Файл: Процессы принятия решений организации.pdf

2.2 Этапы контроля

Контроль за исполнением управленческих решений осуществляется в несколько этапов, на каждом из которых определена роль и место одного из отделов управления. Качество работы на каждом этапе влияет на конечный результат.

Первый этап: подготовка проектов резолюций и перечней поручений губернатора. Правильная расстановка соисполнителей по компетенции, определение координатора (первого исполнителя, обеспечивающего свод информации) и обоснованных сроков выполнения решений определяет дальнейшую работу специалистов. Исполнителю предоставлена возможность участия в этом процессе: при наличии обстоятельств, препятствующих исполнению контрольного документа в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем через 5 дней со дня регистрации у себя контрольной карты представляет на имя губернатора обоснованные предложения по корректировке срока исполнения или по замене (добавлении) соисполнителя, подтверждает свою компетентность, составляет план действий. На этом этапе контролер формулирует «образ» ответа, то есть образец ответа исполнителя.

Второй этап: постановка на контроль. Он связан с деятельностью специалистов в программе электронного документооборота, своевременным доведением документов до исполнителей как посредством самой программы, так и с помощью почты, в том числе и электронной.

Третий этап: регулирование хода исполнения. В течение всего срока исполнения документа контрольное управление использует возможности всех видов контроля: предупредительный - посредством рассылки напоминаний или телефонных звонков; промежуточный - посредством рассылки напоминаний или контрольных карт, проведением совещаний с соисполнителями с целью корректировки и координации их действий, устранения разногласий и недопонимания; заключительный - сопоставлением информации исполнителя с поставленными перед ним задачами. Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту (если таковой имеется) дан ответ по существу. Если специалист установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, документ возвращается на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем.

Четвертый этап: рассмотрение результатов работы исполнителей, снятие документа с контроля (губернатором), продление срока исполнения (губернатором или начальником управления), направление документа для проверки на предмет качества исполнения (начальником управления). Поводом проведения экспертизы на качество исполнения могут послужить следующие обстоятельства: формальный, неполный или неясный ответ, несвоевременное исполнение, необоснованное количество переносов. Документ может быть направлен на экспертизу и по результатам промежуточного контроля.

Анализ причин несвоевременного исполнения, неисполнения контрольных документов проводится по мере их выявления. По результатам проведенного анализа готовятся:

• рекомендации в исполнительные органы государственной власти Забайкальского края и органы местного самоуправления по устранению нарушений, допущенных при выполнении поручений;
• заключения для рассмотрения на заседаниях Комиссии по вопросам контроля при заместителе председателя правительства Забайкальского края - руководителе администрации губернатора Забайкальского края о невыполнении контрольных документов, о необъективности причин переноса сроков исполнения документов, о нарушении исполнительской дисциплины;
• планы-задания для отдела контрольных проверок и представителей губернатора по осуществлению контрольно-проверочной деятельности;
• материалы к заседаниям Консультативного совета глав муниципальных районов и городских округов Забайкальского края;
• предложения губернатору по вынесению наказания за нарушение исполнительской дисциплины государственному служащему.

Пятый этап: осуществление контрольно-проверочных мероприятий с целью выявления причин несвоевременного исполнения либо неисполнения контрольных документов, определение виновных, разработка предложений по устранению нарушений и доведение исполнения до контрольно-целевого результата.

Шестой этап: контроль за принятыми решениями по результатам контрольного мероприятия и Комиссии по вопросам контроля с целью получения контрольно-целевого результата (так называемый последующий контроль своевременности и полноты устранения выявленных нарушений).

Седьмой этап: окончательное снятие документа с контроля, передача материалов в архив.

2.3 Инструментарий губернаторского контроля

Ключевыми инструментами контроля за исполнением документов являются контрольные карты, используемые как средство контроля, а для документов, созданных Главным контрольным управлением, - как средство контроля и регистрации одновременно. Контрольная карта представляет собой перечень сведений, необходимых для осуществления контроля местонахождения документа, хода и результата его исполнения.

Структура контрольной карты позволяет фиксировать в том числе и виды контроля, примененные к исполнителю для своевременного достижения контрольно-целевого результата, а по окончании контроля - анализировать не только качество его исполнения, но и качество осуществленного контроля.

Кроме того, с целью ускорения процесса управления контрольными документами ряд контрольных карт имеет внешние (сигнальные) отличительные признаки. Так, требования документов президента Российской Федерации оформляются на контрольных картах с диагональной красной полосой, документов правительства Российской Федерации - с синей полосой, поручения губернатора Забайкальского края - с зеленой.

Каждая контрольная карта оформляется в двух экземплярах: один - для исполнителя, другой (копия) - для Главного контрольного управления. По основному экземпляру контрольной карты ведется внутренний контроль исполнения документа в подразделении (государственном органе исполнительной власти, администрации местного самоуправления), этот же основной экземпляр контрольной карты должен быть возвращен в Главное контрольное управление с документом-ответом, заверенным подписью ответственного исполнителя, и после снятия с контроля направлен в дело, затем - в архив^[9].

По копии контрольной карты Главное контрольное управление осуществляет внешний контроль. На ней ставится дата отправки оригинала контрольной карты исполнителю и подпись специалиста отдела документационного обеспечения Губернатора, ответственного за почтовую операцию. При получении от исполнителя итогового документа- ответа, всегда прикрепляемого к контрольной карте, контрольный документ снимается с контроля, а копия контрольной карты уничтожается.

Таким образом, в структурном подразделении (государственном органе исполнительной власти, администрации местного самоуправления) формируется контрольно-справочная картотека подразделения, а в Главном контрольном управлении Губернатора - общая контрольно-справочная картотека по Забайкальскому краю и архивная база исполненных документов. Контрольно-справочная картотека документов ведется и в электронном виде, где каждый из государственных органов исполнительной власти Забайкальского края имеет доступ к той группе контрольных документов, за исполнением которых осуществляет внутренний контроль.

Функции между структурными подразделениями Главного контрольного управления губернатора четко разграничены. Так, обеспечение выполнения и экспертиза качества выполнения управленческих решений возложены на отдел контроля за исполнением документов и анализа, который отвечает за работу на первом - четвертом, шестом и седьмом этапах. Отдел проверок занимается организацией и проведением проверок по материалам, предоставленным по результатам анализа вышеназванного отдела, а также по непосредственным поручениям губернатора с привлечением представителей губернатора в муниципальных районах и городских округах и компетентных специалистов. Отдел проверок отвечает за работу на пятом этапе.

Таким образом, предложенный механизм организации контроля за исполнением документов на уровне губернатора края позволяет осуществлять содержательный контроль по исполнению решений, а, следовательно, обеспечивает единство решения и исполнения, упреждает возможные ошибки и просчеты. Такая система контроля является важнейшим инструментом повышения ответственности кадров за своевременное и качественное выполнение принимаемых решений, обеспечения четкой и слаженной работы всех звеньев государственного и муниципального управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в результате решения выше стоящих задач, были получены слежующие выводы:

1. Следует сказать, что процесс принятия управленческого решения обладает высокой сложностью и индивидуальными особенностями руководителя, поэтому наука так много времени уделяет управленческим решениям, с целью повысить их эффективность путем увеличения индивидуальных способностей руководителя. Ведь чем эффективней принимает решения руководитель или группа руководителей, тем устойчивее развивается организация.

2. Благодаря развитию информационных технологий стало меньше затрачиваться времени на процесс принятия управленческих решений, а перспективы развития компьютерных технологий позволяют сделать вывод, что при разработке управленческих решений данные системы будут использоваться еще долгое время.

От качества управленческих решений и от того какие методы были использованы при их принятии зависит эффективность работы предприятия. Контроль занимает особое место в деятельности организации и обеспечивает выполнение принятых решений. Метод контроля необходимо выбирать в зависимости от выполняемых функций и особенностей его проведения.

3. В структурном подразделении (государственном органе исполнительной власти, администрации местного самоуправления) формируется контрольно-справочная картотека подразделения, а в Главном контрольном управлении Губернатора - общая контрольно-справочная картотека по Забайкальскому краю и архивная база исполненных документов. Контрольно-справочная картотека документов ведется и в электронном виде, где каждый из государственных органов исполнительной власти Забайкальского края имеет доступ к той группе контрольных документов, за исполнением которых осуществляет внутренний контроль.

Функции между структурными подразделениями Главного контрольного управления губернатора четко разграничены. Так, обеспечение выполнения и экспертиза качества выполнения управленческих решений возложены на отдел контроля за исполнением документов и анализа, который отвечает за работу на первом - четвертом, шестом и седьмом этапах. Отдел проверок занимается организацией и проведением проверок по материалам, предоставленным по результатам анализа вышеназванного отдела, а также по непосредственным поручениям губернатора с привлечением представителей губернатора в муниципальных районах и городских округах и компетентных специалистов. Отдел проверок отвечает за работу на пятом этапе.

Таким образом, предложенный механизм организации контроля за исполнением документов на уровне губернатора края позволяет осуществлять содержательный контроль по исполнению решений, а, следовательно, обеспечивает единство решения и исполнения, упреждает возможные ошибки и просчеты. Такая система контроля является важнейшим инструментом повышения ответственности кадров за своевременное и качественное выполнение принимаемых решений, обеспечения четкой и слаженной работы всех звеньев государственного и муниципального управления.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Балдин К.В. «Управленческие решения», М.: «Дашков и К», 2014. — 496 с.
2. Вертакова Ю. «Управленческие решения: разработка и выбор» / Учебное пособие. — М.: «КНОРУС». 2015. — ISBN: 5-85971-055-0. 352 с.
3. ГОСТ ISO 9000-2011. Системы менеджмента качества. Требования. Введ. 2013-01-01.
4. Кашин А.В. Особенности регулирования деятельности доминирующей фирмы на муниципальном уровне / А.В. Кашин // Вестник ОмГУ. - 2014. - № 4. С. 76 - 80.
5. Кашин А.В., Кузьменко М.А. Специфика среды функционирования интеллектуально ориентированной доминирующей компании // Креативная экономика. — 2012. — № 8 (20). — с. 12 - 17
6. О внесении изменений в Положение о Главном контрольном управлении Губернатора Забайкальского края : Приказ Администрации Губернатора Забайкальского края от 10 декабря 2008 № 344 // Система электронного документооборота Администрации Забайкальского края.
7. О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации : Указ Президента РФ от 28 марта 2011 № 352 // Собрание законодательства РФ. - 2011. - № 14. - Ст. 1880.
8. О создании Комиссии по вопросам контроля : Приказ Администрации Губернатора Забайкальского края от 20 октября 2008 № 209 // Система электронного документооборота Администрации Забайкальского края.
9. Об утверждении Положения о Главном контрольном управлении Губернатора Забайкальского края : Приказ Администрации Губернатора Забайкальского края от 30 сентября 2008 № 182 // Система электронного документооборота Администрации Забайкальского края.
10. Об утверждении Положения о Контрольном управлении Президента Российской Федерации : Указ Президента РФ от 8 июня 2004 № 729 // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 24. - Ст. 2395.
11. Об утверждении Положения об Администрации Губернатора Забайкальского края : Постановление Правительства Забайкальского края от 16 февраля 2010 № 40 // Азия- экспресс. - 2010. - № 13.
12. Об утверждении Порядка организации контроля за исполнением документов : Распоряжение Губернатора Забайкальского края от 17 октября 2011 № 507-р // Система электронного документооборота Администрации Забайкальского края.
13. Организация и контроль исполнения управленческих решений: [Электронный ресурс]. URL: http://edu.dvgups.rii/METDOC/ EKMEN/MEN/SISTUPR/METOD/ OSN_UPR/iaykov_16.htm. (Дата обращения: 20.09.2016).
14. Плеслов А.А. Проблемы функционирования малых промышленных групп // Научно технические ведомости Санкт - Петербургского политехнического университета. Экономические науки. — 2015. — Т. 1 - 2 — № 75. —с.98 - 102
15. Полуэктов В.А. Практические аспекты методологии организации производства в социально - ориентированных системах / В.А. Полуэктов, Е.М. Якутин // Проблемы современной экономики. —2012.— № 3. — С. 117 - 119.
16. Спицнадель В.Н. Теория и практика принятия оптимальных решений. - СПб: издательский дом «Бизнес-пресса», 2012,- 394 с.
17. Устав Забайкальского края : Закон Забайкальского края от 17 февраля 2009 № 125-ЗЗК // Забайкальский рабочий. - 2009. - № 30.