Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические основы коммуникаций в организации) ..pdf

Введение

Эффективность функционирования предприятия во многом определяется не только достижением максимальных результатов по всем направлениям деятельности, но и эффективностью связующих процессов, к которым относятся управленческие решения, конфликты и коммуникации. Коммуникации играют важную роль в процессе управления предприятием, поскольку именно в рамках коммуникационного процесса происходит обмен информацией, и от того, насколько эффективно взаимодействуют все участники этого процесса, и будет зависеть эффективность предприятия в целом. В настоящее время в специальной литературе уделяется достаточной большое внимание коммуникациям.

Эти вопросы рассматриваются во многих учебных курсах таких, как «Менеджмент», «Организационное» поведение», «Управленческая психология» и др. Кроме того, появляются и новые дисциплины, непосредственно связанные с указанным направлением.

Цель данной работы – исследовать особенности коммуникаций в ООО «ЮЛСИ».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1 Изучить теоретические основы организационных коммуникаций.

2 Исследовать коммуникации ООО «ЮЛСИ».

3 Определить направления развития коммуникаций ООО «ЮЛСИ».

Предметом исследования является инструменты развития коммуникаций организации.

Объектом исследования является туристическое агентство ООО «ЮЛСИ».

В работе использованы методы: аналитические, методы системного анализа, системного подхода и другие качественные и количественные методы.

1 Теоретические основы коммуникаций в организации

1.1 Понятие и сущность организационных коммуникаций

Коммуникация в организациях – довольно сложный, требующий профессиональной подготовки процесс. Причем, мы считаем, что она может рассматриваться и как процесс, и как деятельность, как контакт, и как непосредственно процедуру. Коммуникация как процесс проявляется как взаимодействие между различными субъектами коммуникации, при которых осуществляется обмен информацией между двумя или более людьми.

Специалисты в области менеджмента и психологии управления по-разному трактуют содержание понятия «коммуникации», но большинство придерживается точки зрения, что коммуникация – это процесс обмена информацией или смыслом между двумя или более людьми [5, с. 112].

В рамках коммуникационного процесса происходит обмен информацией и взаимодействие людей. Более того, специалистами отмечается, что в процессе обмена информацией используется определенная система символов. Также следует отметить, что объектом коммуникационного процесса является не только информация, но и совместное постижение предмета.

Особенности коммуникации как деятельности можно выявить в ходе совместного общения, взаимодействия, когда среди участников коммуникации вырабатывается понимание смысла обращения, вырабатывается некий общий взгляд на вещи, события, поступки. Коммуникация как общение прежде всего есть форма межличностных отношений, которая состоит из обмена информацией, регулирования восприятия субъектов коммуникации друг другом и организации взаимодействия между субъектами.

Как показывает содержание функций, коммуникация подразумевает не просто обмен информацией посредством системы некоторых символов, но и некую личностную и эмоциональную составляющую. В данном контексте целесообразным представляется провести аналогию с процессом общения, тем более, что под общением понимается диалогическое отношение активного обмена и взаимной сопричастности, когда есть ответственность, осмысленность, сопринадлежность. Элементы процесса общения персонала отражены на рис. 1.

Рисунок 1 – Элементы процесса общения персонала

Сущностью коммуникации как процедуры является то, что личность одновременно и отправитель, и адресат, принимающий данные. Коммуникации могут быть, в зависимости от результатов, эффективными и неэффективными. Выделяется внутренняя и внешняя эффективная коммуникация. Внутренняя эффективная коммуникация – высокоструктурированная коммуникация в границах учреждения, напрямую нацеленная на результат, на выполнение задач организации. Она предполагает, что коммуникация представляется важной частью деятельности компании.

Внешняя эффективная коммуникация сопряжена с достижением фирмой собственных задач либо другой организационной работой. Она происходит между фирмой, ее поставщиками, потребителями ее услуг, покупателями, конкурентами, посредниками. Кроме того, это отношения с государственными и муниципальными органами и с населением. Так как результат любого учреждения находится в зависимости с ее внешней сферой, данный вид коммуникации значим для успешности работы фирмы.

Процесс коммуникации содержит следующие основные элементы:

Адресант – человек, создающий сведения (данные) с целью передачи.

Извещение – непосредственно сведения, закодированные в знаки.

Путь – способ передачи данных.

Адресат – человек, какому специализированы сведения.

Говоря о элементах процесса коммуникации, некоторые авторы особо подчеркивают особую роль эффектов коммуникации – последствий коммуникации, выраженных в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в налаживании взаимоотношений или иных действий [1, с. 45].

В процессе коммуникации адресант и адресат осуществляют ряд взаимозависимых шагов. Их цель – сформировать сообщение и пользоваться связью с целью его передачи таким образом, чтобы эти две адресата равноценно осознали начальную мысль. Данная цель не проста, потому как на любом этапе значение сообщения может быть по той или иной причине изменено и даже целиком потеряно. Важно обратить внимание на особенности восприятия, так как от них часто зависит эффективность общения.

Управленец обязан понимать что данные, которые не входят в сферу знаний адресата, будут восприниматься медленнее. В условиях непонимания или недостаточного понимания смысла сообщения подчиненный интуитивно склоняется к области своих ранних знаний, опыт которых похож на данный случай. Несмотря на кажущуюся понятность данных, понимание их субъективно. Кодирование и декодирование данных могут не привести к нужному эффекту, обмен информацией может оказаться неэффективным, так как на каждом этапе процессу коммуникации есть риски вмешательства шумов, искажающих смысл послания или блокирующих коммуникационный процесс. Коммуникации в организациях предполагают собою многоуровневую систему взаимосвязей, в которую входят как сама фирма, внутренние коммуникации среди подразделений, так и ее внешняя среда – внешние коммуникации (с другими организациями, населением и т.д.).

Таким образом, особенности работы каждого учреждения (организации), его внутренние и внешние связи предполагают наличие особой системы коммуникации и механизма осуществления коммуникаций. Организации используют различные инструменты с целью коммуникаций с образованиями собственной внешней среды. Так, с клиентами они общаются с помощью рекламы, PR и иных возможностей продвижения продукции и услуг в рынок. К формальным коммуникациям можно отнести связи, предусмотренные структурой организации, связи с внешней средой – с потребителями продукта или услуг, предоставляемых организацией (при помощи PR и рекламы).

Также к формальным коммуникациям относятся связи организаций с органами государственного регулирования, куда все организации периодически представляют отчетность (налоговые органы, органы статистики и пр.). В собственных регулярных отчетах каждое предприятие информирует о финансовых, статистических данных, а кроме того приводит данные о собственном размещении, численности сотрудников и др.

Любая организация не может эффективно развиваться, не выстраивая эффективные формальные связи. Несомненно, большую роль в жизни любой организации имеют также и неформальные коммуникации. Канал неофициальных коммуникаций можно охарактеризовать каналом распространения слухов. Так как согласно по неформальным каналам, с помощью слухов информация распространяются значительно скорее, нежели по формальным каналам. Некоторые руководители используют этот факт намеренно, при необходимости быстрого распространения некоторой информации, запуская информацию «только среди своих».

В целом модель коммуникационного процесса организации может быть представлены следующим образом (рис. 2).

Рисунок 2 – Модель коммуникационного процесса организации

Таким образом, процессы коммуникации, в которых принимают участие сотрудники организации, это коммуникации, связывающие управленцев и работников, коммуникации между управленцами одного уровня, коммуникации организации с внешней средой. Информация поступает из разных источников– информация от вышестоящего руководства, подчиненных, коллег, клиентов, поставщиков и т.д.

1.2 Управление коммуникациями в современных компаниях

Работа управленца – это, прежде всего, деятельность, связанная с принятием управленческих решений. Успешность этого вида деятельности взаимосвязана и находится в зависимости от информации, собранной, переработанной, проанализированной информации. Таким образом, коммуникации, потоки информации дают возможность управленцам продуктивно работать, выполнять задачи, стоящие перед ними, принимать верные управленческие решения для подбора подходящей стратегии с целью решения задачи целей организации или ее подразделения.

Коммуникационная деятельность занимает большую часть времени любого управленца. Любой менеджер заинтересованы в совершенствовании эффективных коммуникаций, так как коммуникации повышают качество управления, хорошо отлаженные коммуникации способствуют обеспечению координацию в процессе управления, его непрерывность и бесперебойность. Коммуникационный процесс – важное средство в координации работы подразделений компании, так как он дает возможность получать и предоставлять нужные данные на всех ступенях управления в разных направлениях. Являясь, по-сути, связью, обменом информацией, коммуникационный процесс выступает средством получения менеджерами знаний о потребностях работников, их планах, их видении ситуации [2, с. 729].

В ходе коммуникационного процесса управленцы получают информацию о знаниях, способностях, творческом потенциале своих подчиненных [3, с. 40]. Одновременно, коммуникационный процесс выступает средством доведения до сотрудников организации целей, задач, планов организации, принятых управленческих решений, информации о выполнении этих решений, задач, планов, новостей о проблемах, трудностях и достижениях

Управление коммуникациями в современных организациях – это процесс целенаправленных управленческих влияний на взаимодействия информационного и неинформационного характера, оказывающих влияние как на удовлетворение коммуникационных потребностей, так и на реализацию целей, задач и планов организации. Вместе с тем, управление коммуникациями в организациях, это непрерывная, целенаправленная деятельность, которая направлена на выявление, преодоление и снятие коммуникативных барьеров. Решение этих задач предполагает специальные знания, профессиональные умения и навыки менеджеров, проектирование организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне подразделений, отделов, так и на уровне каждого отдельного работника.

Основными коммуникационными барьерами в организациях могут выступать несоответствие задач, стоящих перед организацией или ее подразделением, существующим коммуникативным сетям, различие в понимании целей и потребностей подразделений, которое приводит к проблемам с координацией деятельности подразделений, возникновению противоречий между ними. Налаживание формальных каналов коммуникации, грамотное выстраивание восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций и обратной связи также служат улучшению эффективности коммуникаций. Современный подход к управлению коммуникациями в организациях ориентирован на интегрированное использование всех составляющих коммуникационного комплекса. Сегодня большим препятствием в интеграции коммуникаций являются односторонние, узкопрофессиональные навыки управления. Интегрированный подход к коммуникациям – это не альтернатива, а требование, предъявляемое рынком.

Управление организационными коммуникациями предполагает не только знание коммуникативных барьеров но и поиск способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.