Файл: Анализ существующей информационной системы ООО «Фрегат».pdf

Главное назначение программы «Супер-Склад» автоматизация учета товарно-материальных ценностей и средств. Отличительная изюминка программы простата использования и отсутствие бухгалтерских определений в интерфейсе программы. Благодаря этому программку может применять хоть какой человек, даже не имеющий бухгалтерского образования.

Для работы с программой довольно обладать компьютером на уровне пользователя и иметь общие восприятия о складском и финансовом учете.

Но эта система учета не формирует автоматизированные аналитические отчеты, что в текущее время является нормой при ведении контроля над складской деятельностью.

Изучив информационную систему Склада можно говорить о том, что установленная программа «Супер-Склад» дозволяет фиксировать поступление / выбытие товаров на складах и сформировывать отчеты для бухгалтерии, но не даёт в любой момент времени всесторонне изучить размер продаж в общем и в разбивке по товарным группам (отсутствует прозрачность картинки складывающейся ситуации).

2. Разработка предложений по совершенствованию информационной системы

2.1 Общая характеристика предложений. Построение информационной модели «как должно быть»

Главной проблемой Складского комплекса ООО «Фрегат» является низкая степень автоматизации процесса обработки информации о товарно-материльных запасах на складе, невзирая на наличие программного обеспечения учета «Супер-Склад». Изучив текущее положение дел и беря во внимание тенденции развития информационных систем, решение заявленной трудности может быть несколькими способами: усовершенствование имеющегося ПО, или установление новой более продвинутой программы, оба варианта манят за собой определенные денежные затраты.

При всем этом стоит учитывать, что ООО «Фрегат» – торговое предприятие со стабильным финансовым положением, как следствие этого, вложение средств в усовершенствование (автоматизацию процесса обработки информации) программного обеспечения складского комплекса полностью осуществимо (т.е. реализация этого проекта серьезным образом не отразится на финансовом состоянии компании).

Не тайна, естественно, что существует довольно огромное число программ для учета склада. Все программы «склад» имеют родственную многофункциональную базу. При поступлении товара его нужно поставить на приход, для этого есть приходная накладная. При продаже товара нужно оформить расходную накладную, счет-фактуру, ТОРГ-12, товарно-транспортную накладную, для этого во всех программах складского учета есть расходная накладная.

Эффективный складской учет – это грамотное и автоматизированное управление складом, так как при помощи автоматизированной системы управления складом можно качественно делать огромное число операций: стремительно связываться с отделом продаж, держать под контролем показатели работы служащих, использовать мобильные терминалы и т.д.

Эффективное управление – это возможность держать под контролем и внешние, и внутренние бизнес-процессы, также просто перестраиваться под повсевременно изменяющийся спрос.

2.2 Сравнительный анализ возможных вариантов решения проблемы

Ранее были выявлены: проблема – низкая степень автоматизации процесса обработки информации о товароматериальных запасах на складе и два варианта ее решения (доработка существующей программы или покупка нового информационного продукта). С помощью Internet ресурса был подобран вариант новой программа учета склада, которая решает поставленную перед ней задачу и соответствует техническим возможностям оборудования на складе ООО «Фрегат». Теперь осталось провести сравнительный анализ вариантов и выбрать лучший. Их сравнительная оценка отображена в таблице 4.

Таблица 4

Сравнительная оценка вариантов

Таким образом, учитывая все рассматриваемые параметры, целесообразнее и выгоднее установить новую Программу «Склад. Учет товаров». Программа легко устанавливается, ее внедрение требует минимальных усилий, обеспечивает быструю отдачу, имеет доступную цену.

Особенности данной Программы:

1) основы работы программы Склад: товарный учет в программе основывается на ведении карточек складского учета. В карточках хранится вся информация по товару. Программа ведет учет движения товара на складе с помощью приходных и расходных накладных;

2) наглядность информации: в складской карточке отражается текущий остаток товара на складе, его учетная и продажная цена. Программа позволяет увидеть подробную историю движения товара на складе;

3) позволяет вести учет товара на нескольких складах: при поставке в программе заведен только один склад, но есть возможность добавить нужное число складов или магазинов. Это позволяет программе производить и отслеживать приход и расход товаров по отдельному складу, перемещение товаров между складами;

4) функции учета в программе: по выписанным счетам производится резервирование товара на складе. В программе ведется учет расчетов с покупателями и поставщиками. Есть возможность печати ценников. Программа идеально подходит для малых и средних предприятий оптовой и оптово-розничной торговли;

5) складские документы: в программе ведется работа с первичными документами: приходными и расходными накладными, счетами-фактуры, счетами на оплату, внутренними накладными, ведется реестр выписанных и отгруженных накладных. По введенным документам формируется полный набор отчетов.

Основные виды отчетов:

• ведомости прихода-расхода;
• сальдо-оборотные ведомости;
• прайс-листы;
• складская справка;
• инвентаризационные ведомости;

Имеется блок аналитических отчетов:

• прогноз поступления средств;
• объем реализации;
• общая прибыль;
• прибыль по товарам;
• прибыль по покупателям;
• отчет по минимальным остаткам;

В программу встроен дизайнер отчетов, внешний вид всех печатных форм настраивается. Есть возможность экспорта отчетов в программу Excel и в виде HTML документов;

6) контроль остатков на складе: в программе хранится оперативная информация по товарным остаткам на складе. Также программой могут быть сформированы остатки по каждому складу или магазину на любую дату;

7) расчет средней цены в складской программе: расчет средней цены производится автоматически при оприходовании и реализации товара. Также расчет средней цены на соответствующую дату производится в виде отчета. Это обеспечивает полное совпадение складского и бухгалтерского учета.

2.3 Оценка целесообразности автоматизации информационной системы

Экономический эффект при внедрении программы «Склад. Учет товаров» достигается за счет двух основных составляющих:

1. Организации надежного учета товарных и денежных ценностей на предприятии, в том числе складского учета;
2. Возможности оперативного выявления «слабых мест» в работе предприятия и их устранения.

Конкурентные преимущества программы:

• Оперативность и надежность работы.
• Невысокие требования к производительности используемых компьютеров.
• Простота внедрения и эксплуатации.
• Одновременная работа нескольких пользователей с единой базой данных в локальной сети.
• Встроенный язык составления печатных форм документов и отчетов.
• Обмен данными с бухгалтерскими программами.

Необходимые виды ресурсов: финансовые (затраты на приобретение программного продукта, его доставку и установку), временные (ожидание поставки программы; время на установку, освоение ПО и обучение сотрудников склада) и технические (Windows 9x, процессор Pentium, 32 Mb оперативной памяти, 10 Mb на жестком диске). Предприятие обладает данным перечнем ресурсов.

2.4 План внедрения

Внедрение Программы «Склад. Учет товаров» состоит из следующих этапов: заключение договора на приобретение Программы; подготовка склада к внедрению Программы (подготовка, тестирование персонала с работой системы в реальном времени на объекте Заказчика); запуск и ввод Программы в эксплуатацию (передача проекта на договорное сопровождение).

В таблице 5 отражен план внедрения Программы «Склад. Учет товаров».

Таблица 5

План внедрения Программы «Склад. Учет товаров»

Весь процесс внедрения новой информационной модели займет приблизительно полгода. Наиболее продолжительными стадиями будут являться:

– запуск и ввод Программы «Склад. Учет товаров» в эксплуатацию – 3 месяца;

– тестирование программы – 1 месяц.

Заключение

В курсовой работе на основе анализа информационной системы Склада оптово-розничного торгового предприятия ООО «Фрегат» в первой главе раскрываются основные недостатки существующей системы складского учета с точки зрения информационных технологий (низкая степень автоматизации процесса обработки информации складского учета).

Пока клиентская база и номенклатура товаров относительно невелики, руководитель держит в голове вполне адекватную картину того, что происходит на предприятии. Он может не задумываясь сказать, сколько заказов и на какую сумму было принято в текущем месяце, сколько из них уже обработано, а сколько ждут своей очереди, кто из клиентов уже оплатил свои заказы, а кто просит об отсрочках, и т.д. По мере роста бизнеса «прикинуть в уме» уже не получается, ощущается потребность в инструменте, который взял бы на себя функции учета и управленческого анализа.

Как показывает практика, проведение регулярного анализа продаж с разбивкой по товарам, по сезонам, по поставщикам и так далее, позволяет выявить «скрытые» резервы бизнеса и получить дополнительную прибыль.

Таким образом, во второй главе сперва проводится сравнительный анализ путей решения выявленной проблемы

1 – путем доработки существующей Программы «Супер-Склад» в рамках аналитического учета,

2 – приобретение новой Программы «Склад. Учет товаров», выбранной посредством Internet ресурса).

Далее раскрываются основные преимущества приобретения нового программного продукта, обосновывается целесообразность вложения средств в приобретение Программы «Склад. Учет товаров» и составляется детальный план реализации предложения (сетевой график).

Весь процесс внедрения новой информационной модели займет приблизительно полгода. Наиболее продолжительными стадиями будут являться:

– запуск и ввод Программы «Склад. Учет товаров» в эксплуатацию – 3 месяца;

– тестирование программы – 1 месяц.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ