Файл: Анализ существующей информационной системы ООО «Фрегат».pdf

Администратор ООО «ФРЕГАТ» осуществляет:

- администрирование серверов в рамках полномочий отдела;

- поддержку работоспособности ЛВС;

- установку и настройку АРМ пользователей;

- установку, настройку и сопровождение программного обеспечения, используемого в сети компании;

- проводит консультации пользователей по работе с программным обеспечением.

В своей деятельности ООО «ФРЕГАТ» использует специализированное программное обеспечение.

Анализ существующей информационной системы ООО «Фрегат» производится на примере структурного подразделения – Склад.

Одной из основных коммерческих функций подразделения является закупка товаров для их дальнейшей продажи. Правильно организованная закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Работа по закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций, к числу которых относятся:

• изучение и прогнозирование покупательского спроса;
• определение потребности в товарах;
• выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;
• установление хозяйственных связей с поставщиками;
• контроль исполнения договоров и хода поставки товаров.

Для организации эффективной работы складского комплекса важнейшее значение имеет выбор информационной системы, которое позволяет превратить процесс обработки товародвижения в своеобразный непрерывно действующий конвейер и от которого зависит функционирование складского комплекса в целом.

С учетом тенденций развития информационных технологий и с целью обеспечения исполнения поставленных перед рассматриваемым подразделением задач необходима автоматизация данного процесса. Подобные мероприятия позволят выявить «скрытые» резервы бизнеса и получить дополнительную прибыль.

1.2 Взаимосвязи Склада с другими структурными подразделениями предприятия

Товары после приемки поступают конкретно на склад. Заказ товара производится во время необходимости и вывозится со склада избранного поставщика. При выбирании поставщиков-изготовителей главную роль играет не только то, какие Товары они создают и продают в текущее время, но и их возможности по модернизации, также выпуску новых товаров.

Чтоб приобретать Товары, которые не создают местные компании, отдел снабжения повсевременно анализирует маркетинговые объявления, также и поставщиков-посредников, с предложениями оптовой реализации товаров. Поиску поставщиков товаров содействует также посещение выставок новых товаров, оптовых рынков и ярмарок. В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно поделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников.

В выставочный зал товар отчасти поставляется со склада; в согласовании с заявкой, данной товароведом выставочного зала. Для того чтоб верно высчитать число требуемого товара, отделом маркетинга организована «история продаж» товаров, пока лишь по штучной группе. Заявка передается коммерческому отделу по средствам телефонной связи.

Кроме того, ООО «Фрегат» производит подачу обращений напрямую поставщику через торговых уполномоченных лиц, которые посещают предприятие один либо дважды в неделю.

Основанием для завоза товаров в магазин служит заявка. Ее составляют менеджер по снабжению либо руководитель, ориентируясь на покупательский спрос и на наличие остатка товара в складских помещениях.

При приемке товара проверяется полнота и корректность составления всех нужных сопроводительных документов на поступивший в магазин товар; потом производится количественная проверка поступившей партии: взвешивание проверка наполненности тарных единиц, подсчет штучных товаров; операции количественной приемки товаров совмещают с операциями разгрузки тс. Проверка по качеству производится по итогам внешнего осмотра, органолептически. За приемку товаров по числу и качеству отвечает товаровед и заведующий складом.

После приемки Товары доставляют в помещения для хранения.

Процесс хранения товаров на складе предугадывает их верное расположение и укладку, создание рационального режима, наблюдение и текущий уход за товарами.

Сохранность количества и качества товаров в процессе их хранения обеспечивают материально-ответственные лица.

Информация передается безпрерывно и разными методами.

Каждое из направлений связи между подразделениями сопровождается передачей большого массива данных.

Наглядно главные потоки информации складского комплекса представлены в таблице 2.

Таблица 2

Входная (исходящая) информация

Оперативность процесса обработки большого непрерывного потока документации – является важнейшей задачей органов управления складского комплекса. Необходимо качественно, своевременно и желательно в автоматическом режиме осуществлять данный механизм, что повышает уровень контроля над деятельностью на складе и позволяет в любой момент получить реальную картинку о ситуации складского комплекса (сформировать аналитический отчет).

1.3 Организационная структура Склада

Анализируемое структурное подразделение имеет линейную организационную структуру, которая приведена на рисунке 4.

Заведующий складом

Кладовщик

Грузчики

Оператор

Рис.4. Организационная схема Склада

Все сотрудники Склада непосредственно подчинены заведующему складом, который в свою очередь подчиняется директору предприятия.

В ООО «Фрегат» система Склада построена следующим образом:

– заведующий складом (общее руководство подразделением, работа с поставщиками (выбор поставщика, оформление условий поставки, согласование и оформление контрактов / договоров, формирование заявок на поставку), составление плана закупок);

– старший оператор по работе со складом (прием заявок, введение данных в компьютер, составление отчетов по закупкам с аналитикой);

– менеджеры-операционисты (сверка заявок со спецификациями на объект и сетевыми графиками, оформление спецификаций к контрактам на закупку, сверка документов с размещенным заказом);

– кладовщики (приемка-передача и учет первичной документации);

– грузчики (погрузочно-разгрузочные работы и сбор счетов / актов).

1.4 Информационные потоки внутри Склада. Информационная модель «как есть»

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от 1-го работника компании к иному либо от 1-го отделения к иному. Изменение информации (бухгалтерская проводка) не изучается в качестве информационных потоков.

Система информационных потоков – совокупность физических передвижений информации, которая дает возможность выполнить какой-нибудь процесс, воплотить какое-либо решение. Более общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, позволяющая вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы компании.

Информация, собираемая в системе контроллинга для обработки и изучения, обязана отвечать последующим требованиям:

- своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, дохода обязана поступать тогда, когда еще имеет смысл ее рассматривать;

- достоверности;

- релевантности, т.е. информация обязана оказывать помощь принимать решения;

- полезности (эффект от использования информации должен перекрывать издержки на ее получение);

- полноте, т.е. не должно быть упущений;

- понятности, т.е. информация не обязана требовать «расшифровки»;

-регулярности поступления.

Заявка потребителя

Заявка на информацию

Регламенты

Информация

Платежи поставщику

Платежи перевозчику

Документация по товарам

Документация по услугам

Внешние контрагенты

Инфраструктура

Персонал

Платежи потребителя

Состояние счетов

Планы контрагентов

Потребности потребителя

Информация о состоянии рынка

Бизнес-процессы компании ООО "Фрегат"

Рис.5. Общая модель бизнес – процессов ООО «ФРЕГАТ»

Через рассматриваемое структурное подразделение ежедневно проходит огромный объем информации.

Рассмотрим движение информационных потоков между Складом и прочими подразделениями.

На рисунке 6 изображена схема движения информационных потоков ООО «Фрегат».

Информационные потоки в части сбора информации для закупок организованы следующим образом: менеджеры отдела продаж направляют в отдел снабжения график продаж и спецификации. Отдел снабжения, согласно спецификаций на объект и графиков продаж, осуществляет мониторинг цен и возможностей поставки товаров.

Также отдел снабжения (в некоторых случаях директор) после проведения маркетинговых исследований, контактов с поставщиками, учитывая информацию по остаткам на складах, формирует информацию по заявкам.

Рис.6. Схема движения информационных потоков ООО «Фрегат»

Посредством службы экспедиторов товар от поставщиков поступает на склад (по накладным), где осуществляется приемка / передача.

Для учета товаров в складском комплексе существуют отдельные штатные единицы – кладовщики, от которых информация поступает к менеджерам по снабжению, которые в свою очередь запрашивают / сообщают. о потребности заведующему складом.

Кладовщик уведомляет начальника отдела продаж о наличии / отсутствии товаров и соответственно ставит в известность о потребности начальника отдела снабжения.

По мере возникновения необходимости из бухгалтерии поступает информация о расчетах с поставщиками и покупателями, исходя из чего, происходит корректировка графика закупок.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что с увеличением объемов продаж наличие ручного складского учета является недостатком и негативно отражается на системе управления материально-товарными запасами в ООО «Фрегат», а также приводит к увеличению времени на обработку информации о наличии / отсутствии товаров на складе и торможению процесса составления прогнозов закупок.

1.5 Характеристика используемых технических средств и программного обеспечения

Техническое оборудование офиса облегчает и ускоряет бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Стандартным техническим оборудованием считается:

– персональный компьютер;

– принтер;

– факс;

– сканер;

– ксерокс;

– модем;

– прочее.

На рисунке 7 показана техническая архитектура ООО «ФРЕГАТ».

Рис.7. Техническая архитектура ООО «ФРЕГАТ»

В таблице 3 приведена характеристика технических средств и программного обеспечения, используемых на Складе.

Таблица 3

Характеристика технических средств и программного обеспечения Склада

Для обычного функционирования установленного программного комплекса «Супер-Склад» предъявляются не чрезвычайно огромные требования к ПК. Достаточными являются последующие требования: наличие операционной системы Windows хоть какого поколения; другие требования минимальны (жесткий диск 40GB, процессор Р II и т.д.). Вооруженность технических средств на Складе соответствует предъявляемым требованиям.