Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика комплекса задач).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом – улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе, для коммерческих организаций – это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

Особое внимание уделено процессу согласования внутренних документов организации, а также договоров с контрагентами организации. Данные процессы содержат достаточно много однообразных, рутинных операций, осуществляемых вручную, что отнимает много времени и требует автоматизации.

Целью курсовой работы является проектирование системы документооборота в ООО НПФ «Пакер».

В соответствии с поставленной целью были выделены следующие задачи курсовой работы:

• исследование предметной области;
• описание существующих процессов в организации;
• разработка информационной модели;
• выбор и обоснование системы документооборота
• настройка системы на бизнес-процессы компании

Объектом исследования является деятельность ООО НПФ «Пакер».

Предметом исследования является процесс документооборота предприятия.

При написании курсовой работы были использованы следующие методы научного исследования:

• метод наблюдения;
• описательный метод;
• количественный метод;
• метод моделирования.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Научно-производственная фирма «Пакер» была основана в 1995 году. Компания постоянно растет и развивается. На сегодняшний день в компании работает более 750 человек. Одним из самых важных факторов становления и развития является постоянная работа с партнерами фирмы (клиентами и поставщиками).

Основные направления деятельности компании:

• Проектирование и производство пакерно-якорного оборудования;
• Реализация пакерно-якорного оборудования и комплектов запасных частей к ним;
• Оказание сервисных услуг;
• Оказание услуг аренды оборудования;

Предприятие состоит из головного офиса и сети филиалов, которые находятся во многих удаленных регионах страны.

Во время написания курсовой работы была исследована организационная структура предприятия, которая представляет собой довольно сложную функциональную структуру (рис. 1).

Рис.1. Организационная структура ООО НПФ «Пакер»

В качестве задачи автоматизации рассмотрим функцию внутреннего документооборота компании в части согласования договоров с партнерами фирмы.

Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно[9].

Система электронного документооборота – компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками [9].

Из всего перечня служб, имеющихся в организационной структуре организации, выделим только те службы, которые имеют отношение к договорной работе:

1. Администрация
2. Финансовая служба
3. Бухгалтерская служба
4. Юридическая служба
5. Экономическая служба
6. Служба сбыта
7. Служба комплектации производства
8. Служба логистики
9. Служба сервиса
10. Транспортная служба
11. Служба информационной безопасности
12. Служба информационных технологий

Особое внимание в организационной структуре предприятия было уделено деятельности юридической службы. В функции юридической службы в частности входит учет всей договорной деятельности компании. В составе службы числится 3 юрисконсульта, при этом компания в год заключает порядка 1200 договоров с клиентами и около 900 договоров с поставщиками. Поэтому важность автоматизации и упрощения данной задачи сложно переоценить.

Границы рассматриваемой задачи: проект автоматизируется от начальной стадии (как есть) до полной автоматизации документооборота компании.

Взаимосвязь с другими задачами и комплексами задач: проект затронет договорную деятельность компании.

Описание перечня результатных показателей, рассчитываемых на базе использования совокупности исходных показателей в процессе выполнения этих функций: главным показателем эффективности разрабатываемого проекта будет сокращение времени согласования документов.

Входными информационными потоками задачи документооборота являются:

1. Заявки клиентов
2. Заявки служб на закуп

Выходными информационными потоками являются согласованные и подписанные договора с клиентами и поставщиками.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Управление деятельностью организации осуществляется в соответствии с законами РФ и уставом организации. Механизмами являются МТО и персонал. Система ООО НПФ «Пакер» преобразует входы (Поставщики, клиенты и т.д.) в выходы (услуги, договора и т.д.) под управлением (нормативно – правовой базы) и используя механизмы (персонал и МТО). (рис. 2)

Рисунок 2 Контекстная диаграмма деятельности организации ООО НПФ "Пакер"

На рисунке 3 представлена диаграмма первого уровня по нотации SADT. Она отражает общую концепцию деятельности организации и протекающей в ней бизнес-процессы.

Рисунок 3 Деятельность организации ООО НПФ "Пакер"

Таким образом, можно выделить четыре класса процессов, протекающих в компании:

• работа с клиентами;
• исполнение заказов;
• ведение бухгалтерии и финансовой отчетности;
• работа с кадрами.

Данные процессы могут быть разбиты еще на множество процессов каждый. Опишем вкратце каждый из данных классов.

Работа с клиентами.

Работа с клиентами заключается в формировании заказов на основании пожеланий и требований клиента, осуществления консультаций клиентов по заказам и предоставляемым услугам. Выполнение данного процесса полностью возложено на отдел сбыта.

Исполнение заявок.

Данный процесс подразумевает под собой непосредственное выполнение заявок и заказов клиентов. Заказы клиентов могут заключаться в изготовлении продукции, оказании сервисных услуг, аренде оборудования. Исполнение данных процессов возложены на производственную службу.

Ведение бухгалтерии и финансовой отчетности

Ведение бухгалтерии и формирование финансовой отчетности необходимо любой организации, поскольку к этому, как минимум, обязывает законодательство. Ведением бухгалтерии и финансовой отчетности осуществляет бухгалтерия компании.

Работа с кадрами.

Работа с сотрудниками организации подразумевает поиск новых сотрудников, осуществление переподготовки уже работающих сотрудников, ведение кадрового учета, формирование отчетности для государственных органов надзора и т.п. Выполнение данного процесса полностью возложено на отдел кадров компании.

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задач

Обоснуем экономическую целесообразность и общие цели использования вычислительной техники для рассматриваемой задачи.

Основными недостатками в существующей организации договорной деятельности является большое количество документов, обрабатываемых сотрудниками вручную, каждый из которых проходит множество этапов согласования.

Схема документооборота договора продажи и оказания услуг приведена на рисунке 4.

Рисунок 4 Схема документооборота договора продажи

На рисунке 5 приведена схема согласования договора на закуп.

Рисунок 5 Схема документооборота договора на закуп

Во время согласования договора часто возникают ситуации, когда документ надолго задерживался или терялся в службах, скорость прохождения договора – от одной недели до месяца.

Исходя из описанных недостатков, планируемый эффект, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков, даст высокие результаты в повышении эффективности документооборота в ООО НПФ «Пакер».

При автоматизации системы документооборота мы сможем снизить трудовые затраты и автоматизировать процессы:

• Составление шаблонов типовых договоров
• Составление договора на основании шаблона и данных из ERP-системы
• Согласование договора
• Хранение в электронном виде копии подписанного договора
• Отчеты по имеющимся договорам
• Сбор и вывод статистики

Благодаря новой системе, компания получит освободившиеся трудовые ресурсы, снизятся ошибки, связанные с человеческим фактором, повысится исполнительская дисциплина, улучшиться контроль за договорной деятельностью.

О возможной целесообразности применения вычислительных средств для решения задачи не может быть речи, т.к. осуществление электронного документооборота без ЭВМ невозможно.

1.2. Обоснование проектных решений

1.2.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Создание информационного обеспечения — непременное условие построения и функционирования как автоматизированных систем управления, так и автоматизированных рабочих мест.

Обоснование проектных решений по информационному решению включает следующие пункты:

• Обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения.

Входными документами реализуемого программного продукта должны являться заявки от клиентов на продажу и оказание услуг и заявки от внутренних служб на закуп товаров, материалов и услуг. Выходными документами должны являться подписанные договора и электронные копии договоров в базе данных.

• Обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы.

Формы ввода должны быть реализованы в удобном для пользователя виде и позволять изменять любые хранимые данные.

Желательно использовать отдельные формы для заполнения различных таблиц, но при этом необходимо учесть, что основные функции программного продукта должны выполняться в главном окне и не вызывать проблем с работой. Таким образом, программный продукт должен быть максимально эргономичен и занимать минимум пространства.