Файл: Документирование и инвентаризация (Классификация документов в бухгалтерском учете).pdf

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.^[17]

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.^[18]

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей.

Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.^[19]

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.^[20]

Например, к таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.^[21]

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.^[22]

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например, видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например, наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным.

Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.^[23]

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например, счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.^[24]

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.^[25]

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Вывод. Хозяйственные операции контролируют путем регистрации их в соответствующих документах в момент выполнения операций. Таким образом, документация является способом первичной регистрации хозяйственных операций. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.

2. Понятие и цели инвентаризации

2.1 Инвентаризация, ее виды и значение

Документирование хозяйственных операций, их двойная запись на счетах бухгалтерского учета не могут учесть всего реального движения активов и обязательств. Есть такие процессы и явления, не поддающиеся повседневной учетной регистрации и документированию в момент их совершения. Это так называемые естественные потери по некоторым видам ресурсов, а также последствия ошибок, допущенных при их приемке и отпуске, записей в учетных регистрах, а также из-за злоупотребления.

Способом бухгалтерского учета, с помощью которого можно выявить и учесть то, что нельзя взять на учет при ежедневной документации хозяйственных процессов и явлений, является инвентаризация.

Инвентаризация как составная часть метода бухгалтерского учета является способом выявления с последующим учетом ресурсов (активов предприятия) и источников их финансирования, которые не поддаются документальному оформлению, для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности.^[26]

Технически инвентаризация осуществляется путем проверки фактического наличия хозяйственных ресурсов и сопоставления их с данными учета. Это позволяет выявить излишки, недостачи, установить причины и виновных лиц в их возникновении.^[27]

В зависимости от полноты охвата проверкой ресурсов различают полную и частичную инвентаризацию.^[28]

Полная инвентаризация охватывает все ресурсы предприятия и их источники.^[29]

Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды и группы ресурсов - например, товары, топливо, транспортные средства, наличные в кассе и т.д..

По времени проведения инвентаризация может быть месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

По характеру инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации предусматриваются планом проведения инвентаризаций, состоящий в начале года и утверждается руководством.^[30]

Внеплановые (внезапные) заранее не планируются, а проводятся по мере необходимости по распоряжению руководства, по требованию проверяющего органа, в случаях стихийного бедствия, кражи, пожара, аварии и тому подобное.^[31]

Порядок и сроки проведения инвентаризации регламентируются Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов.

Инвентаризация осуществляется постоянно действующей инвентаризационной комиссией, состав которой утверждает руководитель предприятия.

Ответственность за организацию инвентаризации несет владелец предприятия, определяет количество инвентаризаций, сроки их проведения, перечень объектов, подлежащих инвентаризации во время каждой из них, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.(Рисунок 1)

Рисунок 1

Случаи обязательного проведения инвентаризации

Составление годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября

Смена материально-ответственных лиц

При переоценке товарно-материальных ценностей

По требованию судебно-следственных органов

Установление фактов хищений

Реорганизация предприятия,

Изменение форм собственности

Случаи обязательного проведения инвентаризации

«Таблица составлена по Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Р.З Тумасян. – М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2010. – 799 с.»

На каждом предприятии для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в следующем составе: председатель - руководитель предприятия и члены комиссии - главный бухгалтер, представители отдельных структурных подразделений, ведущие специалисты и тому подобное.^[32]

Эта комиссия отвечает за своевременную и качественную инвентаризацию. На местах хранения производственных запасов при необходимости создаются рабочие инвентаризационные комиссии, которые должны под руководством центральной комиссии обеспечить непосредственное проведение инвентаризаций: в присутствии материально ответственного лица выявить и подсчитать взвешиванием, обмера или перечислением фактическое наличие всех ценностей. Полученные данные заносят в инвентаризационные описи, которые составляют в двух экземплярах.

Описания составляют отдельно по каждому материально ответственному лицу по месту хранения ценностей. По окончании инвентаризации описи подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо.^[33]

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Описания, поступившие в бухгалтерию, используют для вывода результата инвентаризации: в инвентаризационной описи наряду с данными о фактическом наличии проставляют количественные и стоимостные показатели ценностей заданными бухгалтерского учета.^[34]

Окончательные результаты проведенной инвентаризации можно определить только по сравнительным сведениями. В них отражаются все позиции, где возникли отклонения от учетных данных. К составлению сравнительной сведения бухгалтерия имеет тщательно проверить правильность всех записей на счетах.^[35]

При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.^[36]

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность сравнительных сведений, выясняет причины возникновения излишков, недостач, пересортицы, устанавливает виновных. Причины возникновения разниц тщательно выясняются, уточняются на основании письменных объяснений материально ответственного лица. Свои выводы и предложения по регулированию разницы между фактическими данными инвентаризации и показателями учета комиссия фиксирует в протоколе. Протокол предоставляется на утверждение руководителю предприятия, который принимает окончательное решение о порядке урегулирования разногласий.

Результаты инвентаризации отражаются в учете в следующем порядке:

• выявлены излишки приходуют и зачисляют на доходы предприятия;
• стоимость недостачи, порчи или других потерь в пределах норм списывается на расходы деятельности предприятия, а в суммах, превышающих эти нормы - на виновных лиц;
• если виновные не установлены, сумма недостачи относят также на расходы отчетного периода.^[37]