Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них).pdf

По степени унификации учетные регистры могут быть разделены на типовые и специализированные. Типовые учетные регистры используются для отражения тех хозяйственных операций, которые, как правило, реализуются в различных организациях, независимо от масштабов и сферы деятельности. Отраслевые регистры бухгалтерского учета, напротив, дифференцируются в зависимости от того, в какой отрасли организация функционирует, и учитывают специфику ее деятельности.

Из всего сказанного выше следует, что учетные регистры выполняют важную роль в системе бухгалтерского учета на предприятии, так как благодаря отражаемой в них информации обеспечивают выполнение основных функций бухгалтерского учета, формируют основу для составления основных форм бухгалтерской отчетности. Существующие в настоящее время формы учтенных регистров разнообразны, что позволяет адаптировать их к практическим особенностям деятельности различных организаций.

Глава 2 Технология осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета

2.1 Порядок осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета и их основные виды

Как уже отмечалось ранее, роль учетных регистров в системе бухгалтерского учета определяется тем, что они обеспечивают фиксирование первичной информации, которая формирует основу для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и отражения их результатов в финансовой отчетности предприятия. В связи с этим качеству информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, должно быть уделено особое внимание. Оно может быть обеспечено только при соблюдении общих правил осуществления учетных записей в регистрах.

Практикой бухгалтерского учета предусмотрена возможность осуществления различных видов учетных записей, общая классификация которых приведена на рисунке 1

Классификация учетных записей

систематизация

Характер записей

Число копий

Способ переноса на бумажные носители

Техника выполнения записей

хронологические

систематические

синхронистические

униграфические

диграфические

простые

копировальные

вручную

Автоматизированным способом

линейные

шахматные

Рисунок 1 – Классификация записей, осуществляемых в учетных регистрах [7]

В соответствии с данным рисунком, особенности записей, осуществляемых в учетных регистрах непосредственно зависят от их видов, которые подробно были проанализированы в предыдущем параграфе курсовой работы. Среди нерассмотренных ранее видов учетных записей необходимо в первую очередь отметить униграфические и диграфические записи. Особенность записей первого типа заключается в том, что они осуществляются только по дебету или кредиту какого – либо счета. Возможности применения данного вида записей ограничены, и как правило они используются для ведения учета только на забалансовых счетах. В основе диграфических записей находится принцип двойной записи, согласно которому каждая хозяйственная операция должна быть отражена по дебету одного счета и кредиту другого. В зависимости от характера осуществляемых записей и количества используемых счетов диграфические записи могут быть классифицированы по различным основаниям (таблица 4)

Таблица 4 – Виды диграфических записей в учетных регистрах*

Техническими критериями классификации учетных записей является число их копий, а также способы их переноса на бумажные носители. По первому критерию записи могут быть однократными и многократными при условии их осуществления в нескольких экземплярах. Согласно второму критерию классификации, учетные записи могут осуществляться либо вручную, либо с помощью различных машинных устройств. Второй способ осуществления записей в настоящее время является более предпочтительным, так как обеспечивает сохранность данных, а также более оперативную регистрацию фактов хозяйственной жизни организации.

Не зависимо от вида учетных записей, они должны соответствовать ряду требований, к которым в свою очередь относятся документальность, своевременность, краткость, ясность и взаимный контроль записей [7, с. 94]. На основе данных требований устанавливаются правила осуществления записей в учетных регистрах, согласно которым учетные записи должны быть подтверждены документально, а первичные документы, на основе которых они осуществляются – предварительно проверены, в учетных регистрах должны быть отражены все осуществленные в организации и документально подтвержденные операции, при этом номер учетного регистра после завершения записи должен быть указан на первичном документе. Также не допускается осуществление записей в учетные регистры с большими интервалами времени с момента совершения хозяйственной операции и ее документального оформления.

Требования, предъявляемые к учетным регистрам, а также правила их заполнения, в свою очередь определяют порядок осуществления в них записей. Внесение записей в регистр бухгалтерского учета начинается с его открытия, которое предполагает, что начальные остатки или обороты по соответствующему счету, сформировавшиеся за прошедший период переносятся на данный период. Далее указывается содержание бухгалтерской записи, которое определяется содержанием осуществленной в организации хозяйственной операции. Для того чтобы ускорить процесс осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета необходимо унифицировать порядок их осуществления, что делается путем выделения составных элементов бухгалтерских записей, которые характерны для любого вида учетных регистрах. В литературе по теории бухгалтерского учета в качестве основных таких элементов рассматриваются[14, с. 193]:

• дата осуществления учетной записи;
• исходные реквизиты первичного документа, являющегося основой для осуществления учетной записи;
• обоснование содержания записи;
• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;
• сумма, на которую была проведена хозяйственная операция.

После того как раскрыто содержание хозяйственной операции, сумма, на которую она была проведена, отражается по дебету или кредиту соответствующих счетов. В том случае, если хозяйственные операции осуществляются постоянно и носят массовый характер, то сведения о них сначала накапливаются в группировочных ведомостях, а затем по истечении отчетного месяца итоговые сведения отражаются в регистрах синтетического и аналитического учета.

Следующим и одним из основных этапов в процессе заполнения учетных регистров выступает подсчет итогов оборотов за отчетный период и определение остатков по счетам. На предприятии могут быть использованы различные способы проведения таких расчетов, однако общим для них является то, что их осуществление возможно только при условии полного документального оформления и отражения всех хозяйственных операций в учетных регистрах. Только в этом случае возможно произвести точные расчет оборотов по счетам аналитического и синтетического учета. Соблюдение данного требования является необходимым условием отражения учетной информации в финансовой отчетности предприятия.

2.2 Ошибки, возникающие при ведении регистров бухгалтерского учета

Не смотря на существование целого ряда требований, установленных для обеспечения качества информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, вероятность того, что при их заполнении могут возникнуть ошибки, все-таки существует. По своему содержанию такие ошибки могут быть различными и проявляться в неправильном указании суммы операции, неверной корреспонденции счетов, неправильном расчете итогов и оборотов по счетам.

Ошибки, возникающие при ведении регистров бухгалтерского учета, могут носить как локальный, так и транзитный характер. Локальные ошибки возникают в одном учетном регистре и на содержание записей в других учетных регистрах не влияют. Транзитные ошибки имеют более серьезные последствия, так как возникая в одном учетном регистре, могут привести к возникновению ошибок в регистрах, которые ведутся и по другим счетам. Поэтому ошибкам данного типа должно быть уделено особое внимание. Классификация ошибок, возникающих при ведении регистров бухгалтерского учета по другим основаниям, представлена в Приложении А.

Для того чтобы ограничить возможность распространения ошибок на другие учетные регистры, необходимо ее своевременно выявить. Существует четыре основных способа выявления ошибок в учетных регистрах. Это сплошной способ, способ последовательной проверки, логический способ, счетная проверка соответствия записей. Выбор конкретного способа определяется видом учетного регистра, а также типом самой ошибки.

Сплошной способ обнаружения ошибки предполагает, что соответствующая бухгалтерская запись в учетном регистре сверяется с первичным документом, выступавшим в качестве основания для осуществления такой записи. Как правило, такой способ применяется для сопоставления оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов. Полученные обороты должны быть равны, в противном случае можно говорить о возникновении ошибки

При проведении последовательной проверки происходит сопоставление дебетуемых и корреспендирующихся с ними кредитуемых синтетических или аналитических счетов. Данный способ позволяет не только проверить обороты по счетам, но и оценить правильность оформления бухгалтерских записей.

Логический способ выявления ошибок используется с целью выявления взаимосвязи между аналитическими и синтетическими счетами, а также оценки соблюдения равенства начальных и конечных сальдо, дебетовых и кредитовых оборотов по аналитическим и синтетическим счетам. Выявление несоответствий по результатам такой проверки свидетельствует о том, что при осуществлении учетных записей сумма, на которую была проведена хозяйственная операция, зафиксирована или только по дебету или только по кредиту соответствующих счетов, что требует внесения соответсвующих исправлений.

Счетные формы выявления ошибок применяются преимущественно в отношении регистров, заполняемых по шахматной форме и предполагают суммирование итогов строк и граф. В случае неравенства полученных сумм можно говорить о наличии ошибок.

В случае выявления в учетных регистрах каких-либо ошибок, они должны быть современно исправлены. В зависимости от характера ошибки ошибочные записи в бухгалтерском учете могут быть исправлены тремя способами:

1. корректурным;
2. «красное сторно» (отрицательными числами);
3. дополнительной проводкой.

Корректурный способ заключается в том, что ошибочно записанная сумма перечеркивается тонкой чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписывается правильная сумма. Исправляется обязательно вся сумма, а не отдельные цифры. Исправление подтверждается подписью лица, его сделавшего. Как правило, корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги. В этом случае пришлось бы исправлять несколько сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой). Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления баланса. Эти ошибки исправляют способом «красное сторно». Этот способ применяется, когда составлена неправильная корреспонденция счетов. Для ее исправления составляется проводка с такой же (неправильной) корреспонденцией счетов, но красными чернилами (красным карандашом).
Вместо красных чернил применяются и черные чернила, но тогда сумма берется в рамку. Одновременно составляется еще одна проводка с правильной корреспонденцией счетов. При подсчете оборотов по счетам суммы, записанные красными чернилами (взятые в рамку), из итога вычитаются, в связи с чем неправленная запись погашается исправленной. Способ «красное сторно» может также быть использован, когда необходимо уменьшить начисленные суммы по счетам, отразить экономию (отрицательные отклонения), а также в случае исправления ошибки в корреспонденции счетов

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Возникает необходимость добавить суммы по счетам. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 руб., а ошибочно записали 10 руб., то на разность между этими суммами - 30 руб. (40 - 10) нужно составить дополнительную проводку.