Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»..pdf

На рисунке открыт раздел «Магазин №1» и вкладка «Приход». В этом режиме пользователь производит учёт поступивших товаров по номенклатуре. Здесь мы можем наблюдать наименование поступивших товаров, их количество, цену и сумму. Программа автоматически ведёт ежедневный накопительный учёт поступивших товаров. При заполнении таблицы автоматически высчитывается столбец «Сумма (руб.)» и «Всего (руб.)» для удобства использования информационной системы. В этом окне мы также можем посмотреть статистику подразделения организации и вывести приход товара на требуемый интервал времени. Также программа даёт возможность произвести сортировку по номенклатуре, цене и при необходимости по сумме. Интерфейс программы несложный, понятен не опытному пользователю, это разработано специально для простоты использования и возможности использование информационной системы широким кругом лиц.

Рис. 13. Рабочее окно программы, раздел «Магазин №1», вкладка «Расход»

Рисунок демонстрирует окно программы с открытом разделом «Магазин №1» и вкладкой «Расход». На этом рисунке мы также видим наименование товаров, но только в данном случаи мы наблюдаем сформированный отчет с временным интервалом в три дня. Интервал времени указывается в верхней, правой части окна программы. Информационная система автоматически вычислила расходование товары в течение трёх дней, учитывая ежедневную реализацию товаров за прошедший период. Также программы показала общую сумму расхода товаров. Эта информация позволяет наглядно видеть движение товара. С помощью данной информационной системы мы также можем мгновенно вывести расход товаров за любой другой интервал времени.

Рис. 14. Рабочее окно программы, вкладка «Материальный отчёт»

Далее на рисунке продемонстрирован материальный отчёт. На рисунке открыта вкладка «Магазин №», раздел «Материальный отчёт». Материальный отчет выведен за указанный пользователем период времени. Все данный отчёта высчитаны автоматически. Тут мы можем анализировать динамику движения товара. Видим торговую наценку на товар, какой остаток товара на складе в указанный интервал времени. Прослеживается популярность того или иного товара. В нижней части окна программы демонстрируется общая сумма по критериям, что тоже немало важно. Программа позволяет моментально формировать сложные материальные отчёты, упростить работы сотрудникам организации. Оптимизировать рабочее время и использовать его с максимальной выгодой.

Рис. 15. Рабочее окно программы, раздел «Руководителю»

Далее в разделе «Руководителю» прослеживается весь поток торгово-материальных ценностей. В данном окне программы мы видим динамику доходов и расходов.

Для удобства анализа продаж, есть возможность построить график по конкретному товару, на конкретный промежуток времени. Что позволяет произвести точный анализ, сезонность товара, зависимость спроса от времени года. Информационная система даёт возможность запланировать закупки на данный промежуток времени.

Данная информационная система, обеспечивающая бизнес-процесс «Управление документооборотом», безупречно выполняет свои функции. Её действие направлено на ускорения развития предприятия, благодаря внедрению программы, бизнес-процессы будут протекать прозрачно. Информационная система хранит в базе данных все ранее введенные документы, благодаря этому можно проводить сложный технический анализ перспектив предприятия.

Интерфейс автоматизированной информационной системы отличается простотой, это необходимо для того, чтобы не нагружать рабочее пространство. Простота и удобство использования делают данную информационную систему легко осваиваемой для специалистов, не имеющих образования в области информационных технологий.

Заключение

В результате проведения анализа и разработки системы обеспечения электронного документооборота создана информационная система, обеспечивающая реализацию операций данного бизнес-процесса. Эта система будет успешно применяться на малом предприятии для централизованного хранения документов и проведения анализа продаж, используя весь функционал программы.

Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций.

При создании программы использовались новейшие средства разработки и современные технологии. Использована бесплатная база данных MySQL. Разработка проводилась с соблюдением принципов объектно-ориентированного программирования. Язык «C#», выбранный для написания экономической информационной системы, реализует механизмы оптимизации использования памяти, стандартные подходы к решению многих задач.

Сама программа состоит из двух частей: программы-клиента и программы-сервера, что позволяет использовать единое хранилище данных несколькими пользователями системы. Важным является тот факт, что программа может выполняться на бесплатных операционных системах с открытым кодом, причем базу данных даже рекомендуется хранить в таких операционных системах.

К направлениям дальнейшего совершенствования можно отнести расширение функционала программы и усовершенствование дизайнера. Но даже существующий вариант можно назвать завершенным продуктом и использовать для обеспечения управления документооборотом.

Список использованных источников

Монографии и периодические издания

1. Аладин Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего // Банковские технологии. - 2013. - № 4. - С. 57-59.
2. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство: учебное пособие. - Москва, 2007. - С. 40-47.
3. Корюкин Ю.А. Сказка о потерянном времени / Ю. А. Корюкин // Управление компанией: пособие. - Москва, 2009. - С. 63-66.
4. Кузнецов С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство: учебник. - Москва, 2016. - С. 63-69.
5. Подолина О.А. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. А. Подолина // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2016. - С. 20-21.
6. Подолина О.А. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. А. Подолина // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2008. - С. 87-91.
7. Романов Д.А. Роль документооборота в организации предприятия / Д. А. Романов // Правда об электронном документообороте: научный сборник. - Москва, 2004. - С. 144-157.
8. Серова Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления // Секретарское дело: пособие. Москва, 2008. - С. 30-43.
9. Серова Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. В. Серова // Секретарское дело: пособие. - Москва, 2015. - С. 30-43.

Электронные ресурсы

1. БОСС-Референт [Электронный ресурс]: АИС Документооборот // Информационный портал. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/ (дата обращения: 06.07.2017)
2. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]: документооборот // Справочная система. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ (дата обращения: 06.07.2017)