Файл: Документирование и инвентаризация (Содержание и назначение документирования в бухгалтерском учете).pdf

Введение

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является основным носителем информации в бухгалтерском учете.

Документирование представляет собой способ первичного отражения объектов бухгалтерского учета, позволяющий осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за ними. Для этого на каждую отдельную операцию в момент ее совершения составляют первичный документ, в котором фиксируется содержание произведенной операции.

Но не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы посредством документации.

Выявить не зафиксированные в документах явления позволяет инвентаризация, которая является необходимым дополнением к документированию.

Предметом исследования курсовой работы является бухгалтерский учет.

Объектом исследования является понятие и содержание документирования и инвентаризации в бухгалтерском учете.

Целью данной работы является изучение назначения документирования в бухгалтерском учете, виды и классификацию документов, а так же выявление практической необходимости инвентаризации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Определить общие требования к документированию
• Изучить классификацию документов
• Изучить документооборот в бухгалтерском учете
• Определить принципы проведения инвентаризации
• Изучить виды инвентаризации и порядок ее проведения
• Изучить инвентаризацию основных средств

При формировании отдельных теоретических определений приняты во внимание взгляды различных авторов, а при раскрытии сущности бухгалтерской отчетности, методологии регистрации хозяйственных операций, состава и содержания финансовых отчетов использованы правила и требования соответствующих законодательных и нормативных актов.

При написании курсовой работы были использованы нормативные и законодательные акты по бухгалтерскому учету, а также учебные пособия таких экономистов, как: Ю.И. Сигидов А.И. Трубилин Е.А. Оксанич М.С. Рыбянцева, О.И. Васильчук, Д.Л., Савенков, М.Д.Акатьева, В.А.Бирюков, О.А. Агеева, Л.С. Шахматова, Л.В. Пономарева, Н.Д. Стельмашенко и др.

Прикладная значимость курсовой работы состоит в том, что в процессе написания работы определена сущность и непосредственная значимость документирования, а так же выявлена практическая значимость и необходимость инвентаризации. Документы являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации, а инвентаризация позволяет выявить ошибки в хозяйственной деятельности организации.

1. Содержание и назначение документирования в бухгалтерском учете

1.1. Общие положения и понятия документирования

В информационной системе управления организацией важное место занимает информационная система «Бухгалтерский учет», которую одновременно можно рассматривать как одну из подсистем АСУ.

Рассматривая данную систему, необходимо понимать, что основу ее составляют документы.

Документы являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации. Особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, поэтому документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета. Таким образом, документирование — это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях.^[1]

В бухгалтерском учете документы представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.^[2]

Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т. д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов.^[3]

Подписывая документ, руководящий работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого подписавшего документ персональную ответственность за совершаемые им действия.

Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять недостачи или излишки.^[4]

Документы используются и для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица: изучаются факторы, способствующие выполнению показателей деятельности или явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства, и способствует более эффективному их использованию.^[5]

Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом. Эти споры рассматриваются в судебных органах и арбитраже. Используются документы и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.^[6]

Документы представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом. Они содержат строки и графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Заполняться документы могут от руки или с помощью ПЭВМ. Учетные документы могут заполняться в любом количестве экземпляров.

В последние годы применяются такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически. Получают распространение читающие и копировальные автоматы, с помощью которых считывается буквенно-цифровая информация непосредственно с печатных документов.^[7]

Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.

Первичные документы создаются на бланках типовых и специализированным форм. Специализированные формы министерства и ведомства разрабатывают и утверждают для своих предприятий и организаций с учетом отраслевой специфики.^[8]

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства. Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.^[9]

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.^[10]

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

• внутренние документы;
• поступающие (входящие) документы;
• отправляемые (исходящие) документы.

В свою очередь их можно классифицировать по следующим признакам:

1) по содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т. д.;

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).^[11]

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности:

1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.^[12]

1.2. Классификация документов

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.^[13]

Классифицируются бухгалтерские документы по следующим признакам: назначению, способу отражения операций, степени охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей и месту составления.