Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (на примере ООО ЛАЗЕР).pdf

2.2. Анализ коммуникативного процесса в организации ООО ЛАЗЕР

Коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО ЛАЗЕР представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками. Именно коммуникационные потоки и формируют коммуникационный процесс анализируемой нами организации. Цель осуществления коммуникационного потока состоит в том, чтобы донести до различных структурных подразделений предприятия различную информацию.

Рассмотрим основной коммуникационный поток, который присутствует в анализируемой организации ООО ЛАЗЕР. Речь идет о внешнем вертикальном коммуникационном потоке. Внешний коммуникационный поток характеризуется движением информационных сообщений со стороны руководителя в сторону подчиненного. Также внешний коммуникационный поток также характеризуется и обратной связью, то есть передачей информационных сообщений от подчиненных к руководителям.

Представим внутренние вертикальные коммуникации, которые осуществляются в анализируемом предприятии ООО ЛАЗЕР в виде рисунка.

Руководитель ООО ЛАЗЕР

Начальник отдела продаж

Начальник отдела снабжения

Товаровед

Менеджер по персоналу

Главный бухгалтер

Рисунок 1 – Анализ и структура внутренних вертикальных коммуникаций на предприятии ООО ЛАЗЕР от руководителя к подчиненному

В результате осуществления данного коммуникационного потока были сформированы и посланы следующие информационные сообщения. Например, одно из сообщений состоит в том, что руководителем организации ООО ЛАЗЕР был издан приказ, который несет в себе определенную информацию.

«Приказ по организации ООО ЛАЗЕР от 15.03.2016 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1) Обязать всех специалистов разработать и в течение месяца представить на утверждение генеральному директору должностные инструкции всех своих подчиненных.

2) После утверждения должностных инструкций специалистам дать недельный срок для ознакомления с ними под роспись своих подчиненных.

3) Периодически осуществлять контроль за выполнением функциональных обязанностей каждого работника.

2) Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на менеджера по персоналу.»

Следует отметить, что движение внутренних вертикальных коммуникаций может быть осуществлено также посредством передачи информации от подчиненных к руководителю

Руководитель организации

Специалист по торговле

Специалист по закупкам

товаровед

Менеджер по персоналу

Главный бухгалтер

Рисунок 2 – Анализ и структура внутренних вертикальных коммуникаций на предприятии ООО ЛАЗЕР от подчиненного к руководителю

Примером такой внутренней вертикальной коммуникации может послужить служебная записка.

« Служебная записка.

Анализ работы подразделения показал, что он работает неэффективно. Бухгалтерская отчетность периодически показывает получение данным филиалом убытков. Более того, неблагоприятны и результаты проведения ежемесячных инвентаризаций. Руководством организации было принято решение закрыть данный филиал, а торговые площади сдать в аренду. Юрист консультант подготовил договор о сдаче в аренду с другой организацией с 05.12.2015. Но отдел по персоналу не поставил об этом в известность.

05.12.2015 года владелец арендованного помещения начал использовать арендуемую площадь в своих целях, а работники, которые ранее работали в данном филиале остались фактически без рабочего места.

Чтобы сократить их единицы и уволить согласно действующему законодательству, служба по персоналу должна была предупредить их за два месяца, то есть 05.10.2015 года.

Подобная халатность со стороны юриста привела к тому, что сотрудники филиала обратились в Инспекцию по труду о нарушении действующего трудового законодательства.

На основании вышеизложенного и в целях предотвращения обращения работников филиала в судебную инстанцию, предлагаю перезаключить договор с арендатором на два месяца позже, то есть с 05.02.2016 года.»

Таким образом, в заключении данного раздела можно прийти к следующим выводам:

- коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО ЛАЗЕР представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками.

- коммуникационные потоки формируют процесс коммуникаций на предприятии.

- на анализируемом предприятии преобладает внешний вертикальный коммуникационный поток.

2.3 Совершенствование коммуникативного процесса в организации ООО ЛАЗЕР

Предложим анализируемой организации ООО ЛАЗЕР совершенно новый и современный способ совершенствования коммуникационного процесса при помощи программного обеспечения.

Microsoft Lync — это единая коммуникационная платформа корпоративного класса. Установив Lync на мобильные устройства под управлением Windows 8 или других операционных систем, организация ООО ЛАЗЕР получит возможность поддерживать связь с другими пользователями, не отрываясь от своих повседневных задач. Благодаря Lync организация получит единый клиент для уведомления о присутствии, обмена мгновенными сообщениями, голосовой и видеосвязи, а также проведения собраний. Являясь пользователем Lync, организация может связываться с любым другим пользователем через Skype, а значит, полноценно общаться с миллионами людей по всему миру и неограниченно вести коммуникационный процесс.

Данное программное обеспечение можно установить во всех филиалах данной организации, тем самым обеспечить совершенно новый уровень обеспечения коммуникаций и коммуникативного процесса на данном предприятии.

Рассмотрим, каким образом функционирует данное программное обеспечение.

Руководитель предприятия ООО ЛАЗЕР за несколько дней, обычно за 5-7 дней, назначает дату и время проведения видеоконференции. Данная информация автоматическим образом в рамках данного программного обеспечения отправляется всем участникам видеоконференции.

В день проведения собрания участники запланированного собрания и видеоконференции должны под собственным паролем войти в систему Lync, подключить звуковое и видео устройство для обеспечения передачи информации и осуществления коммуникационного процесса.

В системе Lync при проведении собраний и видеоконференций существует определенный уровень иерархии в отношении организатора собрания и видеоконференции.

Если специалист, который был приглашен к участию в данном коммуникационном процессе, вошел в систему Lync раньше запланированного времени и раньше организатора коммуникационного процесса, то у него на экране появляется диалоговое окно «Вы находитесь в зале ожидания, усаживайтесь поудобнее и ждите, когда Вас вызовут».

Когда организатор собрания входит в систему Lync, он проверяет, все ли присутствуют на месте. После решения организационных вопросов начинается собрание и видеоконференция по установленной повестке дня.

По обсуждаемому вопросу повестки дня в ходе проведения собрания и видеоконференции определяются направления решений выявленных проблем и ответственных лиц. Каждое установленное ответственно лицо, получив задачу со сроками исполнения, обязано исполнить ее в установленные сроки. В случае несвоевременного или некачественного исполнения задачи к данному специалисту по решению руководителя могут приниматься меры дисциплинарного и материального воздействия.

Таким образом, в заключении раздела можно сделать следующие выводы:

- предприятию ООО ЛАЗЕР было предложено мероприятие по совершенствованию коммуникативного процесса посредством внедрения программного обеспечения MICROSOFT LYNK, который позволит сделать коммуникации более эффективными.

Выводы по главе 2.

Во второй главе был проведен анализ коммуникаций в организации ООО ЛАЗЕР.

- на пути современных коммуникаций нередко лежат коммуникативные барьеры. Их необходимо всячески преодолевать, чтобы коммуникация была наиболее эффективной.

- недостаток большого коллектива состоит в том, что руководство часто удалено от своих сотрудников. Это приводит к тому, что авторитет данного руководства находится на достаточно низком уровне.

- в связи с этим возрастает роль и авторитет руководителей среднего звена. Задача данных руководителей состоит в том, чтобы донести до сотрудников информацию о реализуемой в руководстве предприятия стратегии.

- коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО ЛАЗЕР представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками.

- коммуникационные потоки формируют процесс коммуникаций на предприятии.

- на анализируемом предприятии преобладает внешний вертикальный коммуникационный поток.

- предприятию ООО ЛАЗЕР было предложено мероприятие по совершенствованию коммуникативного процесса посредством внедрения программного обеспечения MICROSOFT LYNK, который позволит сделать коммуникации более эффективными.

Заключение

В заключении данной курсовой работы были сделаны следующие выводы:

В первой главе раскрыта теоретическая сущность и роль коммуникаций в организации.

- было рассмотрено понятие коммуникации, которое включает в себя способы передачи информации внутри общества или группы.

- коммуникация – это условие формирования общества и человеческой цивилизации, так как без коммуникации невозможно осуществить передачу информации. Поэтому без коммуникации было бы невозможным осуществить развитие общества в целом и каждой личности, каждого человека, в частности.

- коммуникации делятся на внешние и внутренние коммуникации.

- коммуникации реализуются посредством вербальных и невербальных средств общения.

- большое значение в современной коммуникации имеет тип личности. Именно от него во многом зависит то, как эффективно будут осуществляться коммуникации от данного индивида в обществе с другими индивидами.

- были рассмотрены формы коммуникации. Можно выделить устную форму коммуникации, печатную форму коммуникации, аудиовизуальную форму коммуникации.

- различаю монолог, диалог и полилог. Монолог – это речь от первого лица, диалог – это речь двоих собеседников, полилог – это речь нескольких собеседников.

- формы коммуникаций реализуются через коммуникативный процесс. Реализация коммуникативного процесса состоит в том, чтобы передать информацию от одного лица к другому.

- как и любой другой процесс, коммуникативный процесс также требует моделирования. Моделирование коммуникативного процесса осуществляется при помощи дихотомического принципа, а значит метода деления пополам.

- в процессе моделирования коммуникативного пространства исследуют коммуникативную дистанцию и плотность коммуникации.

- в зависимости от информационного обмена различают четыре уровня коммуникативного пространства, каждый из которых имеет свои особенности.

Во второй главе был проведен анализ коммуникаций в организации ООО ЛАЗЕР.

- на пути современных коммуникаций нередко лежат коммуникативные барьеры. Их необходимо всячески преодолевать, чтобы коммуникация была наиболее эффективной.

- недостаток большого коллектива состоит в том, что руководство часто удалено от своих сотрудников. Это приводит к тому, что авторитет данного руководства находится на достаточно низком уровне.

- в связи с этим возрастает роль и авторитет руководителей среднего звена. Задача данных руководителей состоит в том, чтобы донести до сотрудников информацию о реализуемой в руководстве предприятия стратегии.

- коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО ЛАЗЕР представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками.

- коммуникационные потоки формируют процесс коммуникаций на предприятии.

- на анализируемом предприятии преобладает внешний вертикальный коммуникационный поток.

- предприятию ООО ЛАЗЕР было предложено мероприятие по совершенствованию коммуникативного процесса посредством внедрения программного обеспечения MICROSOFT LYNK, который позволит сделать коммуникации более эффективными.