Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них.pdf

• книги - состоят из нескольких сшитых между собой страниц, которые обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью ответственного лица и печатью организации, если она применяется;
• карточки - отдельные листы по наименованиям единиц учета (товарам, контрагентам, подотчетным лицам, основным средствам и т. д.), выполненные в виде таблицы и содержащие максимально полную информацию об объекте;
• журналы - похожи на книги, но содержат меньше листов и не должны быть прошнурованы;
• листы или ведомости - отдельные документы, выполненные как в виде таблицы, так и в виде текста (бухгалтерская справка, например);
• электронные носители - любые документы, которые созданы с помощью специальных компьютерных программ в электронном формате. Могут быть заверены электронными квалифицированными подписями уполномоченных лиц, а могут быть просто готовы к распечатке по итогам отчетного периода или для проверки ФНС (таблица 2).

Таблица 2 - Формы регистров бухгалтерского учета в учетной политике

Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.

Хранить бухгалтерскую документацию необходимо в специально отведенном для этого помещении на стеллажах или в шкафах. О сроках хранения сказано сразу в двух основных нормативно-правовых актах:

1. В статье 29 «О бухгалтерском учете» - хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
2. В пп. 8 п. 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ - налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учетов и других данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе учетных регистров, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

При этом срок в 4 года, установленный НК РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документация использовалась в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Кроме того, для отдельных видов регистров может быть установлен более длительный срок хранения. Например, ведомости по зарплате нужно хранить в течение 75 лет.

Поэтому обеспечивать сохранность некоторых регистров организация обязана на протяжении всего периода деятельности, а после передать их на хранение в архив.

Организация обязана вести регистры бухучета. Однако типовые формы регистров бухгалтерского учета чиновники не утвердили. Исключение – для организаций государственного сектора (п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ). Такие специальные бумаги содержатся в бюджетном законодательстве. Обычное же предприятие должно разработать такие формы и утвердить их в приложении к учетной политике. Решение о том, какую форму будут использовать в учете, принимает руководитель.

Какие регистры бухгалтерского учета нужно обязательно распечатывать в законодательстве не сказано. Поэтому каждое предприятие решает самостоятельно, вести учетные регистры в бухгалтерском учете в электронном виде или распечатывать.

Унифицированной формы такого приказа об утверждении регистров бухгалтерского учета не существует, поэтому его можно составить в свободной форме. Это можно сделать отдельным приказом или же как приложение.

В приказе нужно отразить, какие регистры бухучета утверждены в организации или сделать ссылку на учетную политику компании. [9, с.132]

2 Записи в учетных регистрах.

Ошибки и их исправление в учетных регистрах

2.1 Порядок и техника записей в учетных регистрах

Формы и содержание учетных регистров (регистров бухгалтерского учета) разнообразны и вытекают из принятой организацией формы счетоводства и техники учетной регистрации.

Учетная регистрация – запись хозяйственных операций в учетные регистры. Выбор того или иного способа заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий, например, вида и формы учета, отраслевой принадлежности хозяйствующего субъекта. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции - по дебету одного и по кредиту другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или только по кредиту забалансового счета).

Фиксация фактов финансово-хозяйственной деятельности в учетных регистрах называется разноской, которая осуществляется на основе контировки документов.

Практика организации бухгалтерского учета классифицирует разноску по трем признакам.

1) По числу копий:

• простые (однократные) - делаются в одном экземпляре (например, это записи в журналах-ордерах; в Главной книге);
• копировальные (многократные) - делаются в двух и более экземплярах.

Например, записи в кассовой книге производятся под копирку. Второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги вместе с приложенными к нему первичными документами в виде отчета сдается в бухгалтерию.

2) По способу перенесения на бумажные носители:

• производимые вручную;
• производимые частично автоматизированным способом – информация регистрируется в регистрах как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники;

производимые автоматизированно – запись в регистрах осуществляют с использованием средств вычислительной техники.

3) По технике выполнения:

• линейные (линейно-позиционные) - хозяйственные операции фиксируются на одной строке учетного регистра;
• шахматные – дебет хозяйственных операций отражается по строкам, а кредит - по столбцам.

Хозяйствующие субъекты могут самостоятельно разрабатывать и приспосабливать регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности, при этом должны соблюдаться:

• единая методологическая основа бухгалтерского учета, которая предполагает ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;
• взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета;
• сплошное отражение всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;
• накопление и систематизация данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью хозяйствующего субъекта, а также для составления бухгалтерской отчетности. [13, с.147]

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видом, построением и назначением. Наиболее существенными элементами записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• обоснование содержания записи;
• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;
• сумма.

Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты.

Процесс учетной регистрации хозяйственных операции состоит из нескольких последовательных этапов:

1) оформление первичных документов;

2) отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета – в регистрах;

3) составление отчетности.

Порядок ведения учетной регистрации предусматривает следующие моменты (требования, предъявляемые к ведению учетных регистров).

Ведение записей в учетных регистрах осуществляется в хронологической последовательности с группировкой по соответствующим счетам бухгалтерского учета. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании отчетного периода во всех учетных регистрах подводят итоги записей всех операций. При необходимости в регистрах выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей. Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. В комплексных регистрах совпадение итогов обеспечивается автоматически, так как одни и те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного суммирования и накапливания получают итоговую запись по синтетическому счету.

В новом учетном году учетные регистры открываются на основе данных бухгалтерского баланса на 01 января текущего года. По данным учетных регистров составляется отчетность организации. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Правильность отражения фактов хозяйственной деятельности в учетных регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми, то есть они должны отражать хозяйственные факты в полном соответствии с действительностью и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров позволяет легко обнаружить возможную ошибку и сразу же ее исправить.

В регистрах учета совершается весь учетный процесс, хранится вся учетная информация. Данные учетных регистров используются для оперативного руководства и управления. Чтобы правильно организовать бухгалтерский учет, хозяйствующему субъекту необходимо выбрать наиболее оптимальную форму его ведения. [2, с.154]

2.2 Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета опасны для предприятия финансовыми потерями. Необходимо такие ошибки вовремя выявлять и исправлять. Исправление ошибок регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».

Для контроля за первичной документацией используется много способов и приемов. Но иногда случается, что данные были отражены ошибочно или неточно.

Ошибка – это неправильное отражение операции. Полностью исключить ошибки невозможно. Все выявленные ошибки и их последствия необходимо исправлять. Случаи возникновения ошибок: счетные ошибки – некорректные вычисления, перенос или внесение информации. несвоевременный учет первичных документов – возможны при нечеткой работе подразделений.

Документы «не доходят» до бухгалтерии. неверное применение законодательства. Совершение ошибок может быть преднамеренное для скрытия фактов хищения. Например, может быть завышено количество списываемого материала.

Неточности или пропуски фактов хозяйственной деятельности, которые были выявлены, ошибками не считаются. Ошибкой не будет признаваться и изменение оценочных значений. По таким случаям проводятся корректировки показателей бухгалтерского баланса.

Для выявления и исправления ошибок необходимо проводить регулярные инвентаризации имущества, обязательств, сверки с контрагентами. Необходимо проводить сопоставимость показателей по периодам, проверять нестандартные проводки и крупные операции. Исправление ошибок оформляется справками.