Файл: «Проектный офис: принципы и этапы формирования» ..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Все чаще и чаще как в профессиональных, так и популярных современных изданиях появляется аббревиатура PMO. По-английски это звучит как Project Management Office, в достаточно широком спектре вариаций, начиная от Project Support Office и до Program Management Office и Strategic Project Office. Но в каждом случае ключевыми словами остаются «проектный офис».

В России культура проектного управления, по взгляду экспертов, находится ещё в стадии формирования. Из 500 тысяч сертифицированных в мире PMP (Project Management Professional) россиян – чуть больше тысячи. Между тем, большинство компаний если и планирует создание проектного офиса, то в некотором отдаленном будущем, когда будет свободные ресурсы и время. И разумеется, в большинстве компаний это светлое время так и не наступает. А в тех компаниях, которые все-таки решились на внедрение проектного управления, практически неизбежно возникают «очаги сопротивления».

Сотрудники, чья деятельность попадает под определение «работа в проектах», начинают активно тормозить процесс, полагая, что данная инициатива требует отвлечения необходимых для операционной деятельности ресурсов, и никаких значимых выгод не приносит. Поэтому надо быть готовым к жесточайшему сопротивлению, и даже открытому саботажу сотрудников компании.

Когда хаотичный и неформализованный подходы к управлению проектами не удовлетворяют требованиям рынка, появляется острая необходимость в проектном офисе. Внедрением проектного офиса (Project Management Office, или PMO) занимаются многие ИТ-, строительные компании и консалтинговые компании. Ни для кого не секрет, что внедрение проектного управления далеко не тривиальная задача. Причем, примерно понятно, что должно быть «на выходе». А вот какие надо сделать шаги, как двигаться к тому, чтобы проектное управление не просто «начало быть», а стало эффективным инструментом - как правило, об этом, распространяется весьма скупо. Этим обусловлена актуальность избранной темы исследования.

Цель исследования заключается в выявлении особенностей принципов и этапов формирования проектного офиса.

Данное целеполагание предопределило ряд задач, которые необходимо решить в ходе исследования:

1. раскрыть понятие, значение и функции проектного офиса;
2. отразить существующие виды проектного офиса;
3. проанализировать основные этапы внедрения проектного офиса и критерии его эффективности;
4. проанализировать практику внедрения проектного офиса в исполнительные органы государственной власти Российской Федерации.

Объектом исследования является проектный офис.

Предмет исследования – внедрение проектного офиса в исполнительные органы государственной власти Российской Федерации.

Методы исследования. В работе были использованы общенаучные методы познания: анализ и синтез литературных и научных источников, логический метод, системный метод, метод от общего к частному, обобщение и классификация научных данных.

При написании работы использовались следующие источники литературы: научная электронная библиотека КиберЛенинка (https://cyberleninka.ru), основной задачей которой является популяризация науки и научной деятельности, общественный контроль качества научных публикаций, развитие междисциплинарных исследований, электронный журнал «Менеджмент в России и за рубежом» (http://www.mevriz.ru) - издание, посвящённое проблемам современного менеджмента, «Российский журнал менеджмента» (https://www.rjm.ru) - научный журнал в области менеджмента, основным тематическим профилем которого является менеджмент организаций, учреждённый Санкт-Петербургским государственным университетом по инициативе Высшей школы менеджмента СПбГУ, научный электронный журнал «Молодой учёный» (https://moluch.ru/), степень надёжности которого определяется тем, что журнал входит в международный каталог периодических изданий Ulruch’s Periodicals Directory, все статьи журнала индексируются системой Google Scholar («Академия Google»); электронная библиотека Университета «Университет» (http://www.e-biblio.ru/cgi-bin/lib.pl). Также были применены труды, монографии и учебники современных авторов в PDF формате.

Практическая значимость исследования заключается в том, чтобы в дальнейшем на её основе разрабатывать практические рекомендации по внедрению проектных офисов в структуры управления современными компаниями.

1. Теоретические основы организации проектного офиса

1.1. Понятие, значение и функции проектного офиса

Термин «проектное управление» становится все более популярным. Он относится как к управлению внутри компании проектами, нацеленными на внедрение новых технологий и систем, так и к проблемам управления бизнесом фирмы посредством проектов. Примерами компаний, управляющих бизнесом посредством проектов, являются телекоммуникационные, строительные и проектные организации, фирмы, занимающиеся разработкой коммерческого программного обеспечения, консалтингом и др.

Нужно отметить, что глобальное ускорение развития коммуникаций, автоматизация бизнес- и технологических процессов очень остро ставят задачу проектного управления и перед традиционными компаниями, занимающимися выпуском массовой продукции, хотя бы в части периодического и ускоряющегося обновления номенклатуры товаров для удержания своей доли на меняющемся рынке [30, с. 120].

Неудивительно поэтому, что руководители, озабоченные проблемами непрерывного совершенствования своего бизнеса, с большим вниманием относятся ко всему, что включает в себя даже хотя бы намек на проект или проектное управление [25, с. 52]. Они интуитивно ощущают, что упорядочение и стандартизация усилий и мероприятий по модернизации, включая проблемы принятия решений, даст значительный, - если и не материальный, то хотя бы управленческий эффект.

Существует множество вариантов организации проектного офиса. Каждая компания, в зависимости от потребности менеджмента, уровня зрелости и ресурсов, организовывает свой вариант этой структуры и понимает под его задачами свой собственный набор. В некоторых случаях возможно удачное совмещение функций, и появляется органичное и полезное подразделение. Но нередко возникают проектные офисы с набором непонятных и даже ненужных функций, которые вряд ли могут принести заметную пользу их создателям. 

Профессионалы, которые занимаются управлением проектами и созданием систем проектного управления (КСУП), понимают, что правильно организованный проектный офис действительно продвигает выполнение проектов, совершенствует систему менеджмента и процессы управления, способствует достижению проектных целей и своевременному получению результатов. И наоборот: неверно организованная работа этого подразделения вредит становлению КСУП в компании, может снизить интерес топ-менеджмента к проектному управлению и породить конфликты исполнения процессов управления на уровне исполнителей [17, с. 79].

Однако, для начала необходимо дать понятие «Проектный офис», которое будет использоваться в данном исследовании для этого обратимся к международным стандартам. Во избежание путаницы договоримся, что не будем разделять понятия «Проектный офис» и «Офис управления проектами», и будем употреблять оба понятия как синонимы друг другу.

Вот как трактует этот термин, общепризнанный и почти ставший стандартом «Свод знаний по управлению проектами» (PMBoK — Project Management Body of Knowledge): «Существует ряд применений проектного офиса. Проектный офис может оперировать в широком диапазоне задач, начиная от поддержки менеджеров проектов в форме тренингов, программного обеспечения, шаблонов, и вплоть до несения ответственности за результаты проекта» [18].

Проектный офис (ПрОф) – организационная структура, которая стандартизирует процессы руководства проектами и способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Степень ответственности Проектного офиса может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним и более проектами [21, с. 101].

Определение весьма широкое и не позволяет понять, что же это все-таки за структура, постоянная она или временная, кому подчиняется, какие у нее полномочия и ответственность. Это приводит к широкому размаху интерпретаций в организации проектных офисов и, конечно, к ошибкам.

Если говорить o российской практике управления надо отметить то, что в ней существуют два понятия проектный офис и офис проекта. Иногда их используют как синонимы, но в настоящее время устоялась практика проектным офисом называть центр управление проектами компании, a офисом проекта – центр управление одним проектом, обеспеченный необходимыми ресурсами и возглавляемый менеджером проекта. Проектный офис в этом понимании является постоянно действующий единицей (при этом лишь часть сотрудников может работать на постоянной основе), a офис проекта – временной структурой. Время от времени вместо офиса проекта применяют дефиницию – проектный офис отдельного проекта [16, с. 28].

Англоязычные дефиниции, от которых собственно и произошли наши российские – это, как уже указывалось, Program Management Office - Офис управления программой и Project Management Office - Офис управления пpoeктoм.

Офис управления программой как «централизованное управление определённой программой или программами» [19, с. 302] наиболее соответствует российскому определению - проектный офис. Офис управления проектом, как «организационная единица или сущность, которая несёт определённую ответственность в отношении централизованного и координированного управления теми проектами, которые входят в её сферу ответственности» ближе понятию офис проекта.

Какие функции должен осуществлять проектный офис? Чтобы ответить на этот вопрос, прежде всего, необходимо определить, для чего нужен Проектный офис, какие цели ставит перед собой организация, создавая эту структуру.

Сформулировать цель создания пролётного офиса – сложная и важная задача, которая определяет и функции проектного офиса, и может заложить основы мотивации этого подразделения, определить ключевые показатели эффективности. К сожалению, многие определяют цели проектного офиса без должного внимания: быстро, бездумно и условно. Наверное, каждый сталкивался с документом в организации «Положение о подразделении», в котором написано много «умных» слов, которые не несут за собой ничего конкретного. Очень часто именно так и выглядит документ «Положение о Проектном офисе». Как правило, в таком документе, изображая цели проектного офиса, изложено следующее:

• наведение порядка;
• централизация и стандартизация управления;
• совершенствование процессов проектного управления;
• обучение персонала методам управления проектами;
• повышение ценности от реализации проектов [10, с. 157].

Нередко в целях создания Проектного офиса пишут даже что-то вроде «Достижение стратегических целей компании». Хотя всем понятно, что достижение стратегических целей – основная задача топ-менеджмента, которая не может быть переложена на такую структуру как проектный офис.

Приведенные примеры «целей» можно отнести к направлениям деятельности или просто лозунгам, которые не обязывают сотрудников Проектного офиса ни к чему конкретному. По этим целям топ-менеджер никогда не сможет понять, достигаются они или нет, как движется Проектный офис к этим целям, в чем он преуспел, а с чем есть проблемы. Зачастую в этом кроется корень зла: то есть именно непонимание целей проектного офиса приводит его к неэффективной работе, конфликтам с проектными командами и топ-менеджментом и даже «смерти» проектного офиса, так как его результаты становятся непонятными, ненужными, а содержание – затратным.

Приведём примеры целей проектного офиса, которые помогают оценить эффект от работы этой структуры и определить ее функции. К таким целям можно отнести:

• Повышение удовлетворенности от управления проектами (сверху – руководство и снизу – проектные команды);
• Сокращение отклонений от плановых сроков/бюджетов по типовым проектам;
• Снижение сроков принятия решений по проектам/программам;
• Повышение уровня компетентности персонала методом управления проектами;
• Сокращение сроков подготовки отчетности по портфелю проектов [9, с. 112].

Несомненно, для каждой такой цели должен устанавливаться конкретный срок ее достижения, а также показатель (измеритель цели). Например, повышение уровня компетентности персонала можно измерять в количестве сертифицированных специалистов (внутренняя или внешняя сертификация) или просто в числе обученных специалистов.

Взаимосвязь целей и функций проектного офиса

Каждая цель должна отвечать на вопросы: какая выгода компании от Проектного офиса? Как измерить достижение этой выгоды? Только тогда можно чётко сформулировать нужные функции, поставить задачи и понимать, как происходит движение к этим целям [17, с. 13].

Для каждой компании будут свои выгоды, и именно топ-менеджмент должен определить цели создания проектного офиса и контролировать их выполнение. Вообще топ-менеджмент – основной заказчик и выгодоприобретатель создания этой структуры, так как проектный офис, как часть КСУП, призван способствовать достижению стратегических целей и бизнес-выгод. Для определения целей проектного офиса важно опросить именно руководство компании и сформулировать цели на основании его потребностей.