Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»..pdf

- Доступ пользователя к главной странице системы после корректного ввода пароля и логина;

- Вывод сообщения об ошибке ввода пароля и логина с предложением повторить ввод.

В данном модуле должны быть реализованы следующие функции:

- Ввод данных в справочники;

- Проверка вводимых данных на корректность по типам;

- Вывод в виде экранной формы состава справочника;

- Редактирование состава справочника.

В модуле ввода данных должны быть реализованы следующие функции:

- Возможность ввода данных с помощью экранной формы;

- Проверка вводимых данных на их корректность.

В модуле получения отчетов должны быть реализованы следующие функции:

- Возможность получения отчета в соответствии с заданными параметрами:

- Формирование необходимых аналитических отчетов.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает почти половину времени работников. При необходимости упростить систему документации, используют следующие подходы:

- проведение унификации и стандартизации документов;

- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами).

К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Для данного проекта информационная база представлена в виде интегрированного информационного хранилища. Данная организация позволяет объединить различные источники информации, управлять файлами различных форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения информации базы данных:

- совместимость данных; соответствие данных реальному состоянию объекта;

- удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;

- поддержка целостности данных.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение системы должно быть достаточным для выполнения реализуемых функций системы, а также иметь средства организации требуемых процессов обработки данных, позволяющих своевременно выполнять необходимые функции во всех режимах функционирования системы.

В данный момент российский рынок предоставляет широкий ассортимент автоматизированных информационных систем электронного документооборота, которые отвечают требованиям и целям автоматизации управленческой деятельности предприятия, но имеющие разными программными требованиями. Далее показан обзор некоторых автоматизированных информационных систем. Данные системы выбраны исходя из анализа компании «DSS Consulting», показавшее аналитические исследования по продвижению российского рынка автоматизированных информационных систем электронного документооборота^[1].

1) «Directum» - автоматизированная информационная система электронного документооборота, предназначенная для увеличения эффективности работы каждого работника предприятия в различных областях их общей деятельности.

Программа «directum» является полноценной «ECM» (Enterprise content management) системой и обеспечивает управление документами в течении всего их жизненного цикла, делопроизводство на бумажных носителях частично входит в электронный документооборот. «Directum» осуществляет продуктивную организацию и слежение за деловыми процессами на базе технологии «Workflow»: исполнение документов, обработка заказов, подготовка и осуществление конференций, поддерживание периода продаж и других процессов^[2].

Состав системы:

а) управление электронными документами. Создание и хранение разных неструктурированных документов (тексты «Microsoft Word», таблицы «Microsoft Excel», рисунки «Microsoft Visio», «CorelDraw», видео и др.); использование ЭЦП; создание структуры документов по папкам; определение прав доступа на документы; история работы с документами;

б) управление деловыми процессами. Обеспечение процессов согласования и обработки документов на каждой стадиях жизненного цикла «docflow»; взаимосвязь между работниками предприятия в ходе протекания бизнес-процессов;

в) управление договорами. Составление процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, и поиска, анализа, редактирования документов предприятия;

г) управление конференциями. Полное осуществление организации конференций; создание и распространения необходимой информации; слежение осуществления решений конференции;

д) осуществление взаимоотношений с клиентами организации. Ведение общей базы предприятия и контактных лиц; хранение истории встреч, звонков и сообщений.

2) Платформа «DocsVision» является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс^[3].

Основные процессы, автоматизируемые с помощью «СЭД DocsVision» - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Основные функции «DocsVision»:

а) автоматизация управления предприятием;

б) поддержка процессного подхода в организации управления;

в) автоматизация систем менеджмента качества;

г) автоматизация процессов согласования и утверждения документов;

д) средства контроля исполнения документов и заданий;

е) маршрутизация и доставка документов на места пользователей;

ж) создание электронного архива документов.

3) «1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота^[4].

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

а) хранение любых документов;

б) ограничение прав доступа к документам;

в) коллективная работа с документами;

г) хранение и контроль версий.

Несмотря на широкое разнообразие готовых продуктов данной области на рынке, необходимо сделать универсальную, недорогую систему для перевода организации на автоматизированный документооборот.

Создание проекта решено проводить на языке программирования «С#» в среде «Microsoft Visual studio» для создания небольших программ, поэтому и была выбрана в качестве среды разработки. Язык «С#» является гибким и удобным, позволяя создавать в кратчайшие сроки актуальные программные продукты. В качестве базы данных выбрана система «MySQL».

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Данная информационная модель служит для того, чтобы автоматизировать процессы следования документов на предприятии и предоставить данные возможности:

а) создание и регистрацию документов;

б) распределение электронных документов между сотрудниками;

в) автоматическое формирования материального отчёта;

г) формирование графиков зависимости доходов и расходов.

Разрабатываемая автоматизированная информационная система является многопользовательской, осуществляет координированную всеобщую работу коллектива работников организации. Этим и обосновано устройство информационной системы и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемым данным, обеспечение целостности и сохранности данных.

Автоматизированная информационная система представляет клиент- серверную архитектуру и её необходимо эксплуатировать в локальной сети предприятия. Это устройство системы позволит обеспечить такие важные характеристики как:

а) эффектную защиту данных в режиме многопользовательского доступа;

б) сохранность данных с помощью централизованного архивирования;

в) осуществление конфиденциальности данных с помощью управления правами доступа к ним.

Учет документов и слежение пути прохождения на предприятии основываются на данных принципах:

а) регистрация документа - процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем, имеющим право на изменение документов, - регистратором;

б) регистрационная форма документа - набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе, позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение;

в) обработке документа для дальнейшей работы;

г) формирование отчёта на основе общей базы данных документов.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В качестве входной информации в разработанной системе документооборота используются следующие документы и сведения:

- Перечень отделов компании;

- Список сотрудников компании – пользователей системы;

- Перечень операций;

- Перечень документов;

- Перечень папок;

- Перечень категорий справочных документов.

Данные документы вносятся в систему вначале ее работы.

Справочник Отделы включает в себя название отдела.

В качестве оперативных используются следующие таблицы:

1. Документы;

2. Документы в папке;

3. Справочные документы;

4. Операции.