Файл: Документирование и инвентаризация (Содержание и назначение документирования в бухгалтерском учете).pdf

По назначению документы делятся на:

• распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• бухгалтерского оформления;
• комбинированные.^[14]

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации. К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т.п.^[15]

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е. подтверждают факт совершения операции, поэтому они служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.^[16]

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их. К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет реализованных торговых скидок (в торговле), другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы, с подписью лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денежных средств из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.^[17]

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, и они являются первым свидетельством об их осуществлении. К ним относятся чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.^[18]

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров). Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели, т.е. количество учетных записей на счетах уменьшается.^[19]

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на:

• разовые
• накопительные.

Разовыми документами оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.^[20]

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей. К таким документам относится, например, лимитнозаборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Выписывается она на каждый номенклатурный номер потребляемых цехом предприятия материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют отпуск материалов в производство.^[21]

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитнозаборной карты делается одна запись. Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Такие документы оформляют операции по труду и заработной плате, а именно наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью вычислительной техники. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.^[22]

Можно классифицировать документы и по другим признакам, например по месту составления, степени использования средств автоматизации.

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например,

кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данное предприятие, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнаруженных ошибок.^[23]

По степени использования средств автоматизации документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и поэтому относится одновременно к различным класссификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым, внешним документом. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ.^[24]

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности предприятия (Приложение 1 схема 1).

1.3. Документооборот в бухгалтерском учете

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки:

• прием входящих документов
• предварительное рассмотрение (разметка) секретарем
• регистрация документов
• доклад руководителю о полученных документах
• принятие решения руководителем
• направление документов на исполнение
• контроль исполнения документов
• исполнение документов
• формирование документов в дела
• использование документов в справочно-информационной работе
• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).^[25]

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Документооборотом называется путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и заканчивая сдачей их на хранение в архив.^[26]

Общие этапы, через которые проходят все документы, — это выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах. Рассмотрим содержание отдельных этапов документооборота.

Выписка первичных документов представляет собой довольно трудоемкий процесс. Поэтому следует сокращать записи в документах, применять комбинированные формы документов, которые выполняют различные контрольные и учетные функции. Основным же направлением совершенствования первичного учета является автоматизация записей хозяйственных операций.^[27]

Как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерия проверяет правильность оформления документов, т.е. законность оформленных операций, правильность заполнения документов и арифметических подсчетов.

В процессе составления документов бухгалтерия осуществляет на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что некоторые документы составляют не работники бухгалтерии, а материально ответственные лица и другие оперативные работники.^[28]

Посредством предварительного контроля не допускается совершение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются нарушения государственной дисциплины, случаи недостач, приписок и др. Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным (старшим) бухгалтером.

Последующий контроль документов осуществляется непосредственно в бухгалтерии. По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т.е. их законность и целесообразность. Эта проверка — продолжение того предварительного контроля, который предшествует совершению операций.

При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного документа, четкость заполнения реквизитов, отсутствие исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), правильность указания даты составления документов. Особое внимание уделяется подлинности подписей лиц, составивших документ, своевременности представления документа в бухгалтерию. Неправильное и несвоевременное составление или представление документа лишает его доказательной силы, что порой наносит материальный ущерб предприятию.

При арифметической проверке документов выясняется правильность указанных в документе натуральных и стоимостных показателей, правильность таксировки (т.е. умножения количества на цену, суммирование отдельных показателей и подсчет итогов).^[29]

Работники бухгалтерии должны принимать документы, не вызывающие сомнения в правильности их составления и оформления, в законности и целесообразности подтверждаемых ими хозяйственных операций, без арифметических ошибок. При обнаружении в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он должен быть возвращен для дооформления или переписывания.