Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»..pdf

2.3. Характеристика результатной информации

Результатной информацией для задачи автоматизации документооборота являются следующие документы:

- список сотрудников;

- список документов по видам;

- список операций;

- Список каталогов и подкаталогов документов;

- Список документов в папках.

В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество сотрудников;

- дата регистрации;

- должность;

- отдел;

- дата рождения;

- логин и пароль для доступа в систему.

Данный документ формируется на основе справочников Отделы, Пользователи.

Списки документов имеют следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дата регистрации;

- краткое описание;

- количество страниц;

- адресат;

- ссылка на электронную версию документа.

Список документов, находящихся в архиве, а также список документов, находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут быть следующие статусы:

- документ зарегистрирован;

- документ рассмотрен;

- документ поставлен на контроль;

- документ отправлен в архив.

На основе статуса формируются списки документов.

Список документов в папках содержит наименование папки, наименование документа.

Список операций содержит наименование операции, дату проведения, описание.

2.4. Общие положения (дерево функций)

В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;

- Сотрудник (пользователь), осуществляющий регистрацию документов и дел;

- Администратор.

Различие между функциями данных пользователей содержится в различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево функций для администратора представлено на рисунке.

Рис. 6. Дерево функций системы для администратора

Рис. 7. Дерево функций системы для пользователя (сотрудника)

2.5. Характеристика базы данных

Программа состоит из двух основных частей: клиента и сервера. Сервер соединяется с базой данных, а клиенты, в свою очередь, подключаются к данному серверу для обмена информацией, произведением централизованных расчетов, получением и записью данных. В качестве базы данных выбрана система «MySQL».

Соединение клиентов с сервером осуществляется по протоколу TCP/IP, чтобы избежать потерь важных данных. К тому же нынешние сетевые технологии позволяют использовать высокоскоростные каналы связи за относительно небольшие финансовые вложения.

Рис. 8. Схема базы данных

При данной схеме база данных и серверная часть программы электронного документооборота могут находиться физически на разных серверах. Это позволяет снизить требования к оборудованию и снизить нагрузку на отдельные узлы сетевой инфраструктуры.

База данных (рисунок 8) состоит из ряда необходимых таблиц, таких как таблица пользователей системы, таблица прихода и расхода товара, склад, товары и других таблиц, не говоря уже о более детальном разделении указанной структуры.

Самим документам при регистрации присваиваются реквизиты, позволяющих быстро найти их с помощью поиска в базе данных.

2.6. Описание программных модулей

Так как система представляет собой клиент-серверный вариант, то проектирование программы для обеспечения бизнес-процесса велось параллельно в двух формах. Начнем с серверной части.

Программа-сервер документооборота выполняет несколько функций:

а) обработка запросов клиентов;

б) вывод служебной информации (логов);

в) служит посредником между клиентом и базой данных;

г) осуществляет процедуру регистрации пользователей.

Рис. 9. Схема функционирования сервера

Запросы к серверной программе должны поступать по протоколу TCP/IP, так как данные не должны теряться по пути следования. В качестве программных средств передачи данных решено использовать набор низкоуровневых классов «Net Sockets», позволяющих работать с управляемыми соединениями. Так как клиентов в данной системе может быть несколько (программой нет ограничений в количестве клиентов), то программа-сервер должна работать с ними по отдельности.

Для соблюдения принципов объектно-ориентированного программирования требуется разделить код по смысловым признакам в отдельные классы. Исходя из функций, выполняемых программой-сервером, можно выделить три основных класса:

а) класс интерфейса для взаимодействия с пользователем;

б) класс сетевого взаимодействия с клиентами;

в) класс связи с базой данных.

Все эти классы взаимосвязаны и служат для обработки команд клиентов.

Сначала инициализируется сама программа, затем включаются указанные основные классы. Сетевой класс получает команды от клиента, для их выполнения использует вспомогательный класс взаимодействия с базой данных, при необходимости отправляет ответ клиенту и отражает результаты своей работы на пользовательский интерфейс. Также могут использоваться дополнительные структурные звенья. С помощью такого деления на классы реализуется инкапсуляция - это механизм программирования, объединяющий данные и код в одном блоке, предохраняющий их от вмешательства извне и неправильного использования. Инкапсуляция позволяет объединить данные и код в объект и скрыть реализацию объекта от пользователя. При этом пользователю предоставляется только спецификация (интерфейс) объекта. Пользователь может взаимодействовать с объектом только через этот интерфейс.

Чтобы определить состояние сервера и правильность выполнения запросов клиентов необходимо использовать компонент для записи служебной информации в реальном времени. Этот пополняемы список, так называемый журнал событий или лог, должен располагаться в основном окне программы- сервера, чтобы наиболее удобным образом отразить информацию для администратора системы. Сюда должны попадать, главным образом, результаты обработки запросов к базе данных, так как это является очень уязвимым местом в системе, особенно если программа-сервер и хранилище данных находятся физически на разных компьютерах.

Для сокращения числа дополнительных программ в интерфейс сервера необходимо встроить средство регистрации пользователей системы. В качестве основных идентификационных данных должно быть внесено имя пользователя (логин или псевдоним), настоящее имя, фамилия и отчество, а также пароль. Также необходимо учесть и дополнительные идентификаторы пользователя в организации: номер телефона, адрес нахождения и e-mail. Чтобы повысить уровень безопасности системы пароль нужно хранить в базе данных в зашифрованном виде.

Последний, но немаловажный элемент в сервере - это настроечные параметры соединения с базой данных и ее стартовое развертывание. Чтобы сервер мог использовать в качестве источника данных произвольный доступный узел сети, необходимо дать возможность администратору задавать параметры подключения к серверу базы данных. В параметры подключения входит IP-адрес компьютера, содержащего базу данных, имя самой базы, логин и пароль пользователя, имеющего доступ к совершению процедур чтения, записи и обновления таблиц базы данных. Также к серверу должна быть присоединена утилита для начального создания таблиц в базе и их заполнения необходимыми значениями. Это позволит без помощи сторонних программ (возможно даже платных) и знания языка SQL подготовить данную систему документооборота к работе.

Перейдем к рассмотрению функциональных особенностей клиентской части системы. Так как на сервере происходит регистрация пользователей, то клиент должен, в первую очередь, пройти процедуру авторизации, путем ввода логина и пароля. После отправки введенных данных на север клиент получает либо положительный ответ, в случае правильного ввода имени пользователя и пароля, либо сообщение об отказе доступа.

После успешного подключения к серверу пользователю предоставляется главное окно для работы с программой. В этом окне для пользователя предоставляется весь функционал программы-клиента (рисунок 9), а именно:

а) ввод документов;

в) формирование материальных отчетов;

г) просмотр анализа продаж.

Рис. 10. Схема функционирования клиента

Рассмотрим поподробнее эти необходимые возможности программы. Одной из основных задач введения электронного документооборота является переход от бумажных документов к документам, хранящимся в единой базе данных в электронном виде. Для этого и служит процедура регистрации документов. Регистрация должна быть построена таким образом, чтобы пользователь интуитивно мог понять, какие поля обязательны для заполнения, а какие нет. Следовательно, необходимо сделать программную проверку заполнения полей.

После заполнения требуемых полей и подтверждения регистрации документа эти данные должны быть сохранены в таблицы базы данных, а также документу должен присвоиться порядковый номер в системе. После этого продолжается дальнейшая работа с программой.

Для быстрого доступа к информации, хранимой в единой базе данных документов, необходима процедура поиска по параметру даты регистрации. Этот критерий позволяет получить исчерпывающую информацию по документам, хранимым в базе данных и быстро найти нужный документ.

В качестве связи с сервером предполагается выполнять различные поименованные запросы, которые он сможет распознать и обработать. Так же, как и в программе-сервере, предполагается разработать отдельный класс для сетевого взаимодействия между клиентом и сервером. Здесь требуется учесть все те же варианты запросов, как и на сервере (отправка, получение, отправка и получение), чтобы организовать логическую связь этих двух программ.

Для хранения данных программы необходимо использовать реляционную базу данных. В реляционных базах данных все данные представлены в виде простых таблиц, разбитых на строки и столбцы, на пересечении которых расположены данные. Запросы к таким таблицам возвращают таблицы, которые сами могут становиться предметом дальнейших запросов. Каждая база данных может включать несколько таблиц. Ссылающиеся друг на друга таблицы должны иметь хотя бы один столбец, называемый первичным ключом. Строки в этом столбце уникальны. Они не могут повторяться, не могут быть пустыми и эти значения позволяют отделить одну строку таблицы от любой другой. Использование реляционной базы данных обусловлено тем, что это позволяет экономить место на диске, снизить затраты на запись данных, легко манипулировать отдельными данными и логически разбить на части все множество информации. Для разбиения данных логически из вышесказанного следует поделить базу на эти основные таблицы:

а) таблица документов (хранит номера, даты регистрации, исполнения, а также сами тексты документов);

б) таблица текстовых сообщений (содержит отправителя, получателя, временные отметки, реквизиты электронного письма);

в) таблица пользователей (данные по пользователям, внесенные через сервер документооборота);

г) таблицы исполнителей, контролеров, а также прочие служебные таблицы.

Перед первым запуском системы нужно воссоздать в базе данных указанную структуру таблиц и заполнить ее начальными значениями, необходимыми для нормальной работы программы. Этот процесс должен быть автоматизирован и выполняться через сервер документооборота администратором.

2.7. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим особенности работы спроектированной системы реализации бизнес-процесса «Управление документооборотом».

Рис. 11. Схема функционирования сервера

На рисунке продемонстрировано окно авторизации пользователя. В данном окне сотрудник организации имеет возможность осуществить вход в автоматизированную информационную систему, с помощью ввода логина и пароля, после ввода этих данных, следует кликнуть на кнопку вход. При неверном вводе информации пользователь не сможет увидеть рабочее окно программы. И сотрудник увидит отчёт об ошибке. После ввода данных и клика на кнопку вход осуществляется запуск рабочего окна программы.

Рис. 12. Рабочее окно программы, раздел «Магазин №1», вкладка «Приход»

После выполнения входа пользователь видит перед собой следующее окно. Рабочее окно программы имеет 5 вкладок, по мере увеличения филиалов организации, будет происходить увеличение количества магазинов в окне программы. Итак, мы можем наблюдать вкладку «Общий склад», «Магазин №1», «Магазин №2», «Магазин №3», «Руководителю».

Удобство данной информационной системы состоит в том, что вся организация имеет одну единую базу и высшему руководству легко следить за движением товаров и планированием закупок. Это связанно с тем, что менеджеры, находящиеся на филиалах, в данном случаи Магазин №1, Магазин №2, Магазин №3, осуществляют централизованный обмен данными, другими словами осуществляют процесс электронного документооборота, занося информацию бумажных носителей в базу дынных автоматизированной информационной системы. Данные от филиалов поступает в главный офис, для прохождения дальнейшего их жизненного цикла.