Файл: Автоматизированная информационная форма.pdf

Финансово-экономическая служба ООО «Стаандарт Плюс» приняла решение автоматизировать расчет себестоимости с целью получения достоверной и своевременной отчетности по фактическим затратам предприятия на производство и реализацию продукции. Подсистему «Расчет себестоимости» разрабатывала компания «Центр компьютерных технологий «Софтмак», г. Петрозаводск

С начала 2014 года в организации введена в промышленную эксплуатацию подсистема «Расчет себестоимости», разработанная ООО «ЦКТ «Софтмак». Экономисты и бухгалтеры финансово-экономической службы ООО «Стандарт Плюс» совместно работают в единой базе данных на платформе 1С:Предприятие.

В рамках проекта рабочей группой, ООО «Стандарт Плюс»и ООО «ЦКТ «Софтмак», разработана методология и реализованы автоматизированные функции учета затрат, расчета себестоимости и формирования управленческой отчетности. Построение калькуляций и смет, а также расчет себестоимости и распределение затрат выполняются автоматически для продукции всех подразделений и участков организации (более 100). Гибкая настройка расчета и показателей отчетов предоставляют пользователям возможность применять различные схемы ведения учета

В мае 2014 года в рамках второй очереди добавлены сложные расчеты и отчетность по фактическим затратам в разрезе элементов затрат для каждого передела производства. Следующая стадия - автоматизация планирования затрат каждого подразделения и расчет плановой себестоимости всех видов продукции.

При формировании требований к учету были разработаны единые формы управленческой отчетности по фактическим затратам для всех подразделений предприятия и общие классификаторы аналитики затрат.

Учитывая особенности каждого подразделения (в том числе основных технологических, транспортных, энергетических, ремонтных цехов), разработаны расшифровки затрат до видов и номенклатуры материалов и топлива, заработной платы до групп персонала, амортизации до видов начислений и единиц оборудования, услуг цехов в количественном выражении и прочих затрат по видам (Приложение 1).

Аналитический учет затрат для целей построения управленческой отчетности решили вести на счетах бухгалтерского учета. Вследствие чего, добавили аналитические разрезы на счетах учета затрат (см. таблица 3).

Таблица 3

Аналитический план счетов учета затрат

Таким образом, отчеты по затратам несложно получить с помощью стандартных функций платформы. Проверить показатели каждой сметы затрат можно, формируя оборотно-сальдовую ведомость по счету при выборе подразделения и развороте по элементам затрат; калькуляции себестоимости продукции — при выборе вида номенклатуры и развороте оборотно-сальдовой ведомости по статьям затрат. Для распределения затрат выбрали метод решения системы линейных уравнений, как наиболее точный и достаточно простой.

В интерфейсе бухгалтеров по учету затрат на производство появились два новых документа: «Производственный отчет» и «Расчет себестоимости».

С помощью документа «Производственный отчет» (Приложение 2) пользователь задает базу распределения затрат подразделения. Чаще всего коэффициентами распределения затрат являются фактические объемы выпущенной продукции подразделения, но в общем случае база может быть заполнена произвольными коэффициентами.

Кроме того, в документе реализованы функции распределения пропорционально сумме заработной платы основных производственных рабочих, с их помощью распределяются общепроизводственные затраты подразделения по видам продукции.

Документ «Расчет себестоимости» позволяет выполнить функции расчета себестоимости и распределения затрат. С его помощью формируются проводки по кредиту счетов затрат, обороты по счетам учета полуфабрикатов и готовой продукции, проводки в дебет счета учета себестоимости продаж, как на сумму производственной себестоимости, так и по распределению общехозяйственных и коммерческих расходов.

Расчет и запись проводок документом производится за 4 минуты на сервере минимальной конфигурации (2-х процессорный сервер с 2Гб оперативной памяти).

В процессе автоматизации добавлены функции автоматического подбора аналитики затрат в документы учета затрат (Списание материалов в производство, Услуги сторонних организаций, Начисление амортизации, Авансовый отчет и др.).

Основными достоинствами реализованной подсистемы являются:

• Прозрачность учета и распределения затрат (реализация на счетах учета затрат)
• Гибкость настройки распределения затрат (с помощью документа «Производственные показатели»)
• Высокая точность расчета себестоимости вне зависимости от количества подразделений и видов продукции (использование математических методов и автоматизированного алгоритма расчета)
• Корректировка данных и пересчет результатов за 4 минуты

Кроме того, в рамках проекта автоматизации доступ к учетным данным получили экономисты подразделений. У них появилась возможность, не только формировать отчетность в автоматическом режиме, но и осуществлять анализ затрат, контролируя первичные документы учета.

Проект автоматизации расчета себестоимости длился 8.5 месяцев и был завершен на 2 недели раньше планового срока благодаря эффективной работе членов рабочей группы и заинтересованности в получении результатов Заказчиком.

Большую часть ресурсов, как времени (6 месяцев), так и трудозатрат, потребовала стадия обследования и разработки модели учета. В результате формы отчетности и их показатели (аналитические справочники) были унифицированы для всех подразделений предприятия, в то же время достаточно гибкая система учета позволила реализовать практически все особенности производственных участков.

3. Совершенствование бухгалтерского учета путем применения прикладных программ

3.1 Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета

Автоматизация бухгалтерского учета является сегодня необходимым условием его развития. Развитие информационных технологий в бизнес-управлении в последние годы идет высокими темпами. Современный бухгалтер сегодня уже не может представить себе процесс ведения бухгалтерского учета без широкого использования средств автоматизации.

Именно поэтому одной из основных прикладных проблем формирования бухгалтерской отчетности является процесс ее автоматизации и сопряжения с последними тенденциями в мире компьютерных технологий .

Количество первичных документов, регистрируемых в бухгалтерских программах, измеряется тысячами, а иногда и миллионами единиц, что делает фактически невозможным даже оперативное управление на основании первичной информации. Следовательно, информация должна быть систематизирована, для чего и создаются различные отчеты.

Рационализация цепочки "первичные документы - внутренние учетные регистры - бухгалтерская отчетность" является важнейшей проблемой развития систем автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета имеет не только общие принципы построения с бухгалтерским учетом в целом, но и свои специфические принципы, без осознания которых невозможно рациональное построение автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета [24, с.122].

1. Упорядочение и оптимизация практического ведения бухгалтерского учета.

Под упорядочением и оптимизации практического ведения бухгалтерского учета понимается, прежде всего, сокращение времени на обработку первичных данных, формирование необходимых отчетов, справок, выписок, минимизацию пользовательских действий для получения конечного результата [8, с.95].

Например, если раньше при использовании ручной технологии ведения бухгалтерского учета на отдельные операции по калькулированию себестоимости требовались несколько часов работы и проведение большого количества расчетов, то с использованием автоматизированных технологий весь процесс занимает считаные минуты и включает минимальное количество операций, которые необходимо осуществить непосредственно оператору.

Именно минимизацию времени на ведение бухгалтерского учета - главного ограниченного ресурса - является ключевым моментом во всем совершенствовании бухгалтерского учета [12, с.131].

2. Оптимизация количества информации информационной системы бухгалтерского учета без потери ее качества.

Большой объем информации не всегда благо для субъекта, принимающего управленческие решения. Ее переизбыток опять-таки ведет к увеличению времени на поиск необходимой информации и, соответственно, усложняет процесс принятия решений.

Информации не должно быть много, ее не должно быть мало, ее должно быть ровно столько, чтобы информация была именно информацией в соответствии с ее представлением по Клоду Шеннону, который трактовал информацию как снятую неопределенность [23, с.67].

Например, сегодня существует огромное количество признаков для классификации затрат. И если бы все они были учтены при автоматизации учета, то составление одного документа на расходование ресурсов привело бы к указанию не 2 - 3 субконто, а значений 10 - 15 аналитических признаков [10, с.57].

3. Снижение числа ошибок в бухгалтерском учете с использованием встроенных алгоритмов внутреннего автоматизированного контроля бухгалтерских данных.

В настоящее время многие процедуры контроля уже автоматизированы. Например, бухгалтер не сможет отпустить материалов на производство больше, чем их количество на складе, существуют встроенные проверки по различным классификаторам и даже проверки правильности заполнения серии и номера паспорта гражданина РФ. Однако все соответствующие алгоритмы следует развивать и усовершенствовать.

Например, очень мощное контрольное значение имеет проведение анализа денежных потоков косвенным методом, что позволяет одновременно увязать три важнейшие отчетные формы - бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств [4, с.165].

На необходимость подобных проверок указывает и целый ряд авторов, аргументированно доказывая, что внедрение соответствующих систем сократит ручной труд при осуществлении операций внутреннего контроля и, соответственно, повысит эффективность соответствующих проверок за счет минимизации затрат без потери качества.

4. Продолжение работы по формализации учетных процедур.

Одной из наиболее актуальных проблем, препятствующих автоматизации бухгалтерского учета, является наличие методологических и методических проблем, лежащих в теории и методике самого бухгалтерского учета. Ведь автоматизированные системы - это уже следствие объективно существующих в бухгалтерском учете процессов, цель которых просто их облегчить и стандартизировать операции бухгалтера за счет использования современных информационных технологий [5, с.63].

Неспособность разрешить противоречия в федеральном законодательстве, отсутствие взаимопонимания между органами государственного и негосударственного регулирования порождают целый круг сопутствующих проблем, необходимость профессионального суждения при решении широкого круга вопросов - все это усложняет автоматизацию [23, с.96].

В результате многие субъекты при решении вопросов часто действуют на интуитивном уровне, старясь хоть как-то решить эти противоречия на уровне организации, что, конечно, не позволяет формализовать подходы. Ведь интуиция человека - это одна из немногих его способностей, которая не может быть автоматизирована.

Естественно, что в едином комплексе автоматизированной системы очень трудно, но, тем не менее, необходимо сочетать максимальную гибкость для конечного пользователя, богатый функционал возможностей программы и единство подхода к процессу формирования учета и отчетности [22, с.72].

5. Повышение сопоставимости информационных систем различных субъектов.

Отдельным блоком проблем, требующим решения, является взаимодействие информационных систем хозяйствующих органов друг с другом.

Например, сдача отчетности через общедоступные коммуникационные сети (Интернет) также нередко приводит к возникновению проблемных ситуаций. Главная задача здесь - обеспечить максимально простой и в то же время гарантированный канал передачи отчетных данных от предприятий до проверяющего органа [24, с.124].

В рамках данного же направления совершенствования необходимо продолжение работы по усилению контроля результатов отдельных направлений учета в рамках единой автоматизированной системы. Важность данного направления также отмечается специалистами, при этом особый акцент делается на взаимном контроле массивов входящей информации для всех направлений учета, в том числе МСФО.