Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»..pdf

На сегодняшний день информационное обеспечение ведения документооборота становится неотъемлемой частью практически каждого предприятия. Использование информационных технологий позволяет решать задачи в сфере управления предприятием, а именно: улучшение контроля и ускорение бизнес - процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда. Единственным методом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

Примером решения поставленных задач в России, является программа «1С: Предприятия» которая занимает 30,5% рынка и программа «SAP» 49,9%.

Однако попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности. Для малого предприятия может быть не выгодно использовать столь дорогостоящие услуги брендовых компаний.

Разработка собственного продукта позволяет уменьшить расходы предприятия и решать все поставленные задачи: контроль движения товарно-материальных ценностей; управление торговой деятельностью и автоматизация торгового документооборота; расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности; учет заказов от покупателей; внутреннее планирование заказа продукции.

Целью работы является проектирование системы обеспечения управления документооборотом на предприятии.

Для получения результата необходимо решить следующие задачи:

- проанализировать деятельность рассматриваемого предприятия;

- выявить проблемные моменты документооборота;

- обосновать проектные решения по программному и информационному обеспечению;

- спроектировать программу, обеспечивающую поддержку бизнес-процесса управления документооборота.

Объектом в данной работе является ООО «Fresh». Предметом исследования является проектирование программы, обеспечивающей бизнес-процесс управления документооборотом данного предприятия.

Основные исследовательские приемы и методы: абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция.

Практическая значимость работы заключается в систематизации знаний относительно оптимизации бизнес-процесса управления документооборотом компании, а также возможности непосредственного использования полученных результатов при написании дипломной работы.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложения.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

ООО «Fresh» является молодой развивающейся компанией. Одной из основных проблем выступает необходимость ведения довольно значительного документооборота. Схема с использованием методологии IDEF, характеризующая процессы работы компании, приведена на Рисунке 1.

Рис. 1. Схема процесса учета продаж

Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 2.

Рис. 2. Декомпозиция процесса учета работы с клиентами

При первичном обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а также выясняют, какие услуги и в каком объеме его нужны, в результате чего формируют коммерческое предложение, которое отправляют клиенту.

Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 3.

Рис. 3. Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента

В случае, если клиента устраивает выставленное коммерческое предложение, менеджер выбирает шаблон договора, для выбранной им услуги. Затем в выбранный шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме услуг. После этого, на основании заполненного договора и данных о видах работ менеджер производит расчет стоимости услуг по договору.

После завершения договора менеджер контролирует выполнение оговоренных услуги и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и формирует счета на оплату. Счет на оплату формируется путем заполнения шаблона счета данными о сумме оплаты и данными клиента. Также менеджер формирует акт выполненных услуг.

В обязанность менеджера также входит формирование отчета по работе с клиентами за определенный период (неделя или месяц). На основании данных об оплаченных счетах, поступающих от бухгалтерии, менеджер рассчитывает оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности, а также формирует отчет по поступившим оплатам за каждого клиента в отдельности и за всю компанию в целом. Отчет содержит такие графы, как наименование клиента, общая сумма услуг, оплаченная сумма (с разбивкой по датам), остаток задолженности.

1.2. Характеристика существующих бизнес–процессов

В приложении 1 к настоящей работе представлена организационная структура ООО. Из нее вытекает, что общее руководство предприятием осуществляет генеральный директор. В непосредственном подчинении у генерального директора находятся заместитель директора, а также начальники отделов и юрисконсульт.

Начальник отдела закупок также непосредственно руководит сотрудниками отдела.

Основные функции отдела закупок:

- определение потребности в материальных ресурсах;

- поиск, анализ данных, выбор поставщиков;

- заключение договоров и контроль исполнения;

- получение материальных ресурсов;

- проверка поступающей продукции и подтверждение качества.

Основными задачами отдела кадров являются:

- обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов и рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификаций;

- осуществление эффективного подбора и расстановки кадров в соответствии с их деловыми и профессиональными качествами;

- участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива.

Отдел продаж работает в следующих направлениях:

- сбор и анализ информации о профильном рынке (информация о клиентах, конкурентах, поставщиках и др.);

- поиск клиентов;

- проведение переговоров с клиентами;

- оформление и заключение контрактов;

- подготовка тендерной документации, участие в тендерах;

- развитие отношений с клиентами;

- получение рекомендаций от клиентов;

- ведение внутренней отчетности и документации;

- продвижение услуг компании (реклама и PR);

- формирование рекламного бюджета.

К функциям отдела отнесены:

- увеличение стоимости и рентабельности заключенных контрактов;

- рост числа крупных заказов;

- расширение и сохранение клиентской базы;

- формирование личных и доверительных отношений с клиентами;

- расширение известности компании;

- создание имиджа компании как надежного делового партнера;

- качественная подготовка документов;

- развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

К основным функциям службы делопроизводства относятся следующие:

- организация делопроизводства;

- прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), ведение справочной работы по корреспонденции;

- осуществление доставки и отправки почтово-телеграфной корреспонденции;

- организация работы архива документов;

- организация работы библиотеки;

- организация и осуществление машинописной работы и работы по копированию документов.

Служба состоит из начальника службы и трех специалистов.

Между всеми указанными службами в ежедневном режиме осуществляется оборот документов различной важности, требующих исполнения и учета. Особое внимание в нашем случае привлекате работа отдела продаж, на котором лежит основная часть документооборота.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Все документы, поступающие в ООО, проходят несколько этапов: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Отдел делопроизводства должен систематически вести учет количества обрабатываемых документов, то есть учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ООО.

Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов, требующих исполнения и ответа представлена на Рисунках.

Рис. 4. Документооборот в компании ООО «Fresh»

Рис. 5. Функциональная диаграмма обработки документов ООО «Fresh»

Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов, предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних документов.

Используются следующие активные объекты (механизмы)

- руководитель (начальник службы);

- исполнители – сотрудники службы.

Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального исследования документов, а также регистрации документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.

Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.

Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы передаются руководителю.

Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.

Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.

Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.

В настоящее время используемая система организации делопроизводства обладает следующими недостатками:

1. Низкая скорость обработки документов;

2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с человеческим факторам;

3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного документа;

4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и его рецензирования.

Данные недостатки можно устранить путем внедрения автоматизированной системы документооборота организации.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

К информационному обеспечению задачи будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя и системы.

Разрабатываемая система должна содержать в себе следующие модули:

- модуль авторизации;

- модуль работы со справочниками;

- модуль ввода данных;

- модуль получения отчетов.

В модуле авторизации должны быть реализованы следующие функции: