Файл: азработка и реализация конфигурации «Автомастерская» в среде 1С: Предприятие.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Целью работы – исследование и разработка информационной системы учета услуг автотранспортного предприятия на примере ЗАО «ЭЛСИ-Н», в конечном итоге позволяющей снизить издержки предприятия за счет внедрения информационной системы, позволяющей автоматизировать рутинные процессы обработки информации.

Для достижения цели были сформулированы и решены следующие задачи:

1. Выполнен анализ характеристик объекта автоматизации. Изучена организационная и функциональная структура предприятия.

2. Систематизирован документооборот.

3. Изучен процесс функционирования предприятия. Разработана функциональная модель существующей системы.

4. Разработано алгоритмическое и программное обеспечение на платформе «1С: Предприятие 8.3.6».

5. Разработана база данных, обеспечивающая реализацию функций экономической информационной системы

Практическая значимость проекта заключается в современности и актуальности используемых технологий, благодаря которым решались поставленные задачи, в оптимизации множества процессов и новизне приводимой информации.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

На данный момент компания использует недостаточно эффективные программные продукты в части управления учета работы мастеров как в виде методологии так и в виде информационной поддержки для решения следующих задач:

• управление контактами с клиентами;
• управление бизнес - процессами;
• управление расчетами;

Именно в вышеперечисленных областях у компании наблюдаются проблемы.

На данный момент времени на предприятии средствами автоматизации процессов учета операций мастеров являются стандартный офисный пакет MSOffice.

Такая система является типичным представителем локальных информационных систем, которая хранит свою отдельную базу данных на файл-сервере и не отличается высокой производительностью.[10]

Существует проблема поддержания так называемых наследуемых систем. Затраты на поддержание работоспособности таких информационных систем в период их эксплуатации чрезвычайно высоки и вынуждают компанию задумываться об оптимизации либо кардинальной реорганизации данной наследуемой информационной системы.

Актуальность данной темы обусловлена тем что, на данном направлении у компании ЗАО «ЭЛСИ-Н» нет специализированной программы для учета ремонта автотехники.

Автоматизация этого процесса является весьма актуальной задачей для компании.

В работе объектом исследования является автотранспортное предприятие ЗАО «ЭЛСИ-Н»

В работе предметов исследования является учет работ и оказываемых услуг компанией ЗАО «ЭЛСИ-Н» в разрезе мастеров, клиентов, номенклатуры.

Система предназначена для повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений сотрудниками.

Основным назначением системы является автоматизация информационно – аналитической деятельности в бизнес – процессах заказчика.

В рамках проекта автоматизируется информационно-аналитическая деятельность в следующих процессах:

1. Информационная поддержка процессов учета работ автомастерской;

2. Анализ финансового – хозяйственного учета;

3. Автоматизация прочих процессов, связанных с основными процессами учета работ и оказания услуг мастерами;

Объектами автоматизации являются следующие:

1. Отдел ремонта и учета техники

Система создается с целью:

- обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для подготовки отчетности по показателям деятельности;

- создания единой системы отчетности по показателям деятельности;

- повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;

В результате разработки ИС учета работ автомастерской должны быть улучшены значения следующих показателей:

• Время сбора и первичной обработки исходной информации;
• Количество информационных систем, используемых для подготовки аналитической отчетности;
• Время, затрачиваемое сотрудниками на анализ показателей работы мастеров.

Профиль деятельности компании с указанием финансово-производственных показателей представлен в табл.1.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Рассмотрим организационную структуру управления компании «ЭЛСИ-Н». Она представлена на рисунке 1.

Организационная структура «ЭЛСИ-Н» представляет собой функционально-иерархическую линейную структуру управления, и характеризуется следующими признаками:

- нижний уровень подчиняется линейно руководителю верхнего уровня;

- конкретные функции управления выполняются директором;

- четко выражена иерархия;

- функциональная специализация по областям и задачам компании.

Рисунок 1. Организационно-штатная структура управления «ЭЛСИ-Н».

Организационная структура рассматриваемого предприятия включает в себя следующие подразделения:

• отдел продаж;
• бухгалтерию;
• финансовый отдел;
• отдел закупок;
• сервисный центр;
• отдел маркетинга;
• отдел логистики;
• ИТ-отдел.

Руководит деятельностью предприятия генеральный директор, которому подчиняются начальники отделов, а также заместитель генерального директора иглавный бухгалтер Кроме того, существует заместитель генерального директора, который в сущности дублирует функции генерального директора и выполняет их в его отсутствие.

Далее рассмотрим основные функции перечисленных выше отделов.

Отдел продаж работает в следующих направлениях:

• Сбор и анализ информации о профильном рынке (информация о клиентах, конкурентах, поставщиках и др.).
• Проведение переговоров с клиентами.
• Поиск клиентов.
• Оформление и заключение контрактов.
• Развитие отношений с клиентами.
• Подготовка тендерной документации, участие в тендерах.
• Получение рекомендаций от клиентов.
• Продвижение услуг компании (реклама и PR).
• Ведение внутренней отчетности и документации.
• Формирование рекламного бюджета.

К функциям отдела отнесены:

• Увеличение стоимости и рентабельности заключенных контрактов;
• Расширение и сохранение клиентской базы;
• Рост числа крупных заказов;
• Формирование личных и доверительных отношений с клиентами;
• Создание имиджа компании как надежного делового партнера;
• Расширение известности компании;
• Качественная подготовка документов;
• Развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

К функциям финансового отдела отнесены:

• Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов;
• Составление проектов перспективных и текущих финансовых планов, с приложением всех необходимых расчетов;
• Разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости;
• Подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия;
• Участие в подготовке проектов планов: реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложений, научных исследований и разработок;
• Разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств;
• Участие в планировании себестоимости продукции и рентабельности производства;
• Разработка прогнозов ожидаемой прибыли, расчет налога на прибыль, составление планов распределения прибыли на год и по кварталам.

Отдел маркетинга совместно с другими подразделениями предприятия и руководством предприятия помогает выработать стратегию рыночной деятельности предприятия

Отдел закупок является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Отдел закупок организует изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в оптовом распределении следует сочетать методы изучения спроса оптовых товарополучателей и методы изучения спроса населения.

Целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций и координация деятельности по формированию и проведению закупочной, сбытовой и сервисной политики предприятий.

В функции отдела маркетинга входит анализ внутренней и внешней среды предприятий, анализ конкурентов, сегментирование рынка и позиционирование товара, ценообразование, формирование ассортимента и формулирование требований к качеству продукции и обслуживанию клиентов, продвижение продукции, формирование и поддержание имиджа предприятия и торговых марок.

Задачами отдела складской логистики являются:

• Обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции и товаров в соответствии с заключенными договорами;
• Сбор, накопление и анализ информации по международному опыту в решении отдельных проблем в области логистической деятельности;
• Разработка совместно с техническими и экономическими службами предприятия планов сотрудничества с отечественными и зарубежными организациями; контроль за исполнением этих планов;
• Планирование, организация, контроль и управление материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья, материалов и готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также обработка, анализ и хранение соответствующей информации.

Функциями сервисного центра являются установка, обслуживание, ремонта автомобилей.

Задачи отдела информационных технологий:

1. Разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления Компанией.

2. Выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей.

3. Экономия средств Компании за счет применения высокотехнологичных систем управления.

Функции отдела информационных технологий:

• Исследование систем управления, порядка и методов планирования и регулирования Компании с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим;
• Участие в составлении технических заданий по созданию автоматизированных систем управления Компанией;
• Анализ и изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления Компании и ее подразделений;
• Подготовка планов проектирования и внедрения автоматизированных систем управления Компанией и контроль за их выполнением;
• Контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования;
• Определение задач, их алгоритмизация, увязка организационного и технического обеспечения всех автоматизированных систем управления Компанией;
• Анализ и учет случаев отказа системы;
• Модернизация применяемых технических средств;
• Разработка и проведение мероприятий по повышению качества и надежности автоматизированных систем управления Компанией;
• Совершенствование организации и методов подготовки задач по алгоритмизации с целью сокращения сроков и стоимости проектирования автоматизированных систем управления Компанией;
• Контроль за своевременным оформлением в установленном порядке и заключением договоров со специализированными организациями на проведение исследовательских, проектных и других работ, связанных с деятельностью отдела;
• Оказание методической помощи подразделениям Компании в подготовке исходных данных для автоматизированных систем управления.

Инсталляционное бюро предоставляет услуги по проектированию, поставке, монтажу, пусконаладочным работам, гарантийному и постгарантийному обслуживанию звукового и светового оборудования, и обучению персонала.

Архитектура информационной системы предприятия — это наиболее общее и всестороннее представление информационной системы предприятия, как хозяйствующего субъекта, имеющего различные цели ведения своей основной деятельности, определенные миссией на рынке, и стратегией развития, внешние и внутренние ресурсы, необходимые для выполнения миссии и достижения поставленных целей, а также сложившиеся правила ведения основной деятельности (бизнеса). Системная архитектура (программная и техническая) определяет совокупность технологических и технических решений для обеспечения информационной поддержки работы организации в соответствии с правилами и концепциями, определенными бизнес-архитектурой [1].