Файл: Первичные учетные документы как основа налогового учета.pdf

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции следует отражать в учетных регистрах в отчетном периоде, в котором они были осуществлены. ^[19]

В случае составления и хранения первичных документов и регистров налогового учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законом.

Ненадлежащее оформление первичных учетных документов может послужить отказом в признании расходов при исчислении налога на прибыль и НДС.

1.3 Правильность оформления первичных документов и исправление ошибок в них

Правильность оформления документов является одним из важнейших обязанностей работников предприятий, в том числе и работников учета. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, в соответствии с законодательством несут ответственность за достоверность их данных.^[20]

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.^[21]

Заполнение документов должно обеспечить предотвращение несанкционированных и незаметных исправлений.

Другое важное требование к составлению документа - прочеркивание в документах свободных строк. Это связано с тем, что в свободную строку может быть записана какая-либо информация уже после заполнения и подписи первичного документа.

Чтобы избежать повторного использования, все первичные документы, отраженные в учете, должны иметь отметку - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной технике - оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным ордерам, а также документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат погашению штампом или надписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты.^[22]

Бухгалтеру не следует принимать и обрабатывать первичные документы при отсутствии какого-либо обязательного реквизита документа, в том числе и подписи лица, которое позволило определенную хозяйственную операцию.

Право работников на подписание разрешительных документов определяет руководитель предприятия, по согласованию с главным бухгалтером, что отражается в специальном приказе или в отдельном разделе учетной политики предприятия.

Исправление ошибок, допущенных в первичных документах, осуществляется корректурным способом, правила которого предусматривают:

• зачеркнуть ошибочную цифру или текст одной линией, чтобы можно было прочитать ранее написанное;
• правильная запись следует выполнить над зачеркнутой;
• рядом с исправленной записью необходимо сделать надпись «исправлено» и расписаться за исправление лицам, подписавших документ, с указанием даты.^[23]

Исправление ошибок, допущенных в первичных документах, осуществляется корректурным способом, правила которого предусматривают:

• зачеркнуть ошибочную цифру или текст одной линией, чтобы можно было прочитать ранее написанное;
• правильную запись выполнить над зачеркнутой;
• рядом с исправленной записью сделать надпись «исправлено» и расписаться за исправление лицам, подписавших документ, с указанием даты.

Ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. или со знаком «минус», а правильная запись заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. темного цвета.^[24]

Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Справка должна содержать причину ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, который составил справку, и после ее проверки - главным бухгалтером.

Анализируя первую главу можно сделать вывод, что все предприятия обязаны вести налоговый учет используя первичные учетные документы, которые должны быть составлены надлежащим образом и подписаны лицом, их составляющим, которое в дальнейшем несет ответственность за правильность составления.

Правильность оформления документов является одним из важнейших обязанностей работников предприятий, в том числе и работников учета.

Наличие первичных учетных документов является существенным основанием для признания расходов и, следовательно, для исчисления налоговой базы по налогу на полученную прибыль.

Выбранный вариант применения форм первичных документов должен быть отражен в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе, так как нарушение данного условия несет за собой ответственность.

2. Назначение и порядок предоставления первичных документов

2.1 Классификация первичных документов по существу

Первичные документы можно классифицировать по различным видам.

По назначению документы подразделяются: на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.^[25]

Распорядительные документы - документы, содержащие распоряжение (приказ, разрешение, задачи) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся приказы и распоряжения о приеме на работу и увольнении, предоставлении отпусков и командировании работников предприятия и тому подобное.^[26]

Распорядительные документы не подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому не могут быть основанием для учетных записей. Они являются только основанием для осуществления хозяйственной операции с соответствующим оформлением учетного документа. В практике хозяйствования к распорядительным документам относят учетные документы, содержащие признаки распоряжения и разрешения, в частности лимитные карты на отпуск со склада в производство материалов, ведомости на выплату заработной платы в течение определенного срока.

Исполнительные (оправдательные) документы - документы, которыми фиксируются факты осуществления хозяйственных операций, то есть содержат данные об их выполнении.^[27]

Их составляют в момент совершения операции или сразу же после ее окончания. К ним относятся коммерческие акты при приемке товаров от поставщиков, акты на обнаруженный производственный брак и др.

Комбинированные документы - документы, объединяющие в себе признаки распорядительных и исполнительных документов. К таким документам относятся и названные выше лимитные карты на отпуск материалов со склада в производство и большинство других документов бухгалтерского учета.

Документы по месту составления делятся на:

• внутренние,
• внешние,
• бухгалтерского оформления.

Внутренними называются документы, составляющие на самом предприятии по совершенных ими операциях. За достоверность данных, содержащих в документе, и качественное его составление несут ответственность лица, подписавшие документ.^[28]

Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения.^[29]

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии предприятия на основе соответствующих распорядительных и внутренних документов предприятия для подготовки и облегчения учетных записей в реестре учета. К ним относят приходные и расходные кассовые ордера, расчеты заработной платы за время отпуска, ведомость (расчет) амортизационных отчислений и многие другие.^[30]

Документы по способу отражения операций:

• разовые,
• накопительные,
• сводные.

Разовые документы отражают одну или несколько хозяйственных операций, записываются в документ одновременно, одноразово. Например, такими документами являются требования, накладные, приходные и расходные ордера.^[31]

Накопительные документы предназначены для оформления однородных хозяйственных операций за соответствующий промежуток времени отчетного периода. ^[32]

Сводные документы - документы, составленные путем сведения данных нескольких однородных первичных документов.

По содержанию хозяйственных операций первичные документы группируются на документы: по учету кассовых операций, по учету сырья и материалов, по учету основных средств и т. д. Такая группировка документов обоснована необходимостью накопления информации в соответствующих реестрах учета (журналах-ордерах, ведомостях). Группируя документы, их таким образом готовят для бухгалтерских записей.

2.2 Классификация документов по видам учета

Налоговым кодексом предусмотрено, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными предыдущим абзацем.^[33]

Для расчета объекта налогообложения плательщика налога на прибыль использует данные бухгалтерского учета по доходам и расходам с учетом положений Налогового кодекса.

Налоговым законодательством установлены общие правила для определения объекта налогообложения, в том числе для финансовых учреждений.

Доходы и расходы определяются на основании первичных документов, подтверждающих получение (осуществление) налогоплательщиком доходов (расходов), обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и других документов, установленных разделом II вышеуказанного Кодекса.^[34]

Кроме того, Налоговый кодекс содержит оговорку, что в состав расходов не включаются расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога.

В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном Налоговым кодексом для представления налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.

Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения в контролирующий орган.

Кроме того, налоговое законодательство позволяет использовать как первичные документы для подтверждения доходов и расходов по операциям с ценными бумагами и производными инструментами, находящихся в обращении на фондовой бирже, такие оригиналы:

• для торговцев ценными бумагами - участников фондовой биржи - биржевой отчета за отчетный период;
• для налогоплательщиков - клиентов торговцев ценными бумагами - участников фондовой биржи - отчета торговца ценными бумагами, который формируется на основании биржевого отчета и договора с таким торговцем.

Если финансовое учреждение является плательщиком НДС, она ведет отдельный налоговый учет по НДС по операциям, которые: