Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Складской учет. Выбор комплекса задач автоматизации.pdf

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать (рис.13).

Также автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

− офисные документы

− изображения

− тексты

− аудио- и видеофайлы

− архивы

− файлы систем проектирования и другие

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами (Рис. 13).

Обычная схема обработки входящего документа:

− первичная регистрация входящего документа

− рассмотрение

− исполнение

Документооборот позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу документооборота..

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - это информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно-справочной информации.

Справочники, как товары и услуги, контрагенты, склады компании, расчетные счета, дополнений не требуют, их вполне достаточно для ведения учета продаж.

В составе входных и выходных данных от поставщиков счет-фактур и товарных накладных формы ТОРГ-12, эти формы являются унифицированными и в автоматизации не нуждаются, а для решения задачи автоматизации рабочего места менеджера было рассмотрено создание введение заказ на поставку. Этот заказ состоит из основных элементов (наименование контрагента, наименование товара, количество, сумма, заказ, общая сумма). Заказ предназначен для получения быстрой и полной информации любому пользователю (руководителю или бухгалтеру), проследить правильность работы сотрудников, уменьшение затраты людей.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - это комплекс компьютерных программ, обеспечивающий обработку или передачу данных.

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования:

1. “1С: Бухгалтерия” версии 7.7 - позволяет вести торговый учет, производственный учет, учет в сфере оказания услуг, налоговый учет, несложный расчет заработной платы и др.

2. “1С: Торговля и склад” - это программа на платформе “1С: Предприятие” версии 7.7, которая предназначена для автоматизации торговли в “1С”, учета любых видов торговых операций в системе (используется в филиалах).

3. “Outlook Express” - почтовый клиент для обмена информацией с сотрудниками.

4.“Microsoft Word”.

“Microsoft Excel”.

WinRAR” - используется для сжатия базы данных.

“Microsoft Internet Explorer”.

Все компьютеры имеют выход в Интернет.

Глава2 Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель - модель объекта, представленная в виде нформации. Схема информационной модели формирования заказа представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Информационная модель формирования заявки

Методика разработки информационной модели предполагает моделирование:

взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков и функций предметной области (структурно-функциональной диаграмма или диаграмма потоков данных);

данных информационной базы (диаграмму «сущность-связь» - инфологической модели и диаграмму взаимосвязей файлов - даталогической модели), необходимых для функционирования информационной системы, возможно выполненную на основе уже разработанной структурно-функциональной диаграммы или диаграммы потоков данных.

Информацию, обеспечивающую выполнение функций управления, целесообразно по видам делить на условно-постоянную и переменную.

К условно-постоянной относятся сведения, практически неизменные в течение длительного периода (меняется очень редко и поэтому не требует наличия отдельных справочников). Она включает группы: нормативно-справочной информации и научно-справочной информации. Ниже на рисунке 5 приведен пример условно-постоянной информации.

Условно-постоянная информация задачи регистрация заявок в “1С: Предприятие” представлена следующими справочниками:

справочник товаров (Тип товара, полное наименование, вид номенклатуры, единица измерения, себестоимость, цена, валюта, ставка НДС, ставка НП, страна происхождения, штук в упаковке, ID);

справочник контрагентов (Вид контрагента, полное наименование, юридический адрес, почтовый адрес, телефон, ИНН, документ серия, номер, кем выдан, дата выдачи, основной договор, основной счет, ОКПО);

- справочник складов;

- справочник расчетных счетов (Номер, банк организации, банк для расчетов, корреспондент, назначение, корреспондент ИНН, корреспондент КПП, всегда указывать КПП).

Переменная информация отражает изменение цели управления подразделениями и цели работы подразделений, а также изменения, вносимые в планируемые параметры. К ней относятся сведения, изменяющиеся периодически по содержанию и номенклатуре. Она включает группы: плановой информации, оперативно-производственной информации, отчетной информации.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции в ООО “Альянс-Трейд” фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по продаже товаров.

В качестве входной информации, используется:

 справочная информация и классификаторы;

 подробное описание предметов;

 акты приема/передачи/выдачи;

 изображения предметов.

Заявка на поставку формируется на основе текущих складских остатков.

Входные документы в экранной форме представлены в приложении 2.

Технологический процесс состоит из двух основных этапов - сбор и учет данных складских операций, поступления и реализации продукции, ведение информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Они могут выполняться в любой календарный момент времени и включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме. Программа по решению задач учета складских операций и реализации продукции реализована в программе “1С: Торговля и склад”.

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события - получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Для учета поступления, реализации и излишков ТМЦ реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию материалов.

Программа состоит из следующих основных модулей.

Основная процедура - конфигурация среды окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.

Процедура обработки главного меню - запуск соответствующей процедуры.

Процедура ввода данных - обеспечение ввода информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Процедуры формирования отчетов - обеспечение выдачи установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

Вспомогательные процедуры и функции - реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора, а также контроль за вводимыми данными.

Все модули в программе связаны между собой по данным, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к другому осуществляется только через хранимые документы.

Для ведения информационной базы могут быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.

Данные через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом. Прямой способ реализуется путем их ввода по шаблону (накладные, акты и прочие документы) или по запросу конкретных значений реквизитов (номер подразделения, табельный номер и др.). Косвенный способ - путем меню или логических (альтернативных) запросов - «да», «нет».

При косвенном способе данные, поступающие в модуль, заранее предусмотрены алгоритмом, но внешне выглядят в учете известными фразами (технологическими операциями, названиями выходных форм и т.п.).

Параметры (входные документы) - входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям (функциям).

2.3 Характеристика результатной информации

В данном пункте рассматривается документ формирование заказа на поставку. В стандартной конфигурации “1С: Торговля и склад” уже имелся такой документ, но он не удовлетворял потребностям ООО “Альянс-Трейд”. Поэтому был разработан модуль “Формирование заказа на поставку”, отвечающий потребностям данной организации.

В результате проделанной работы был написан модуль “Формирование заказа на поставку”.

При нажатие кнопки товар выбирается из справочника номенклатура .

При нажатие кнопки товар выбирается из справочника Прайс-лист .

Заказ на поставку не является обязательным документом при оформлении товародвижения. Он нужен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика товара, и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение товара. Товар, по которому оформлен заказ на поставку, учитывается, как ожидаемый товар. Количество ожидаемого товара можно посмотреть в отчете «Заказы товаров». На рисунке 11 показано электронная форма основного фильтра по которому можно посмотреть отчет заказа товара.

На рисунке 12 показан в электроном виде окно, множественный фильтр, в котором можно вывести отчет по разным параметрам, которые интересуют.

При получении товара по данному заказу (то есть, при проведении выписанной на основании данного заказа приходной накладной или приходной реализатора) количество ожидаемого товара автоматически уменьшается. В конфигурации предусмотрена возможность снятия заказа, с помощью формирующегося на его основании документа - «Снятие заказа».