Файл: «Проектный офис: принципы и этапы формирования» ..pdf

Согласно поручению Президента, 15 октября 2016 года вышло Постановление Правительства Российской Федерации № 1050 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации», согласно которому:

1. Утверждена функциональная структура системы управления проектной деятельностью в Правительстве Российской Федерации;
2. Внесены соответствующие изменения в акты Правительства Российской Федерации;
3. Установлено, что функции федерального проектного офиса осуществляет Департамент проектной деятельности Правительства Российской Федерации;
4. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации» наделено функциями центра компетенций проектного управления;
5. Органам государственной власти субъектов Российской Федерации рекомендовано организовать проектную деятельность [1].

Согласно указанному Постановлению, в регионах была организована работа по внедрению проектной деятельности. Первоначально были созданы постоянные (проектные офисы, проектные комитеты) и временные органы управления проектной деятельностью (проектные команды), разработана нормативно-правовая база.

Формирование системы управления проектами в субъектах РФ возможно по трем моделям (рисунок 2) 

Рисунок 2 – Модели формирования системы управления проектами в регионах

Проектный офис представляет собой структурное подразделение, формируемое на постоянной основе для целей поддержания и развития методологии, управления и администрирования проектами. Общая модель создания и функционала проектных офисов изображены на рисунке 2. 

Рисунок 3 – Модель создания и функционал проектных офисов [8]

Проектный комитет является коллегиальным органом, принимающий решения по проектам (о реализации, остановке, закрытии и т.п.).

Для каждого проекта формируется проектная команда, состоящая из специалистов, объединенных для достижения общих целей и решения поставленных перед ними задач в течение жизненного цикла проекта. У каждого человека есть своя проектная роль (руководитель, куратор, администратор проекта и т.д.). Следует отметить, что все роли являются временными.

Выделяют также обеспечивающие органы управления проектной деятельностью, включающие в себя группы экспертов, которые могут формироваться как для каждого конкретного проекта, так и быть сформированными при каком-либо органе государственной власти.

3.2. Практика внедрения проектного офиса в исполнительных органах Белгородской области, Пермского края и Ярославской области

Рассмотрев общую структуру органов проектной деятельности, перейдем к рассмотрению регионов-лидеров проектного управления. Особый интерес представляет практика Белгородской области, Пермского края и Ярославской области. Именно эти регионы в числе первых приняли решение о внедрении проектного управления в органах исполнительной власти и продемонстрировали успешный опыт в формировании системы мотивации, развитии проектных компетенций и популяризации проектного управления. Помимо регионов-первопроходцев, целесообразно рассмотреть практику Ханты-Мансийского Автономного округа, Приморского края и Ленинградской области как финалистов профильного конкурса проектного управления «Проектный Олимп» [2].

Конкурс «Проектный Олимп» организуется Аналитическим центром при Правительстве РФ с 2014 года. Целями проведения является широкое распространение инструментов проектного управления в государственном секторе, повышение эффективности деятельности органов государственной власти, а также государственных корпораций и компаний, оказывающих наиболее значительное влияние на развитие экономики. К участию в конкурсе приглашаются федеральные и региональные министерства, ведомства, подведомственные учреждения, государственные компании, госкорпорации и институты развития, компании с государственным участием, региональные Администрации, Правительства субъектов Федерации, органы исполнительной власти

Белгородская область является первым регионом, применившим проектное управление. Начиная с 2010 года правительством Белгородской области была сформирована нормативно-правовая база, соответствующая ГОСТу о проектном управлении, Своду знаний по управлению проектами PMBoK. Уполномоченным органом по разработке и внедрению системы управления проектами является департамент кадровой политики Белгородской области в лице отдела организации проектного управления.

Организационная модель проектного управления, состав областного проектного офиса и коллегиального органа представлены на рисунках 5-7Здесь следует отметить, что особенностью, применяемой в Белгородской области модели проектного управления, является применимость ее как внутри органов государственной власти, так и по отношению к проектам, реализуемым совместно с бизнес-сообществом.

При использовании проектного управления возникает проблема увязки проектов с мероприятиями соответствующих Государственных программ и Стратегией социально-экономического развития региона. В Белгородской области предложили следующую модель работы (рисунок 4): 

Рисунок 4 – Инициация проектов в рамках Государственных программ в Белгородской области

Рисунок 5 – Организационная модель проектного управления в Белгородской области

Рисунок 6 – Состав Проектного офиса в Белгородской области

  В Пермском крае принятие и внедрение в практику проектного управления закреплено Указом губернатора Пермского края от 20 ноября 2014 г. № 196 «Об утверждении положения по управлению дорожными картами, проектами, программами и непроектными мероприятиями. Ответственным за внедрение проектного управления в регионе назначается глава администрации губернатора Пермского края, при этом отмечено, что не допускается привлечение в качестве ответственного за проектное управление функционально-целевых/функциональных блоков представителей сторонних организаций. Схематично модель проектного управления в Пермском крае представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Организационная модель проектного управления в Пермском крае

Как видим из представленной выше схемы, функции проектного комитета выполняет Межведомственная комиссия по планированию социально-экономического развития Пермского края.

Постановлением правительства Ярославской области проектным офисом органов исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО) определено управление Правительства области по организационному развитию.

Организационная структура проектного офиса Ярославской области выглядит следующим образом (рисунок 8):

Рисунок 8 – Структура проектного офиса Ярославской области

В Ленинградской области создан и действует Организационный штаб по управлению проектами под председательством губернатора Ленинградской области. Организационный штаб является высшим координационно-контрольным органом в сфере управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти области, который принимает ключевые управленческие решения в части планирования и контроля проектной деятельности.

Помимо этого, в марте 2016 года создан и приступил к работе проектный офис администрации Ленинградской области. Проектный офис сформирован в виде структурного подразделения Комитета по экономическому развитию и инвестиционной деятельности Ленинградской области и является координационно-контрольным органом в сфере управления проектной деятельностью. Указанное подразделение организует методическое сопровождение, планирование, реализацию и контроль проектной деятельности исполнительных органов государственной власти области.

В отличие от Белгородской области, Ярославской области и Пермского края, где проектный офис является структурным подразделением исполнительного органа власти, в Приморском крае он выделен в отдельный департамент – Департамент проектного управления, состоящий из двух отделов. Структура Департамента приведена на рисунке 9.

Рисунок 9 – Структура проектного офиса Приморского края 

Проектный комитет Приморского края формируется в составе председателя Проектного комитета, его заместителя, членов проектного комитета и ответственного секретаря. Председателем является губернатор, который руководит деятельностью комитета, председательствует на заседаниях. Заместителем председателя Проектного комитета назначается заместитель губернатора Приморского края, курирующий вопросы проектного управления. Функции секретариата проектного комитета осуществляет проектный офис [5].

Проектный комитет в Ханты-Мансийском автономном округе создан при губернаторе региона, который является его председателем [7]. Указанное позволяет Проектному офису иметь особое положение среди других органов власти региона. Заместителем председателя проектного Комитета назначается первый заместитель губернатора. В Положении о Комитете указано, что он является высшим координационно-контрольным органом в сфере управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти в автономном округе, принимающим ключевые управленческие решения в части планирования и контроля проектной деятельности, выполняющим функции управления портфелем проектов [5].

В этом же документе отмечено, что по предложениям членов Проектного комитета в его заседаниях могут принимать участие представители исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, представители общественности, иные лица, не обладающие правом голоса при принятии решений Проектным комитетом. Обеспечение деятельности Проектного комитета осуществляет Департамент проектного управления автономного округа [6].

Отличительной особенностью является то, что проектный офис напрямую подчиняется губернатору автономного округа. При этом в нормативно-правовых актах отмечено, что Департамент осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему учреждения автономного округа и иные организации, а его директором является заместитель губернатора. Штатная численность департамента проектного управления Югры составляет 20 единиц. Структура департамента приведена на рисунке 10.

Рисунок 10 – Структура проектного офиса Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Вывод по Главе 3. Изучив опыт субъектов Российской Федерации по формированию системы проектного управления, можем заключить, что во всех изученных регионах проектный комитет – это коллегиальный орган, подчиняющийся непосредственно губернатору региона. Проектные офисы же могут создаваться и как отдельный орган власти, и как структурное подразделение уже имеющегося органа исполнительной власти региона, при этом проектный офис обеспечивает функционирование Проектного комитета. Преимуществом выделения Проектного офиса в отдельный орган власти является его самостоятельность в части оперативного принятия решений, издания профильной нормативно-правовой документации. Недостатком подхода можно назвать значительную нагрузку на региональный бюджет для содержания дополнительного штата госслужащих.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Резюмируя данное исследование, отметим следующее.

Проектный офис – это элемент корпоративной системы управления проектами организации (КСУП), который:

• располагает соответствующей нормативно-регламентной базой по процессам управления проектами, определяющей его функции и полномочия, шаблонами, методиками и пр.;
• использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы;
• состоит из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.

Необходимость создания проектного офиса в компании возникает тогда, когда количество проектов или их масштаб начинает создавать проблемы c управляемостью проектами, исчезает прозрачность. Разнородная отчётность не позволяет охватить состояние всех проектов. Потребность собрать всю информацию o проектах, стандартизировать eё, сохранить, и как следствие cнизить негативные последствия смены или ухода менеджера проекта – одна из задач проектного офиса.