Файл: Учет денежных средств в кассе предприятия (Методология и задачи учета).pdf

2.4. Совершенствование учета денежных средств в кассе

Внезапная инвентаризация кассы на исследуемом предприятии проводилась в соответствии с распоряжением руководителя № 21 от 21.07.2013 г. В процессе инвентаризации кассы инвентаризационная комиссия пересчитала деньги в кассе и сверила полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия проверила сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д. Ценные бумаги и бланки строгой отчетности проверялись по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, члены инвентаризационной комиссии применяли метод взаимного контроля. При этом методе сравнивались суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса» (остаток 1250 руб.), с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет» (остаток составил 1250 руб.). Эти суммы совпали.

Также сравнивались соответствие записей в главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Проверка оприходования наличных денег, полученных из банка, проверялась не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. В случае, если на них имеются следы подчисток, исправлений, (а также при расхождении сумм остатков), в банке повторно получают выписку из расчетного счета и сверяют записи в бухгалтерии с данными выписки.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также обращается внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы предприятия ООО «Оптимум» проверяется:

- установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

- есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

- правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

- своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Одновременно с инвентаризацией кассы проводится проверка условий хранения денежных средств.

Инвентаризацию денежных средств, документарных ценных бумаг, денежных документов и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе и расчетном счете организации, в ООО «Оптимум» проводят на 1-е число каждого месяца. Кроме ежемесячных плановых инвентаризаций, на предприятии проводятся внезапные инвентаризации денежных средств. Инвентаризация денежных средств и документов в кассах организации назначается приказом руководителя. Приказом руководителя назначается также комиссия.

Перед началом инвентаризации денежных средств кассир предприятия передает председателю комиссии последние приходные и расходные ордера, которые на момент инвентаризации не включены в отчет кассира. Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

- к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

- все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;

- все выбывшие ценности списаны в расход.

В случае если в ходе ревизии будет выявлена выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя, сумма выданных средств считается недостачей и взыскивается с кассира. Если будут выявлены денежные средства, не подтвержденные оправдательными документами, то эта сумма рассматривается как излишки с последующим зачислением в доход предприятия.

Суммы выявленных недостачи, излишка и причины их возникновения указываются в акте.

Сумма недостач денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». Результаты инвентаризации отражают в акте. На основании акта инвентаризации бухгалтер ООО «Оптимум» делает в соответствующих случаях такие проводки:

Дебет 50 (51) Кредит 91-1 - оприходованы денежные средства, выявленные в процессе инвентаризации;

Дебет 94 Кредит 50 (51) - отражена недостача денежных средств;

Дебет 73 Кредит 94 - сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.

В отчетном периоде в организации ООО «Оптимум» была проведена инвентаризация кассы. По итогам инвентаризации ревизор оформил инвентаризационную опись денежных средств. В ходе инвентаризации была установлена недостача денежных средств в сумме 900 руб.

Ревизор потребовал от кассира немедленно внести сумму недостачи, а также написать объяснительную записку по факту недостачи. В ответ на требование ревизора кассир внес в кассу имеющиеся у него в наличии денежные средства в сумме 750 руб. По остальной части недостачи ревизор принял решение: удержать ее у кассира из очередной заработной платы.

При начислении заработной платы бухгалтер забыл сделать соответствующую запись в учете и удержать оставшуюся сумму недостачи из заработной платы. Через три дня кассир предприятия уволился. Оставшуюся сумму недостачи списали на убытки организации.

В бухгалтерском учете ООО «Оптимум» были составлены следующие записи (таблица 2).

Таблица 2 - Журнал регистрации хозяйственных операций

По нашему мнению данные действия были неправомерны. Проверяющий должен был:

1. Составить инвентаризационную ведомость

2. Потребовать письменное объяснение с сотрудника. Если сотрудник отказывается это сделать, то составить акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

3. Составить сличительную ведомость.

4. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен был издать приказ об удержании. Приказ нужно было выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установила размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника необходимо было удержать стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба. Сумму ущерба, превышающую средний месячный заработок, можно получить с сотрудника только через суд (в том случае, если на него возлагается полная материальная ответственность).

В то же время сотрудник может добровольно возместить сумму ущерба. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. Такой порядок установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ. Результаты инвентаризации денежных средств оформляются актом унифицированной формы № ИНВ-15.

В результате проведенного исследования нами было выявлено следующее:

1. Учет кассовых операций и денежных документов на исследуемом предприятии ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2. В исследуемой организации ООО «Оптимум» нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу предприятия. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в организацию. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

3. Дубликаты ключей от сейфа кассы должны храниться в сейфе руководителя, в ООО «Оптимум» они хранятся в сейфе главного бухгалтера.

4. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег.

5. На предприятии разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего месяца. Прием и выдача денег должны производится только в день составления кассовых ордеров.

В целях улучшения деятельности и совершенствования учета движения наличных денежных средств на предприятии ООО «Оптимум» мы также предлагаем при разработке должностных (функциональных) обязанностей по должности кассир руководителю и кадровым органам предприятия необходимо руководствоваться Квалификационным справочником должностей, в котором оговорено, что каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.

В данный Квалификационный справочник включена квалификационная характеристика по должности – «кассир». Мы рекомендуем в должностной инструкции кассира обозначить основные обязанности кассира, а именно:

1. Осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

2. Получать по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.

3. Вести на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

4. Составлять описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка в целях замены на новые.

5. Передавать в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам.

6. Составляет кассовую отчетность.

Также мы рекомендуем предприятию ООО «Оптимум» следующее: кассир во время совершения кассовых операций обязан:

1. Запереть двери помещения кассы с внутренней стороны.

2. Исключить доступ в помещение кассы лиц, не имеющих отношения к работе кассы.

3. Осуществлять хранение в кассе наличных денег и других ценностей, принадлежащих только данному предприятию.

4. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или решеток немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. При этом руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе, которая должна быть произведена до начала кассовых операций.

Низкая система автоматизации учета, в основном из-за нехватки денежных средств на предприятии, не в состоянии заменить квалифицированного бухгалтера.

Основными предпосылками автоматизации учета являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение нормативно-правовых актов по учету реализации продукции. Высококвалифицированный бухгалтер должен обладать не только знаниями бухгалтерского учета, анализа и аудита, но и владеть знаниями и навыками обработки данных на компьютере.

Правильно выбранный пакет программ играет огромное значение при автоматизации учета, аудита и анализа хозяйственной деятельности. Полностью автоматизированный бухгалтерский учет, в частности учет движения наличных денежных средств, позволяет вести более точный учет, избежать ошибок, сокращает время ведения учетных работ, тем самым повышает производительность труда работников и финансовое положение фирмы.