Файл: Документирование и инвентаризация (Классификация документов в бухгалтерском учете).pdf

К проведению любого вида инвентаризации законодательством установлены определенные требования. (Приложение 1)

В случае выявления расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, то есть фактическим наличием имущества, бухгалтерия организации должна составить сличительные ведомости. Затем комиссии необходимо составить заключительный акт с предложениями по урегулированию выявленных при инвентаризации расхождений. Акт подписывают все члены комиссии.^[38]

Существующая практика такова, что инвентаризация не проводится на мелких предприятиях и в организациях, состоящих из одного, двух человек, не имеющих большого количества и ассортимента активов, для которых проведение инвентаризации дорогостоящая процедура - и по трудозатратам, и по затратам, временным и стоимостным.^[39]

Такие предприятия считают, что затраты и усилия на проведение инвентаризации превышают риски от ее не проведения, или же полагают, что непроведение инвентаризации не может существенно повлиять на их представления об имуществе и обязательствах.

Этим же руководствуются и некоторые организации, обязанные составлять и представлять финансовые отчеты. Сравнивая усилия на инвентаризацию, с одной стороны, и эффект от ее проведения, а также уровень существенности влияния результатов инвентаризации на значение элементов финансовой отчетности, с другой стороны, такие предприятия сознательно отказываются от ее проведения.

2.2 Порядок составления инвентаризационных форм

Инвентаризация имущества организации и ее обязательств имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в трех (пяти, в случае смены ответственного лица) экземплярах.^[40]

В описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения - штуках, килограммах, метрах и т. д. данные ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на тех же последних страницах должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов. Документ визируется подписями председателя комиссии, членов комиссии и материально ответственным лицом.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, фиксируется отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, и перечисленное в описи имущество, наконец, принимается на ответственное хранение. Отметим, что на имущество, арендованное или полученное для переработки, которое находится на ответственном хранении, составляются отдельные описи.^[41]

Бывает, что материально ответственные лица после инвентаризации неожиданно обнаруживают ошибки в описях. В таком случае важно немедленно, до открытия склада, кладовой, секции и т. п. заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, осуществит проверку указанных фактов и, если они подтвердятся, произведет исправление выявленных ошибок в установленном порядке.^[42]

Дабы труды комиссии и прочих принимавших участие сотрудников не прошли даром, важно грамотно и достоверно оформить результаты. Для этого существуют формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Результаты должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда процедура была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Рачительный руководитель может провести дополнительные контрольные проверки правильности проведения инвентаризации уже после ее окончания. Но тогда до открытия склада, кладовой или другого объекта, где она проводилась, придется снова привлечь членов комиссии и материально ответственных лиц.

Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет.^[43]

Документы сторонних организаций, составленные в процессе проверки имущества фирмы могут послужить заменой первичным документам.

К таким документам относятся:

• инвентаризационная опись, составленная арендатором по арендованному имуществу;
• расписки с датой, близкой к дате проверки;- оборотные ведомости по ответственному хранению с датой, предшествующей дате инвентаризации.

Проведение проверки на основании документов подразумевает сличение не фактических данных и данных учета фирмы, а данных по документам и данных учета.^[44]

Акты составляют и подписывают работники инвентаризационных комиссий. Материально-ответственные лица документ не подписывают. Один экземпляр акта отправляют в бухгалтерию, второй остается у комиссии.^[45]

Если одна и та же форма акта или описи используется для инвентаризации различных групп имущества или обязательств, то в заголовке таблицы указывают вариант использования.

Показатели стоимости в инвентаризационных документах указываются в рублях и копейках.^[46]

По результатам проверки основных средств и материальных ценностей составляют сличительные ведомости. Что касается инвентаризации других объектов - в таких случаях составляются инвентаризационные акты, либо специально разработанные организацией сличительные ведомости.

Вывод. Инвентаризация - это деятельность, направленная на проверку фактического имущественного и финансового состояния организации в соответствии с данными бухгалтерского учета. В зависимости от способов проведения инвентаризации, она бывает разных видов, но не зависимо от того, какой вид инвентаризации проводился, она преследует одну цель – контроль сохранности финансовых средств и имущественных ценностей.

3.Подведение итогов инвентаризации

3.1 Отражение результатов инвентаризации

Окончательные результаты инвентаризации выявляет бухгалтерия предприятия, сопоставляя фактические остатки товарно-материальных ценностей, денежных средств, указанные в описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.^[47]

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены и утверждены руководителем предприятия. Они отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом финансовом отчете за отчетный период.^[48]

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• стоимость недостачи, порчи или иной утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия (учреждения) на издержки производства или обращения;
• недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.^[49]

Материально ответственные лица по допущенной пересортице представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.^[50]

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются за счет прибыли или резервных фондов.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.^[51]

Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете.

3.2 Урегулирование расхождений, выявленных в результате инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируют на основании распорядительного документа руководителя организации: приказа, распоряжения и т.п..

Выявленная при инвентаризации недостача и (или) порча активов подлежит отражению в учете следующим образом.

Во-первых, недостача товаров и (или) их порча в пределах норм естественной убыли в коммерческой организации согласно решению руководителя организации подлежит списанию на затраты по видам деятельности, в некоммерческой организации – на увеличение расходов.

Источники возмещения результатов инвентаризации могут быть разные.

Результаты инвентаризации следует отражать в учете и отчетности того месяца, в котором руководителем организации принято решение по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.^[52]

Недостачи и потери запасов в момент их выявления отражают в бухгалтерском учете на счете 94 «Недостачи и потери от порчи имущества». Исключением являются потери имущества, произошедшие в результате стихийных бедствий, отражаемые по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».^[53]

В бухгалтерском учете возмещать выявленные недостачи и (или) порчи запасов можно за счет следующих источников:

• себестоимости продукции, работ, услуг;
• покрытия недостач виновным лицом;
• использования средств резервного фонда и собственных источников организации.

1) Себестоимость продукции, работ, услуг.

В бухгалтерском учете суммы недостач и (или) потерь от порчи запасов в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или реализации, списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» в дебет счетов по учету затрат.

В налоговом учете потери от недостачи и (или) порчи запасов в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством, отражают в составе материальных расходов организации, учитываемых при налогообложении. Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяют на основании документов бухгалтерского учета и отражают в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая).^[54]

2) Покрытие недостачи и (или) потери запасов за счет виновных материально ответственных лиц.

Недостача и (или) порча запасов, произошедшая сверх норм естественной убыли, в соответствии с решением руководителя организации может быть возмещена за счет виновных материально ответственных лиц.^[55]

При удержании сумм потерь по недостаче и (или) порче товаров из заработной платы виновных материально ответственных лиц нанимателю торговой организации следует учитывать нормы трудового законодательства.^[56]

3) Возмещение недостачи третьим лицом - поставщиком, подрядчиком, транспортной организацией, если оно является виновником недостач (потерь).