Файл: Основные функции в системе менеджмента (еоретические основы изучения менеджмента).pdf

На основе данных таблицы 2.8, рассчитаем систему показателей, характеризующих интенсивность движения кадров.^[45]

Полученные данные представим в таблице 2.9.

Таблица 2.9

Анализ интенсивности движения кадров ПО №25 в 2015-2016 г.г.

Анализируя данные таблицы 2.9, видим, что в течение всего исследуемого периода в организацию поступило такое же число сотрудников, сколько и выбыло, также наблюдаем, что на предприятии в 2016 году увеличилась текучесть кадров. Необходимо разработать систему аттестации таким образом, чтобы по результатам ее проведения можно было снизить показатель текучести персонала.

2.3. Организация контроля управления персоналом на предприятии

Цели контроля персонала ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново:

1) выявление слабых мест и ошибок в процессе управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;

2) обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Для осуществления контроля ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново необходимое значение имеют:

1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

В ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается на предприятии за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверяются документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.^[46]

Текущий контроль в ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов. Полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, управление пользуется обратной связью. Обратная связь, в том смысле, в каком этот термин используется в курсовой работе, это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Отклонения, на которые необходимо реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами: цели, структура, задачи, технология и люди. Внешние факторы - это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации и многое другое, что рассматривалось мною ранее. Если организация не стремиться адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

В процессе заключительного контроля, сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.^[47]

Таким образом, выявлено, что на предприятии существует контроль только по фактическим результатам деятельности.

В ходе анализа деятельности организации так же выявлено, что не проводиться аттестация сотрудников. Аттестация выступая как контрольное мероприятие помогла бы выявить слабые стороны сотрудников.

Очевидно, что неудовлетворительная деятельности ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново в последние годы обусловлена в первую очередь отсутствием контроля квалификации сотрудников, качеством выполнения работы, затраченного на выполнение работы времени и т.д.

3. Мероприятия по совершенствованию менеджмента ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново

3.1. Внедрение фотографии рабочего дня как метода контроля затрат рабочего времени

Классическими методами исследования затрат рабочего времени сотрудников являются метод фотографии рабочего времени, хронометраж, моментные наблюдения. Реализация этих методов в необходимом объеме требует от наблюдателя существенных временных затрат, а порой и участия целой команды специалистов. Если компания не может позволить себе таких трудозатрат, стоит прибегнуть к методу самофотографии рабочего времени. Это один из аналитически- исследовательских методов исследования затрат рабочего времени. Он заключается в том, что работники фиксируют время, затрачиваемое ими на своих рабочих местах, в специальных бланках, аналогичных бланкам для фотографии рабочего времени. Данный метод особенно эффективен при изучении структуры затрат рабочего времени офисных работников, когда затруднительно наблюдать за осуществлением таких видов работ, как переговоры, совещания, выездные мероприятия и т. п.^[48]

Формат бланка для самофотографии, осуществляемой с целью получения перечня реально выполняемых функций, который был использован в «ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново», представлен в Приложении 1. Исследование проводилось с конкретным описанием каждой работы. Было сгруппировано и объединено рабочее время по функциям. Например, время, потраченное на включение и выключение орг. техники, телефонные переговоры и т. п., определили как время на подготовительно-заключительную работу. Итоговые данные отобразим в рисунках 8 и 9.

Рис. 8. Структура затрат рабочего времени начальника ПО № 25

Рис.9. Структура затрат рабочего времени экономиста ПО № 25

На основе данных, полученных в результате самофотографии рабочего времени начальника отделения связи и экономиста, рассчитаем показатели использования рабочего времени начальника отделения связи и экономиста, результаты представим в таблице 3.1.^[49]

Таблица 3.1

Показатели использования рабочего времени работников ПО № 25

Далее представим расчеты показателей использования рабочего времени других категорий персонала ПО № 25.^[50] Расчет показателей использования рабочего времени финансового директора:

Кэ = (480 – 120)/480= 0,75

К пр = 20/480 = 0,04

Кпо = 25/480 = 0,05

Котл = 75/480 = 0,16

Кнс = 45/480 = 0,09

Кпз = 80/480 = 0,17

Ко = 60/480 = 0,13

Ктв = 30/480 = 0,06

Коа = 45/480 =0,09

Кфл = 25/480 = 0,05

Ки = 60/480 = 0,13

Ком = 15/480 = 0,03

Расчет показателей использования рабочего времени главного бухгалтера:

Кэ = (480 – 118)/480= 0,74

К пр = 28/480 = 0,06

Кпо = 20/480 =0,04

Котл = 70/480 = 0,15

Кнс = 57/480 = 0,12

Кпз = 110/ 480= 0,23

Ко = 45/480 = 0,09

Ктв = 10/480 = 0,02

Коа = 25/480 = 0,05

Кфл = 10/480 = 0,02

Ки = 80/480 = 0,17

Ком = 25/480 = 0,05.^[51]

Проанализировав данные таблицы 3.1, видим, что экономист ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново» несет большие потери времени, зависящие от руководителя (начальника отделения связи), много времени тратит на подготовительно-заключительную, исполнительскую работы. Можно сделать вывод, что экономист «ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново» нерационально использует свое рабочее время. Требуется рассмотреть возможность перераспределения обязанностей, делегирования каких- то полномочий, которые могут быть произведены после проведения корректной аттестации сотрудников предприятия.

3.2. Внедрение анкетирования персонала

В целях диагностики рабочей среды можно использовать простой и эффективный по результатам метод - анкетирование сотрудников.

Внутренний контроль представляет собой независимую проверку деятельности подразделений с целью:

а) определить, что необходимо сделать, чтобы контролируемое подразделение эффективно выполняло свои задачи;

б) понять, насколько существующая структура организации пригодна для успешного и экономичного ведения деятельности;

в) убедиться, что количество, градации и уровни ответственности служащих строго связаны с требованиями работы;

г) оказать помощь управлению в совершенствовании организации и методов работы советами, основанными на опыте, полученном в процессе проведения контрольных мероприятий.^[52]

Первичная ответственность за обеспечение наиболее эффективного и экономичного использования персонала возлагается на менеджеров всех уровней, которые постоянно руководят своими подчиненными и в первую очередь отвечают за достижение поставленных целей. Но иногда менеджер может быть слишком занят текущими проблемами.

Периодический внутренний контроль позволяет определить новые подходы к управлению персоналом и обеспечить более быструю диагностику ситуации, чем длительная программа исследования состояния дел в организации. На практике конструктивная оценка и критика, основанные на знании внутренними контролерами используемых в организации стандартов и методов, часто оказываются полезными для стимулирования менеджеров к повышению эффективности.