Файл: Системный подход при анализе потенциала организации (Понятие, история развития системного подхода).pdf

Несмотря на то, что эти факторы действуют в границах организаций, они также не всегда находятся под прямым контролем менеджмента, так как организации в своей деятельности зависят от энергии, информации и других ресурсов, поступающих извне.

2. Организационная система (структура) управления

Структура или система управления организацией является, с одной стороны, одним из элементов внутренней среды организации (как было замечено в предыдущем параграфе), с другой стороны – одним из результатов внедрения и развития системного подхода в управлении организацией. По сути, это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. [1, С. 20]

Элементами структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на 2 вида:

горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми;
вертикальные связи — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т. е. при наличии нескольких уровней управления.

Связи в структуре управления также могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т. е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно — права и ответственность за их выполнение.

С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение намеченных целей менеджмента. [6, С. 84]

Связь структуры с ключевыми понятиями управления — его целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями — свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны работы организации. Именно поэтому менеджеры всех уровней уделяют огромное внимание принципам и методам формирования, выбору типа или комбинации видов структур, изучению тенденций в их построении и оценке их соответствия решаемым целям и задачам.

Многосторонность содержания структур управления; предопределяет множественность принципов их формирования. К таким принципам относятся:
Структура должна отражать цели и задачи организации, следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями.
Структура управления должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления.
Структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и при ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны.
Принцип соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры — с другой. [5, С. 41]

Выделяют различные виды структур управления организацией, такие как линейная, функциональная, матричная, линейно-функциональная и пр. В аналитической главе определен вид структуры управления в организации – объекте исследования, дана оценка эффективности его применения, а также в третьей главе разработаны рекомендации по улучшению системы управления.

3. Применимость и эффективность системного подхода

При современном применении системного подхода менеджеры должны сознавать важность следующих аспектов организации:

Субсистемы (подсистемы) являются индивидуальными частями, составляющими целую организацию. Каждая подсистема - есть часть системы.
Университет означает концепцию, что целое является большим, чем сумма его частей. Это означает, что целая организация не может быть определена простым перечислением ее различных отделов. Университет делает упор на взаимозависимость среди всех частей организации. В смысле бизнеса это означает, что отдельные подразделения внутри организации являются более продуктивными, когда они кооперируются и взаимодействуют, чем когда они действуют независимо.
Открытая система - это система, в которой элементы ее взаимодействуют с окружающим миром; закрытая система - это система, в которой такого взаимодействия нет. Фактически все организации, в той или иной степени, взаимодействуют с их окружением, и задача состоит в том, чтобы определить оптимальную степень активности.
Границы являются точками, в которых организация встречается с внешним окружением. В закрытой системе, такой как частный обслуживающий бизнес, обеспечивающий питание в одной компании, границы довольно четко определены. Интересы этого бизнеса не выходят за рамки точно регулируемого числа потребителей. Для угольной компании, однако, граница между самой фирмой и внешним окружением постоянно изменяется. Угольная компания постоянно ищет ресурсы во внешнем окружении.
Поток есть движение материалов и человеческой энергии в системе. Информация входит в систему как ввод (сырье), трансформируется внутри системы (рафинируется) и оставляет систему как выход (товары и услуги). Таким образом, железная руда входит в сталелитейный завод, трансформируется в литой металл и выходит как сталь.
Обратная связь есть процесс получения информации о различных системах для того, чтобы определить их состояние и вносить коррективы, если необходимо. [9, С. 58]

Работы по управлению организацией состоят в проектировании и обеспечении функционирования систем. Они включают:

Установление характера взаимосвязи элементов системы (подсистем) и каналов, по которым осуществляются связи в пределах системы;
Создание условий согласованного развития элементов системы и достижения тех целей, для реализации которых она предназначена;
Создание механизма, обеспечивающего это согласование;
Организационное построение органов управления, разработка методов и приемов управления системой. [5, С. 44]

Главным направлением деятельности менеджеров в организации становится стратегическое управление, так как поведение организации в условиях, когда все взаимосвязанные предприятия действуют по собственному усмотрению, не может быть объектом точного прогнозирования и планирования. Эта модель утверждает единство системной многоплановости и сложности внешней среды.

Эффективность организации при этом оценивается как системная целесообразность, учитывающая ее способности к саморегулированию и самоорганизации, а также к достижению целей при изменении внешних условий и факторов. В центре внимания при оценке эффективности оказываются так называемые «входы» в систему, т. е. ресурсы, получаемые из окружающей среды.

При оценке этой модели необходимо учитывать, что, несмотря на большое значение окружающей среды, она лишь определяет правила игры. Внутренняя среда любой организации, которая формируется под воздействием непрерывно принимаемых руководством управленческих решений, реально определяет уровень системной эффективности.

4. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «РОСИМПЕРИЯ»

Характеристика исследуемой организации

В качестве объекта исследования была выбрана коммерческая организация: Общество с Ограниченной Ответственностью "Росимперия", дата создания - 31 июля 2008 года. Основные виды деятельности данной организации сводятся к оптовой торговле материалами и оборудованием, а именно:

лакокрасочными материалами, листовым стеклом, санитарно-техническим оборудованием и прочими строительными материалами;
материалами для остекления;
санитарно-техническим оборудованием;
лесоматериалами.

ООО "Росимперия" находится в г. Братск, ж.р. Энергетик, строение П.19330101, индекс 665709.

Численность работников данного предприятия – 20 человек.

Организационная структура управления данного предприятия представлена ниже (см. рис. 3)

Рис. 3. Организационная структура управления ООО "Росимперия"

Как видно по рис. 3, данная структура управления является линейной, поскольку руководители подразделений подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления. Достоинствами данной структуры управления являются:

единство и четкость распорядительства;
согласованность действий исполнителей;
четкая система взаимных связей между руководителями и подчиненными;
быстрота реакции в ответ на прямые указания;
получение исполнителями увязанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;
личная ответственность руководителя за конечный результат деятельности своего подразделения.

Как и у любой структуры управления, у линейной есть и свои недостатки, которые могут, так или иначе, проявляться в процессе деятельности организации. Далее в параграфе 2.3 планируется провести исследование и оценить эффективность такой системы управления, а также разработать рекомендации по ее совершенствованию.

Организационная (корпоративная) культура – набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявленных организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий. Для более полного представления о рассматриваемой организации интересно изучить ее организационную культуру. [10, С. 57]

Охарактеризовать организационную культуру ООО «РОСИМПЕРИЯ» можно на основе опроса сотрудников (10 чел.) о наличии ее элементов; далее представлены результаты опроса:

Управление: деятельность работников четко и детально организована, однако не всегда принимаются своевременные и эффективные решения; дисциплинарные меры применяются в исключительных случаях; есть место делегированию полномочий; руководство предприятия не нацелено на нововведения.
Определенного фирменного стиля в организации нет, за исключением рекомендаций по внешнему виду руководителей и специалистов предприятия.
Традиции и принципы организации труда: обустроенное офисное здание, деятельность сотрудников четко и детально организована, трудовая нагрузка высокая.
Взаимоотношения между людьми достаточно формализованы, конфликты в организации бывают редко.
Главная ценность у сотрудников: материальная стабильность.

Анализ кадрового потенциала ООО «РОСИМПЕРИЯ»

В этом параграфе представлены результаты количественной и качественной оценки персонала «РОСИМПЕРИЯ». При этом использовалась различная отчетная документация предприятия. Общая численность персонала «РОСИМПЕРИЯ», как было сказано ранее, составляет 20 человек. Ниже представлена структура персонала данной организации.

Рис. 4. Структура персонала ООО «РОСИМПЕРИЯ»

20 человек, работающие в данной организации, имеют различный возраст, образование, стаж работы, и как видно из схемы, различные категории работников. Чтобы наиболее полно качественно охарактеризовать персонал организации, целесообразно рассмотреть следующие таблицы и диаграммы.

Далее представлена таблица, характеризующая персонал ООО «РОСИМПЕРИЯ» по уровню образования, полу и возрасту с учетом категории работников (см. табл. 3).

Таблица 3

Характеристика персонала ООО «РОСИМПЕРИЯ» на 2016 г.

№ п/п	Образование	Возраст, пол				Итого, чел.
		20-40 лет		40-60 лет
		М	Ж	М	Ж
1	Высшее	5Р	2Сп	1Рук	-	8
2	Среднее специальное	1 Рук, 7Р	-	1Рук, 1Р	-	10
3	Среднее профессиональное	2Р	-	-	-	2
Итого по подгруппам, чел.		15	2	3	-	20
Итого по группам, чел.		17		3		20