Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика комплекса задач).pdf

Рисунок 10 Макет справочника «Шаблоны бизнес-процессов»

Данные о бизнес-процессах.

Содержатся данные о экземплярах запущенных бизнес-процессов. Частота обновления информации – несколько раз в день. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Наименование
• Описание
• Срочность
• Внутренний документ
• Действия над процессом
• Контрольный срок

На рисунке 11 показан макет экранной формы бизнес-процесса.

Рисунок 11 Макет формы бизнес-процесса

Данные о задачах.

Содержатся данные о экземплярах созданных по бизнес-процессу задач. Частота обновления информации – несколько раз в день. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Описание задачи
• Внутренний документ
• Комментарий

На рисунке 12 показан макет экранной формы задачи.

Рисунок 12 Макет формы задачи

Обобщим данные о справочниках в сводную таблицу:

Таблица 1 Справочники системы

2.1.3. Характеристика результатной информации

В результате успешного завершения бизнес-процесса изменяется запись в таблице внутренних документов – реквизит «Состояние» соответствующего бизнес-процессу документа устанавливается в значение «Согласован». Эти записи полежат дальнейшему хранению.

Результатными файлом является электронная копия согласованного документа и отчет о согласовании документа. Отчет о согласовании подлежит хранению в электронном и бумажном виде вместе с оригиналом документа.

Отчет о согласовании должен соответствовать следующей структуре:

• Область регистрации

  Содержание

  • Номер документа
  • Дата регистрации
  • Вид документа
  • Наименование
  • Зарегистрировал
• Область подписания
  • Подписал
  • Дата
• Область «Прочие»
  • Корреспондент
  • Состояние
  • Сумма
  • Срок действия
  • Ответственный
• Область «Файлы»
  • Наименование
  • Создан
  • Автор
• Область «Согласование»
  • Исполнитель
  • Срок согласования
  • Результат
  • Дата согласования

На основании данных о пройденных бизнес-процессах должна формироваться отчетная ведомость о результатах и статистике согласований за период согласно следующей структуре:

• Период отчета
• Количество успешно пройденных бизнес-процессов
• Количество неудачно завершенных бизнес-процессов
• Средняя длительность бизнес-процесса
• Среднее количество циклов

2.2. Программное обеспечение задачи

2.2.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разрабатываемая система документооборота представляет из себя набор функциональных АРМов, работающих непосредственно с общей для всей системы базой данных. В набор входят следующие АРМы:

• Администратор
• Пользователь

На рисунке 13 изображено дерево функций администратора системы.

Рисунок 13 Дерево функций администратора системы

На рисунке 14 изображено дерево функций пользователя системы.

Рисунок 14 Дерево функций пользователя системы

Диалог с пользователем в системе представлен в виде экрана, состоящего из нескольких областей:

• панель навигации
• панель действий
• основное окно
• список открытых окон

На рисунке 15 приведен сценарий диалога, при этом видимость различных пунктов меню у пользователя зависит от его прав в системе (администратор или пользователь).

Рисунок 15 Сценарий диалога

2.2.2. Характеристика базы данных

Информационная система использует одну базу данных, состоящую из 13 таблиц. Структурная схема базы данных приведена на рисунке 16.

Рисунок 16 Структурная схема базы данных

Приведем характеристики каждой таблицы.

Таблица 2 Пользователи

Таблица 3 Должности

Таблица 4 Подразделения

Таблица 5 Виды документов

Таблица 6 Группы шаблонов бизнес процессов

Таблица 7 Корреспонденты

Таблица 8 Виды корреспондентов

Таблица 9 Группы корреспондентов

Таблица 10 Внутренние документы

Таблица 11 Шаблоны бизнес-процессов

Таблица 12 Рабочие группы шаблонов бизнес-процессов

Таблица 13 Процессы