Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретические основы коммуникаций).pdf

2) Структурные проблемы организации. При наличии сложной организационной структуры могут нарушаться связи между подразделениями организации, в связи с чем коммуникационные потоки выстраиваются не равномерно, информация не достигает необходимых реципиентов, нарушается механизм получения обратной связи. Также к структурным проблемам можно отнести наличие конфликтов в организации, которые в ряде случаев способны воздействовать на коммуникационный поток, искажая его в интересах конфликтующей стороны, либо нарушая коммуникационные связи между подразделениями организации.

3) Проблемы выбора каналов коммуникации. При налаживании системы коммуникаций в организации необходимо применять системный метод, предполагающий адаптацию к постоянно меняющимся условиям внешней и внутренней среды организации. Так, при открытии филиала в другом городе, организация должна проработать способы и каналы, по которым будет осуществляться коммуникация с территориальным подразделением. В условиях цифровой экономики возрастает роль цифровых каналов коммуникации - интернет, внутренние корпоративные сети, мобильные приложения для обмена информацией и так далее. Эффективность каналов коммуникации должна регулярно контролироваться, в случаях ее спада, необходимо предпринимать комплексные меры по улучшению канала коммуникации, либо перехода на другой канал [8].4) Переизбыток информации. Проблема информационной перегрузки возникает, когда члены организации получают чрезмерный поток информационных сообщений, на который они вынуждены реагировать. В случае перегрузки информации, члены организации могут пропускать нужные для принятия решений информационные сообщения, что в конечном итоге может привести к принятию неверных управленческих решений и влиять на эффективность взаимодействия как внутри организации, так и вовне при коммуникации с внешней средой.

К группе проблем восприятия относятся следующие основные проблемы:

1) Различия в восприятии коммуникации. При осуществлении коммуникации необходимо учитывать особенности аудитории, на которую она направлена. Коммуникационное сообщение должно отвечать критериям ясности, однозначного трактования и осуществляться с учетом социальных, профессиональных, возрастных и других особенностей аудитории. Так, в международных организациях коммуникация должна осуществляться также с учетом кросс-культурных особенностей и различий, которые проявляются в социальных установках и ценностных структур членов организации. Коммуникация без учета особенностей культуры членов организации влечет за собой ее неверное трактование, что может стать причиной конфликта в организации [7].

2) Получение обратной связи. Неудовлетворительная либо отсутствующая обратная связь свидетельствует о невозможности оценки эффективности коммуникации. Данная проблема приводит к нарушению целостности системы организации, сбоям при получении информации о результатах принятия того или иного управленческого решения, возникновению конфликтов в организации, вплоть до повышения текучести персонала.

Проблемы могут возникнуть даже в очень небольшом коллективе.

Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций является не столько непосредственно недооценка, сколько простой психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, просто потому, что они известны им самим.

В результате в организациях часто может наблюдаться ситуация, когда сотрудники искренне удивляются тому, что, например, кто-то начинает по второму разу делать уже сделанную ими работу и пр.

Для предотвращения этой причины руководителю важно формировать командный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модному ныне «тимбилдингу», поскольку далеко не все люди относятся положительно к «командной работе», многие любят работать максимально автономно и самостоятельно.

В любом случае, крайне важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения – влияют как на его ближайших коллег, так и на всю организацию в целом.

Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности [11].

В свою очередь руководителю необходимо создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Немаловажно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно.

Другой причиной является неумение руководителя скоординировать работу подчиненных, неумение управлять информацией и информационными потоками.

В этой связи изучение руководителем информационного менеджмента является очень важным для понимания процессов управления информацией, получаемой от сотрудников организации и из внешней среды [1].

Важность коммуникаций нельзя переоценить, однако возможно и такое. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом.

Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента достижения целей – сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в достижении основных целей организации.

Для преодоления проблем коммуникации организации необходимо предпринимать комплексные меры, включающие в себя: формирование и регулирование коммуникационных потоков в организации, отслеживание эффективности каналов коммуникации, налаживание механизма обратной связи и использование современных технологий в сфере осуществления коммуникаций.

Таким образом, процесс коммуникации занимает одно из важнейших место в экономике. Процесс коммуникации – это обмен информацией между двумя либо более лиц. Ключевая цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, считающейся предметом общения, то есть сообщения.

Но, сам факт обмена информационными данными не гарантирует результативности общения людей, которые участвовали в обмене. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия ее эффективности, нужно иметь представление о этапах процесса, в котором участвуют два или более человека [4].

В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента.

1. Отправитель – это лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее.

2. Сообщение, фактическая информация, закодированная символами.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация, и которая его интерпретирует. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных шагов. Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны понимали и делились оригинальной идеей. Это сложно, потому что каждый этап также является точкой, в которой значение может быть искажено или полностью потеряно.

Глава 2. Проблемы управления и взаимодействия коммуникаций

2.1 Краткая характеристика предприятия

ООО «Спецдорпроект» располагается по адресу: 125047, г.Москва, 4-й Лесной переулок, д. 13.

Сроки исследования 2018 год.

Основной вид деятельности – деятельность в области архитектуры, связанная с созданием архитектурного объекта.

Организация ООО «Спецдорпроект» являлась поставщиком в 10 государственных контрактах на сумму 1 575 089 173 руб. в области строительства и ремонта дорог, выполнения работ по инвентаризации и паспортизации объектов дорожного хозяйства.

ООО «Спецдорпроект» имеет в своем распоряжении оснащенную техническую и производственную базу. Наличие дорожно-строительных машин, автотранспорта, ремонтно-механических мастерских, снабженных абсолютным комплексом металлорежущих станков, специального оборудования и квалифицированными специалистами дает возможность решать задачи по строительству, реконструкции, ремонту и содержанию автомобильных дорог.

В Приложении 1 приведена организационная структура управления ООО «Спецдорпроект».

Данная организационная структура относится к линейно-функциональным организационным структурам.

Линейно-функциональная организационная структура управления – ступенчатая иерархическая структура. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

Выделим общие преимущества линейно-функциональной организационной структуры:

1. Более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников

2. Освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем

3. Возможность привлечения консультантов и экспертов

Общими недостатками линейно-функциональной организационной структуры являются:

1. Отсутствие тесных взаимосвязей между производственными отделениями

2. Недостаточно четкая ответственность, т. к. готовящий решение, как правило, не участвует в его реализации

3. Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно: подчинение по иерархии управления, т. е. тенденция к чрезмерной централизации

2.2 Существующее коммуникационное пространство предприятия

Существующее коммуникационное пространство ООО «Спецдорпроект» подразделяется на две составляющие – внешние коммуникации и внутренние.

ООО «Спецдорпроект» пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения.

Составляющими внешнего окружения ООО «Спецдорпроект» являются следующие:

- потребители услуг;

- поставщики;

- инвесторы;

- органы власти.

Так, ООО «Спецдорпроект» осуществляет коммуникации с потребителями услуг посредством рекламы. В частности, у ООО «Спецдорпроект» есть собственный сайт, где потребители могут узнать информацию о предприятии.

Также ООО «Спецдорпроект» участвует в специализированных выставках и форумах – таблица 2.1

Таблица 2.1

Участие ООО «Спецдорпроект» в специализированных выставках и форумах для поддержания коммуникаций с клиентами в 2018 году.

С ООО «Спецдорпроект» осуществляет коммуникации на основе договорных отношений. Например, с поставщиками спецодежды для работников ООО «Спецдорпроект» заключен договор по поставку, где обозначены все основные детали сделки. Также отношения осуществляются и с иными поставщиками для ООО «Спецдорпроект».

Особое значение для ООО «Спецдорпроект» приобретают коммуникации с инвесторами. Связи с инвесторами – деятельность, направленная па построение эффективной коммуникации между организацией, инвестиционным сообществом и другими группами интересов, влияющими или потенциально способными оказывать влияние на оценку рыночной стоимости компании.

До недавнего времени связи с инвесторами сводились к пересылке потенциальным инвесторам годовых отчетов и отдельным деловым встречам. При этом не было систематического подхода и стратегически продуманной целенаправленной работы по установлению отношений с инвесторами. В настоящее время ситуация изменилась и для выполнения этой работы в организациях создаются специализированные подразделения. Задачей этих подразделений является проведение различных мероприятий, направленных на установление эффективных связей с акционерами, инвесторами, финансовыми аналитиками, инвестиционными банками, властными структурами, кредиторами.