный процесс Лука Пачоли описывает следующим образом: «После того, как все статьи записаны в Журнал, следует сделать из него же выборку и перенести в третью книгу – большую или Главную, которую обыкновенно заводят с двойным против журнала числом листов… Из всякой статьи, составленной в Журнале, всегда следует сделать две в Главной книге: одну в «Дать», другую – в «Иметь»… В Главной книге ничто не может быть занесено в «Дать», чего нет в «Иметь», и взаимно нельзя поместить в «Иметь» сумму, которая не занесена в «Дать». Так возникает баланс между «Дать» и «Иметь», который составляется при закрытии Главной книги» [10, с. 47-49].

В условиях роста объемов производства и расширения числа и содержания хозяйственных операций предложенная Лукой Пачоли форма не могла удовлетворять требованиям, предъявляемым к бухгалтерскому учету. Однако, она послужила основой для появления различных национальных форм: ново-итальянской, французской, немецкой, русской, которые отличались и друг от друга, и от староитальянской формы. Их дальнейшее совершенствование привело к еще большему разнообразию форм учета. В настоящее время в Российской Федерации наибольшее распространение получили мемориально-ордерная, упрощенная и автоматизированная формы бухгалтерского учета, каждая из которых предполагает использование различных учетных регистров.

Каждая конкретная организация может использовать только одну из вышеуказанных форм, выбор которой определяется ее размерами и структурой, технической оснащенностью и уровнем автоматизации вычислительных работ, схемой документооборота, традиционно используемыми моделями текущего учета хозяйственных процессов.

3.2 Особенности учетных регистров для различных форм бухгалтерского учета

Мемориально-ордерная форма учета возникла в конце 1920-х – начале 1930-х гг. в результате творческой переработки новой итальянской формы бухгалтерского учета. Данной форме, также как и другим формам бухгалтерского учета соответствует определенный состав учетных регистров и определенный порядок осуществления записей в них. Порядок ведения учетных регистров при мемориально – ордерной форме бухгалтерского учета отражен на рисунке 3.

Рисунок 3 – Порядок ведения учетных регистров при мемориально – ордерной форме бухгалтерского учета [8, c. 35]

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последова­тельностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной тех­ники, при ней широко используются стандартные формы аналитичес­ких регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при этой форме учета легко разделять учетную работу меж­ду квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы учета [с. 36]:

трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дуб­лированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регист­рационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетичес­кого, его громоздкость;

формы регистров аналитического учета зачастую не содержат по­казателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной дея­тельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить вы­борку и группировку данных текущего учета. В настоящее время ме­мориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно не­больших организациях.

От значительной части указанных недостатков свободна автоматизи­рованная форма учета, созданная на базе использования компьютеров. В общем виде данной форме учета свойственна такая последователь­ность обработки информации: компьютерный носитель информации — компьютер — выходная информация. В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машин­ных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.). Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе со­здавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность учета; повышение производи­тельности учетных работников, освобождение их от выполнения прос­тых технических функций и предоставление им большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увяз­ку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено при­менять упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров — Книгу учета фактов хозяйствен­ной деятельности (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных за­пасов и готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналити­ческого учета. Книга учета фактов хозяйственной деятельности запол­няется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном числе хозяйст­венных операций). Данные указанной книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бух­галтерской отчетности.

Запись в учетные регистры производят на основании должным об­разом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с по­ложением о документах и документообороте) на второй день после со­вершения хозяйственных операций.

Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной форме учета представлены на рисунке 4

Рисунок 4 – Состав учетных регистров, используемых при упрощенной форме бухгалтерского учета [8, с. 37]

В качестве варианта упрощенной формы бухгалтерского учета можно также рассматривать журнально – ордерную форму. При использовании данной форм регистрация хозяйственных операция происходит в их хронологической последовательности в особых накопительных ведомостях-журналах (журналах-ордерах). При этом бух­галтерская запись производится непосредственно на основании первичных документов без предварительного оформления их мемориальными ордера­ми. Если обрабатывается большое количество однородных документов, то их предварительно группируют во вспомогательных ведомостях, итоги которых переносят в конце месяца в соответствующий журнал. Таким образом, журна­лы, применяемые в журнально-ордерной форме, одновременно являются также и ордерами, при помощи которых оформляют отражаемые в учете опе­рации. В силу этого накопительные ведомости были названы журналами-ор­дерами, асама форма учета—журнально-ордерной.

Чтобы избежать дублирования в учете и повторения учетных записей, журналы-ордера ведутся только по кредитовому признаку отражаемых в них операций. Таким образом, все кредитовые обороты по каждому синте­тическому счету собираются в одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по каждому счету отражаются в соответствующих (корреспондирующих) журналах-ордерах.