Файл: Основные функции в системе менеджмента (еоретические основы изучения менеджмента).pdf

Руководитель просит менеджеров организовать заполнение персоналом вопросника (Приложение 2). Его заполнение служит многим целям. Такой вопросник помогает работнику сконцентрироваться на своих задачах и обязанностях, а также играет роль памятки - для исключения возможных споров о том, все ли задачи были объяснены и приняты во внимание.^[53]

Контролеры должны использовать все возможности для установления контакта и завоевания доверия менеджеров: от этого могут зависеть успех или неудача проверки, особенно в самом начале, в период, когда менеджеры крайне подозрительны, занимают оборонительную позицию и даже откровенно препятствуют проведению проверки. Сотрудник должен быть обучен быстро распознавать такие ситуации, а также находить пути их преодоления.

Успех проверки в значительной степени зависит от наличия желания сотрудничать у всех, кто в ней участвует.

Ознакомившись с советами руководителя касательно своего плана, сотрудник должен начать интервьюирование низших служащих организации и, поднимаясь по рангам и степеням ответственности, вернуться к руководителю, чтобы детально проверить его работу.

Интервьюирование как можно большего числа служащих должно быть обычной практикой. В то же время нужно знать, что не всегда есть необходимость в 100-процентном инспектировании, например, тех участков, где большое число служащих выполняют одинаковую работу. Также нет необходимости проверять индивидуально таких служащих, как шоферы, уборщики. Оценка необходимого количества должностей может быть проведена при помощи метода шкалирования, подразумевающего сбор подсчитанной требуемой продукции отдельной операции за данный период времени. Количество требуемых для инспектирования должностей выявляется путем простого арифметического подсчета. Ранги оцениваются со ссылкой на критерии градации отдельного вида деятельности.

Далее рассмотрим факты, которые необходимо собрать в процессе опроса. Сотрудник должен получить удовлетворительные ответы на следующие главные вопросы:

а) соответствует ли вся проводимая работа сущности организации и ее цели;

б) если соответствует, могут ли эти цели быть достигнуты другим, более эффективным путем;

в) соответствует ли количество должностей объему работы;

г) точны ли ранги должностей.^[54]

2. Сотрудник, изучив вопросник, заполненный служащими, и сущность деятельности, получает базовое представление об их работе. Если у сотрудника есть подробные документы - перечень служб или записки о службах, которые представляют собой список его обязанностей, - их также нужно проверить. Затем сотрудник службы внутреннего контроля (аудитор) должен сформулировать вопросы, чтобы определить:

а) получает ли служащий свои задания напрямую от руководителя или их передает подчиненный;

б) что реально делает служащий и как долго;

в) как он освобождается от работы;

г) перед кем он отвечает за ее удовлетворительное выполнение;

д) закреплены ли за должностью определенные обязанности;

е) изменяется ли объем выполняемой работы за определенный период, и если да, то почему;

ж) накапливаются ли (и если да, то в какой степени) невыполненные дела и требуется ли от служащего работать сверхурочно;

з) существуют ли какие-либо обстоятельства, которые тормозят эффективную и экономичную деятельность;

и) присутствует ли дублирование работы.

3. Для оценки рангов должностей необходимо:

а) определить, где обязанности зависят от аспектов работы;

б) определить уровень знаний и опыта, необходимых служащему, и природу требований, основанных на этих особенностях;

в) установить степень инициативности и полноты ресурсов в решении проблем и определить требования, основанные на интеллекте человека;

г) установить, предполагает ли комплексность работы особую трудность для формулирования суждений и принятия решений;

д) установить, кто руководит служащим, влияет на него или дает советы;

е) установить количество контролируемых служащих.^[55]

4. Необходимо составить всеобъемлющий список принятых описаний работы на всех уровнях и использовать его в качестве дальнейшего руководства. Таким образом, создается банк данных о работе, который может быть использован в качестве базового стандарта для сравнения с обязанностями, налагаемыми на другие формы деятельности, а также для ранжирования.

Сам отчет представляет собой описание того, что было обнаружено в ходе проверки. Безусловно, управляющие пожелают узнать, что было обнаружено в ходе проведения контроля, и сотрудники сдолжны использовать такую возможность для проверки реакции менеджеров на некоторые рекомендации, прежде чем они будут вписаны в окончательный отчет. Следовательно, по завершении инспекции желательно устроить предварительную встречу с менеджерами. Предпочтительно, чтобы такая встреча проводилась в последний день инспектирования. На повестке дня должен стоять список рекомендаций, которые сотрудники намерены включить в отчет.

Существует опасность, что рекомендации не будут приняты или будут сведены на нет тактикой затягивания. Во избежание неопределенно продолжительных споров цель должна быть зафиксирована и обсуждена с руководством в течение месяца по завершении инспекции. В течение дальнейших двух месяцев все переговоры с руководством должны быть завершены, а рекомендации - реализованы.

Реализация рекомендаций, являющаяся финальным этапом внутреннего контроля, состоит в следующем:

а) в формальном описании исследуемого состава контролируемого подразделения, даваемом соответствующему управлению;

б) в действиях управления, осуществляемых в согласии с делением "персонал - управление", в целях проведения изменений, необходимых для реализации рекомендаций в пределах принятых временных ограничений.

Заключение

Правильная реализация всех функций менеджмента на предприятии ведет к его успешному функционированию.

В ходе анализа источников выявлено, что в современной литературе по менеджменту нет единого подхода к классификации функций менеджмента.

Объектом исследования выступало «ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново».

В целом показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия в 2016 года несколько ухудшились по сравнению с 2015 года.

Наибольший удельный вес в численности персонала занимают почтальоны.

На предприятии почти половина работников имеют средне-профессиональное образование, 11,43% - начальное профессиональное и среднее образование. Это объясняется отчасти тем, что многие работники предприятия предпенсионного и пенсионного возраста работают в почтовом отделении много лет.

Высшее образование в основном имеют руководители предприятия. В ПО № 25 работает достаточно много лиц пенсионного возраста. Это в первую очередь объясняется невысокими зарплатами работников, низкий престиж профессии.

Основную группу составляют работники, отработавшие в организации 3-5 лет. Наименьшую долю в структуре персонала по продолжительности работы занимают сотрудники, отработавшие на предприятии от 1 года до 3 лет, что связано с тем, что на работу достаточно часто устраиваются студенты.

Анализ движения персонала ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново показал, что в течение всего исследуемого периода в организацию поступило такое же число сотрудников, сколько и выбыло, также наблюдаем, что на предприятии в 2016 году увеличилась текучесть кадров.

Анализ организации контроля на предприятии показал, что контроль осуществляется только по результатам работы. Нет оперативного контроля в ходе выполнения работы, нет промежуточного контроля.

Очевидно, что неудовлетворительная деятельности ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново в последние годы обусловлена в первую очередь отсутствием контроля квалификации сотрудников, качеством выполнения работы, затраченного на выполнение работы времени и т.д.

Для предприятия рекомендовано внедрение следующих мероприятий:

- метода самофотографии рабочего времени, который позволить выявить слабые стороны сотрудников;

- метод анкетирования персонала, который позволит выявить отклонения в выполняемых функциях, мотивации и других процессах в компании.

Список использованных источников

1. Базаров, Т.Ю. Управление персоналом. Практикум: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Управление персоналом», «Менеджмент организации» / Т.Ю. Базаров. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — 239 c.

2. Балашов, А.П. Основы менеджмента: Учебное пособие / А.П. Балашов. - М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2016. - 288 c.

3. Баронин, С.А. Основы менеджмента, планирования и контроллинга в недвижимости: Учебное пособие / С.А. Баронин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 160 c.

4. Борманн Д. Менеджмент. Предпринимательская деятельность в рыночной экономике. М.: ИНФРА - М, 2016. - 245 с.

5. Васильева Е.В. Проблемы управления инновационным развитием предприятия / Е.В. Васильева // Проблемы современной экономики - 2015. - №3 - С. 363-364.

6. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: Учебник / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2015. - 320 c.

7. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник.- 3-е изд.- М.: Гардарики, 2014.- 528 с.

8. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - 6-е изд., перераб. и доп. -- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2016. - 501 с.

9. Гибсон Д., Доннели Д. Основы предпринимательства. Учебное пособие. М.: Финстатинформ, 2014. - 407 с.

10. Дафт, Р.Л. Теория организации: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / Р.Л. Дафт; Пер. с англ. Э.М. Коротков. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — 736 c.

11. Друкер, Питер Ф. Энциклопедия менеджмента. – М.: ООО "Софийская набережная", 2016. – 432 с.

12. Егоршин, А.П. Основы менеджмента: Учебник для вузов / А.П. Егоршин. - Н.Новг.: НИМБ, 2014. - 320 c.

13. Зиновьева, И.В. Разработка эффективной стратегии управления предприятием / И.В. Зиновьева // Менеджмент сегодня. - 2015. - №3 - С. 12-22.

14. Коробко, В.И. Теория управления: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент организации» / В.И. Коробко… — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. — 383 c.

15. Коротков, Э.М. Основы менеджмента: Учебное пособие / И.Ю. Солдатова, Э.М. Коротков; Под ред. И.Ю. Солдатова, М.А. Чернышева. - М.: Дашков и К, Академцентр, 2015. - 272 c.

16. Критерии эффективности управления : Метод. указания / Под ред. д.э.н., профессора Осипова А.К. Ижевск: Jus est, 2014. - 73 с.

17. Купченко А.Ю. Современные проблемы управления в российских предприятиях // «Экономика и социум», 2014. - № 2. - С.12-14.

18. Лукичева, Л.И. Менеджмент организации: теория и практика: Учебник для бакалавров / Л.И. Лукичева, Е.В. Егорычева; Под ред. Ю.П. Анискин. — М.: Омега-Л, 2015. — 488 c.

19. Менеджмент организации: учебное пособие / Под ред. З.М. Румянцевой. — М.: ИНФРА-М, 2015. — 432 c.

20. Мескон, М.Х. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Вильямс, 2016. - 672 c.

21. Репина, Е.А. Основы менеджмента: Учебное пособие / Е.А. Репина, М.А. Чернышев, Т.Ю. Анопченко. - М.: НИЦ ИНФРА-М, Академцентр, 2013. - 240 c.

22. Солдатова, И.Ю. Основы менеджмента: Учебное пособие / И.Ю. Солдатова, М.А. Чернышева. - М.: Дашков и К, 2015. - 272 c.

23. Тебекин, А.В. Менеджмент организации.: Учебник / А.В. Тебекин, Б.С. Касаев. — М.: КноРус, 2014. — 424 c.

24. Теория управления: учебник / [Ю. П. Алексеев и др.]; под общей редакцией: А. Л. Гапоненко, А. П. Панкрухина. – М.: Издательство РАГС, 2016. – 557 с.

25. Тихомирова, О.Г. Менеджмент организации: теория, история, практика: Учебное пособие / О.Г. Тихомирова, Б.А. Варламов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 256 c.

26. Фатхутдинов Р.А. Менеджмент: учеб. для вузов. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2015.- 600 с.

27. Хангер, Дж., Д. Основы стратегического менеджмента: Учебник / Дж. Д. Хангер, Т.Л. Уилен. - М.: ЮНИТИ, 2013. - 319 c.

Приложения

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Бланк самофотографии рабочего времени

ФГУП «Почта России» почтовое отделение № 25 г. Иваново

Приложение 2

Образец вопросника

1. Эта форма должна быть заполнена в связи с предстоящей в Вашем подразделении/дирекции/отделе процедурой внутреннего контроля.

2. Вам будет дано разъяснение руководителя Вашего подразделения о целях внутреннего контроля, и, вероятно, сотрудник службы внутреннего контроля (аудитор) захочет обсудить с Вами Вашу работу.