Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика комплекса задач).pdf

Ввод условно-постоянной первичной информации должно осуществляться на отдельных формах.

•  обоснование состава классификаторов, возможности использования международных, общесистемных, отраслевых или необходимости построения локальных классификаторов; определение требований к системам классификации и кодирования информации

В состав классификаторов информационной системы должны входить классификаторы контрагентов, персонала, служб, номенклатуры и услуг. Из международных классификаторов должны использоваться классификатор единиц измерения, классификатор стран. Из локальных классификаторов РФ возможно использование классификатора адресов.

• Обоснование способа организации информационной базы: как совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с локальной или распределенной организацией; определение состава файлов, обоснование методов логической организации файлов и баз данных

Система является многопользовательской, территориально нераспределенной. Поэтому оптимальным решением будет использование интегрированной базы данных с локальной организацией. База данных должна располагаться на отдельно выделенном сервере.

• обоснование состава и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией

Результирующей информацией является запись в базе данных, описывающая карточку договора, а также электронная копия договора, также хранящаяся в базе данных.

1.2.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

При выборе комплекса технических средств для разработки системы, одним из важнейших критериев является выбор операционной системы. Операционная система управляет техническими средствами компьютера, поддерживает запуск и выполнение тех или иных программ и приложений, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции. Каждая программа пользуется средствами, предоставляемыми операционной системой. Таким образом, выбор операционной системы очень важен, так как он определяет набор программ и формат исполняемых файлов, а также их взаимодействие с операционной системой.

В настоящее время в компании используется программное обеспечение компании Microsoft:

• На серверах компании установлена операционная система Windows Server 2012
• На сервере базы данных установлена база данных Microsoft SQL Server 2008
• На компьютерах пользователей используется операционная система Microsoft Windows 7.

У компании имеется достаточное количество лицензий на ПО Microsoft и имеются планы по дальнейшему расширению сотрудничества с компанией Microsoft.

Исходя из этого требуется, чтобы программный продукт работал на операционной системе семейства Windows и использовал в качестве базы данных продукт Microsoft SQL Server 2012.

Программное обеспечение системы должно быть достаточным для выполнения реализуемых функций системы, а также иметь средства организации требуемых процессов обработки данных, позволяющих своевременно выполнять необходимые функции. Для модификации АРМ следует использовать встроенный язык программирования 1С: Предприятие 8.3, а также типовые конфигурации 1С, так как там уже существуют некоторые справочники, необходимые для выполнения задачи, а также программный продукт уже используется на предприятии.

Использование программной платформы 1С позволит сэкономить на лицензиях, которые уже имеются у компании. Пользователям эта платформа привычна и знакома, что позволит начать работу практически без обучения. Типовые конфигурации 1С позволят свести к минимуму доработку функционала и своевременно получать новый функционал от разработчика.

Платформа 1С дает возможность быстрой разработки пользовательского интерфейса в декларативном стиле, имеет встроенный механизм организации бизнес-процессов, файловое хранилище, средство разработки запросов и отчетов.

Типовая конфигурация «1С: Документооборот» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников[8].

Наличие в компании ИТ-службы, которая специализируется на разработке на платформе 1С, позволит провести разработку и внедрение собственными силами, без привлечения сторонних компаний.

В качестве альтернативы можно рассмотреть возможность приобретение других продуктов класса СЭД, например, ПО «Директум». Но такая альтернатива, по сравнению с 1С, имеет следующие недостатки:

• более высокая стоимость ПО;
• необходимость покупки дополнительных лицензий на каждого пользователя;
• сложность доработок;
• более высокая стоимость поддержки.

При проектировании системы необходимо применять современные CASE-средства (Computer Aid Software Engineering).

При выборе технических средств, применяемых для функционирования системы АС, должны учитываться следующие требования:

− выбор технических средств должен обеспечивать рациональное соотношение между затратами на создание системы и достигаемым эффектом;

− технические параметры системы управления не должны налагать ограничения на регламент технологического процесса функционирования системы.

Аппаратные требования к АС невысоки, поскольку заказчик не планирует производить модернизацию парка компьютерной техники:

- процессор - Celeron 1500;

- оперативная память - 512 Мб;

- свободное место на жестком диске - 300 Мб;

- сетевая плата (для сетевых версий 1С) - 100 Мбит/сек;

- дисплей с адаптером SVGA или VESA, поддерживающий видеорежим не менее 1024*768, 16-битовая палитра цветов;

- SVGA видеокарта с объемом памяти не менее 32 Мбайт;

- клавиатура;

- манипулятор «мышь»;

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение задачи

2.1.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель комплекса задач служит для отображения взаимосвязи входных, промежуточных, а также результатных информационных потоков, функций предметной области и файлов с условно-постоянной информацией[1].

Ниже на рис. 6 приведена подробная информационная модель рассматриваемого комплекса задач.

Рисунок 6 Информационная модель

Область 1 отображает процесс конфигурирования ИС в части ввода пользователей ИС и в настройке шаблонов бизнес-процессов. Форма «Управление пользователями» предполагает выполнение операции «Редактирование справочника пользователей».

Форма «Настройка шаблонов» предполагает выполнение операции «Редактирование справочника шаблонов бизнес-процессов».

Область 2 отображает процесс работы пользователей с системой и выполнение пользователем операций ведения справочников клиентов, внутренних документов, а также работу с бизнес-процессами и формирование отчетности. Форма «Ведение справочников» предполагает выполнение операции «редактирование справочника корреспондентов».

Форма «Ввод внутренних документов» предполагает выполнение операций:

• создание и редактирование внутреннего документа
• Прикрепление файлов к внутреннему документу

Форма «Работа с бизнес-процессами» предполагает ведение операций:

• Создание бизнес-процесса на основании внутреннего документа
• Выполнение задач по бизнес-процессу

Форма «Формирование отчетности» позволяет просмотреть статистику по бизнес-процессам и внутренним документам.

Область 3 отображает справочники и таблицы, которые используются для решения моделируемой задачи.

Область 4 отображает процесс обработки событий. Предполагается, что обработка событий будет состоять из следующих этапов:

• Ввод или обновление информации в справочнике корреспондентов
• Ввод записи в таблицу внутренних документов, который может быть шаблоном договора, спецификации, дополнительного соглашения и т.д.
• Прикрепление к записи внутреннего документа файла договора
• Создание записи в таблице бизнес-процессов. Пользователь должен выбрать шаблон бизнес-процесса и внутренний документ
• Создание записей в таблице задач, согласно выбранному шаблону бизнес-процесса
• Пользователи системы просматривают свои задачи, делает отметку о их выполнении
• При выполнении всех задач бизнес-процесс отмечается завершенным, обновляются запись в таблицах бизнес-процессов и внутренних документов.
• В случае успешного завершения бизнес-процесса, пользователь добавляет в таблицу файлов сканкопию подписанного внутреннего документа.

Область 5 отображает, что информационная система предоставляет на выходе:

• Пользователи получают согласованный и подписанный документ, сканкопию документа и отчет о согласовании документа
• Пользователь может получить отчет по статистике работы с бизнес-процессами

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

При решении поставленных задач используется ряд входных документов:

1. Данные о корреспондентах
2. Данные о внутренних документах
3. Данные о пользователях
4. Данные о шаблонах бизнес-процессов
5. Данные о бизнес-процессах
6. Данные о задачах

К нормативно-справочной информации относятся таблицы «Корреспонденты», «Шаблоны бизнес-процессов», «Пользователи».

Данные о корреспондентах.

Содержатся данные о корреспондентах предприятия (клиенты, поставщики, партнеры). Частота обновления информации – несколько раз в месяц. Данные поступают в бумажном или электронном виде и содержат следующие показатели:

• Наименование
• Вид корреспондента
• Группа
• ИНН
• КПП
• Ответственный пользователь
• Комментарий
• Контактная информация

На рисунке 7 показан макет экранной формы справочника корреспондентов.

Рисунок 7 Макет справочника «Корреспонденты»

Данные о внутренних документах

Содержатся информацию о метаданных документа. Частота обновления информации – несколько раз в день. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Вид документа
• Наименование
• Описание
• Ответственный пользователь
• Корреспондент
• Срок
• Сумма
• Состояние
• Комментарий

На рисунке 8 показан макет экранной формы внутреннего документа.

Рисунок 8 Макет «Внутренние документы»

Данные о пользователях.

Содержатся данные о пользователях системы. Частота обновления информации – несколько раз в месяц. Данные поступают электронном виде и содержат следующие показатели:

• Полное имя
• Подразделение
• Руководитель
• Должность
• Имя для входа
• Пароль
• Комментарий

На рисунке 9 показан макет экранной формы справочника пользователей.

Рисунок 9 Макет справочника «Пользователи»

Данные о шаблонах бизнес-процессов.

Содержатся данные о типовых шаблонах бизнес-процессов, по которым будут создаваться новые экземпляры бизнес-процессов. Частота обновления информации – несколько раз в год. Данные поступают в электронном виде и содержат следующие показатели:

• Наименование
• Группа
• Ответственный
• Рабочая группа
• Действия над процессом
• Предмет процесса
• Комментарий

На рисунке 10 показан макет экранной формы справочника шаблонов.