Файл: Первичные учетные документы как основа налогового учета.pdf

• подлежат налогообложению по основной ставке;
• подлежат налогообложению по нулевой ставке;
• не являются объектом налогообложения;
• освобождены от налогообложения.^[35]

Налоговое законодательство содержит оговорку по поводу первичных документов в налоговом учете по НДС, а именно: не относятся к налоговому кредиту суммы налога, уплаченного (начисленного) в связи с приобретением товаров / услуг, не подтвержденные налоговыми накладными или таможенными декларациями, другими документами.^[36]

Основанием для начисления сумм налога, относящихся к налоговому кредиту без получения налоговой накладной, также являются:

• транспортный билет, гостиничный счет или счет, выставляемый налогоплательщику за услуги связи, другие услуги, стоимость которых определяется по показателям приборов учета, содержащих общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца, кроме тех, форма которых установлена международными стандартами;
• кассовые чеки, содержащие сумму полученных товаров / услуг, общую сумму начисленного налога.

При использовании плательщиками для расчетов с потребителями регистраторов расчетных операций кассовый чек должен содержать данные об общей сумме средств, подлежащих уплате покупателем с учетом налога, и сумму этого налога, уплачиваемого в составе общей суммы.

Контроль за соблюдением законодательства о налоговом и бухгалтерском учете и финансовой отчетности осуществляется соответствующими органами в пределах их полномочий, предусмотренных законом. ^[37]

2.3 Организация документооборота первичных документов

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения их использования и передачи в архив.^[38]

На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверку и обработку в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передачу в архив.^[39]

Прохождение каждого первичного документа с момента составления и до передачи в архив предприятия принято называть документооборотом.

Документооборот образует циркуляцию первичной информации, содержащейся в первичных документах.

Организация документооборота предполагает оперативное получение, обработку и доведение до пользователей соответствующей учетной информации. Правильная организация документооборота на любом предприятии - важнейшая часть построения всего учетного процесса. От того, насколько четко и эффективно поставлен контроль за прохождением первичных документов, зависит своевременная обработка документов и составления отчетности, контроль за процессом деятельности предприятия и своевременное получение информации для нужд управления, обеспечения сохранности материальных ценностей.

Рациональная организация документооборота и циркуляция информации предусматривают:

• четкое определение (назначение) лиц, ответственных за выписку и подписание документов,
• сроки предоставления документов в бухгалтерию,
• порядок хранения и ответственность лиц за хранение документов в бухгалтерии до сдачи в архив предприятия,
• порядок сдачи документов в архив.

Порядок потокового хранения документов в бухгалтерии, передачи их в архив, а также порядок хранения документов в архиве предприятия определяются на практике различными распорядительными документами предприятия: приказом; распоряжением; инструкцией; записью в должностных инструкциях исполнителей; записью в учетной политике предприятия.^[40]

Движение первичных документов по срокам и ответственными лицами определяется графиком документооборота.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, то есть повышает эффективность всей работы организации.^[41]

График документооборота на предприятии должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота имеет вид таблицы, по вертикали которой указывается наименование всех первичных документов, как внутренних так и внешних, движение которых имеет место на предприятии, а по горизонтали - указываются службы, структурные подразделения или лица, которые выписывают и подписывают (визируют) документы, сроки сдачи (передачи) документов по инстанциям и процессах обработки документов и передачи их в архив предприятия.

График документооборота в большинстве случаев является документом больше теоретическим, чем практическим. Часто попытка разработки графика документооборота заканчивается приказом предприятия о перечне и сроки предоставления первичных документов в бухгалтерию.

2.4 Хранение первичных документов

Для хранения учетных документов разрабатываются определенные сроки.

Налоговый Кодекс РФ устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в четыре года.^[42]

Для основной части первичных документов установлен срок хранения - три года при условии проведения проверки налоговыми органами за период, к которому относятся документы. Если проверка не была проведена, то этот срок увеличивается до окончания проверки.^[43]

Документы, связанные с заработной платой работников, лицевые счета или сведения о заработной плате, подлежат хранению в достижения работником возраста 75 лет.

Документы делятся на две категории: те, которые направляют и те, которые не направляют в архивный фонд. В архивный фонд национального значения передают документы, имеющие научную историко-культурную ценность.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.^[44]

Основное требование, предъявляемое к организации архива, - обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения.^[45]

В случае, если предприятие собирается уничтожить документы, срок хранения которых истек, им создается экспертная комиссия из работников предприятия и работника местного архива, которая определяет, подлежат ли документы передачи в архивный фонд или нет. Но поскольку на большинстве предприятий таких документов имеется очень много, как правило, они не приглашают работников архива для принятия соответствующего решения. Опись документов, подлежащим уничтожению, должна быть согласована с экспертно-проверочной комиссией при архиве.

Если документы не подлежат передаче в архивный фонд и сроки хранения их прошли, их можно уничтожить. Документы подлежат сдаче организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья и их передача оформляется соответствующей накладными. При незначительно объеме документов, выделенных к уничтожению, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка.^[46]

Следует отметить, что умышленное уничтожение документов, совершенное из корыстных побуждений или вследствие других личных интересов, наказывается штрафом до 50 необлагаемых минимумов или ограничением свободы на определенный законом срок. Если предприятие правомерно уничтожило документы со сроком хранения, который уже истек, то налоговые органы не могут заявить о том, что валовые расходы предприятия соответствующего периода являются неподтвержденными.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно докладывает об этом в правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.^[47]

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокурату­ры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с законодательством РФ.^[48]

Во второй главе было раскрыто, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также показано, что в случае с первичными документами «форма имеет значение», то есть для каждого вида учета существуют определенные первичные документы. Таким образом:

• каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом;
• форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами;
• используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных;
• обязательным условием при ведение первичных документов является соблюдение установленных законом сроков их хранения.

Заключение

В настоящее время организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов налогового учета с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Но в то же время, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Данные условия составления первичных учетных документов необходимо учитывать как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это так называемый фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет.

Первичный документ - это документ, который включает в себя сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее существование.

Рассматривая содержание документа необходимо подчеркнуть, что первичные документы предназначены для регистрации хозяйственных операций и явлений, возникающих при осуществлении деятельности предприятия. В первичных документах бухгалтерского учета регистрируется не только факт хозяйственной операции, но и другая необходимая для учета и контроля, информация. К такой информации можно отнести: содержание хозяйственной операции; ее количественная и денежная оценка; направление расходов и источники доходов; подписи ответственных за проведение хозяйственной операции лиц и другая информация, необходимая для правильного и достоверного учета.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проходить обязательную проверку, которая осуществляется по:

• форме - полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов;
• арифметически и по содержанию - законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и др. При проведении контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных документов могут составляться также сводные документы.

Содержание первичного документа должно определяется фактом хозяйственной операции, которая отражается в данном документе. Содержание хозяйственной операции всегда является результатом целенаправленной деятельности лица, которое составило и подписало данный документ, и таким образом взяло на себя ответственность за правильность составления.