Файл: Учет денежных средств в кассе предприятия (Методология и задачи учета).pdf

В ООО «Оптимум» применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета с использованием программы «1С: Бухгалтерия 7.7», учитывающей специфику деятельности предприятия, и разработанной при соблюдении российских методологических правил бухгалтерского учета, что позволяет главному бухгалтеру компании работать более оперативно, не допускать многих ошибок, а также оперативно предоставлять информацию о финансовом состоянии компании руководству для принятия управленческих решений.

Основой учетной деятельности, является применение рабочего Плана счетов бухгалтерского учета ООО «Оптимум», разработанного с учетом возможностей и требований автоматизированной системы на основе Рабочего плана счетов и Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, составленными по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, с которыми работает бухгалтерия предприятия ООО «Оптимум», можно разделить на две группы: документы налогового учета и отчетности и бухгалтерские документы.

Порядок формирования и обработки документов закреплен в графике документооборота ООО «Оптимум». В графике документооборота описаны:

– этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;

– сроки прохождения каждого из этапов;

– перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;

– перечень сотрудников, проверяющих документы;

– взаимосвязь ответственных лиц.

Основная задача главного бухгалтера здесь заключается в том, чтобы заставить другие подразделения вовремя представлять нужные документы и отчеты в бухгалтерию.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота в обязательном порядке утверждается приказом руководителя предприятия. При этом график должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Данный график должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии. Он служит для усиления контрольных функций бухгалтерского учета, повышения уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График подготовки документов для представления их руководителю предприятия ООО «Оптимум» выглядит следующим образом (таблица 1):

Таблица 1. - График подготовки документов для представления их руководителю

Учетная политика ООО «Оптимум» формируется главным бухгалтером организации и утверждается приказом генерального директора на год. Учетная политика составляется в целом по организации. Формирование учетной политики организации осуществляется на основании Положения «Об учетной политике организации» ПБУ 1/2008.

2.2. Организация первичного учета денежных средств в кассе

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

К формам первичной учетной документации по учету кассовых операций на предприятии относятся:

- КО – 1 «Приходный кассовый ордер»;

- КО – 2 «Расходный кассовый ордер»;

- КО – 4 «Кассовая книга»;

- АО – 1 «Авансовый отчет».

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

Первичные документы в ООО «Оптимум» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Схема ведения кассовых операций на предприятии представлена на рисунке 2.

Error: Reference source not found

Рисунок 2 - Ведение кассовых операций в ООО «Оптимум»

Поступление наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером (Приложение 1). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 2). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы отражают в кассовой книге.

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Книга составляется автоматически, с помощью программы 1С. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день. Все листы кассовой книги пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указано их общее количество. Количество листов книги заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: первая часть после заполнения остается в книге, а вторая является отчетом кассира и отрывается в конце рабочего дня после подсчета итогов операций за день и выведения остатков по кассе на следующее число.

Заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер. Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

В связи с тем, что в исследуемой организации применяется журнально – ордерная форма ведения учета, то производится заполнение Журнала - ордера №1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 «Касса» с ведомостью к нему №1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу. Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов.

В программе 1 С кассовая книга формируется автоматически, для этого на вкладке «Отчеты» выбирается «Кассовая книга», определяется период, за который формируется кассовая книга и основания заполнения кассовых ордеров. ПКО и РКО формируются на вкладке «Документы» или с использованием вкладки «Журналы» - «Касса». Далее заполняются необходимые реквизиты и выводится на печать. На основании заполненных ордеров формируются проводки по счету 50 «Касса» и корреспондирующим счетам.

2.3. Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе

Все операции с наличными денежными средствами отражаются на счете 50 «Касса». Основными кассовыми операциями в ООО «Оптимум» являются:

- получение наличных денежных средств из банка,

- расчеты с подотчетными лицами.

Наличные деньги, полученные по чеку банка, приходуются в кассу ООО «Оптимум» проводкой:

Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет» - поступили наличные деньги с расчетного счета в кассу организации на расчеты с подотчетными лицами – 567870 руб.

Полученные денежные средства выплачиваются работникам предприятия. Данная операция оформляется проводкой:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - выданы денежные средства под отчет работникам предприятия – 567870 руб.

Если не все подотчетные суммы были истрачены подотчетным лицом, то они возвращаются в кассу и сдаются на расчетный счет в обслуживающий фирму банк:

Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 50 «Касса» - неиспользованные подотчетные суммы возвращены на расчетный счет.

Рассмотри практический пример.

Работнику ООО «Оптимум» 29 декабря 2011 г. было выдано из кассы под отчет 7000 руб. На подотчетную сумму 30 декабря 2011 г. работник приобрел материалы. Стоимость материалов - 9440 руб. (в том числе НДС - 1440 руб.).

Бухгалтер ООО «Оптимум» в учете сделал следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 - 7000 руб. - выданы денежные средства под отчет;

Дебет 10 Кредит 71 - 8000 руб. (9440 - 1440) - оприходованы приобретенные материалы;

Дебет 19 Кредит 71- 1440 руб. - учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19 - 1440 руб. - принят к вычету НДС по материалам.

Подотчетные средства в сумме 2440 руб. (7000 - 9440), перерасходованные работником, бухгалтер ООО «Оптимум» вписал в строку 625 (620) баланса за 2011 г.

Перерасходованная сумма была выдана работнику 11 января 2012 года:

Дебет 71 Кредит 50 – 2440 руб. – выданы перерасходованные денежные средства подотчетному лицу.

За отчетный период была проведена проверка кассовых документов ООО «Оптимум» обслуживающим банком. Банк запросил все документы по кассе: кассовую книгу и отчеты кассира с приложением всех приходных и расходных кассовых ордеров, а также платежных ведомостей. Документы были запрошены за период, который составил три месяца.

Данную проверку фирма прошла успешно, без замечаний, о чем был составлен соответствующий акт (Приложение 3). Акт был подписан генеральным директором и главным бухгалтером ООО «Оптимум» и уполномоченными представителями банка.