Файл: Организация кассовой работы в банке (ПАО «Сбербанк России»).pdf

После этого кассовый работник сдает все имеющиеся у него наличные деньги и документы заведующему кассой, который в свою очередь ставит подпись в книге.

В том случае, когда фактическая сумма принятых работником кассы наличных денежных средств не соответствует данным кассовых документов, кредитная организация выясняет причины данного факта и принимает соответствующие меры.

Наличные денежные средства и кассовые документы хранятся кассовыми работниками, осуществляющими кассовые операции в выходные и нерабочие праздничные дни, а также по окончании работы кредитной организации в специальных сейфах, которые закрываются и сдаются под охрану в установленном банком порядке.

В ситуации, когда работник кассы получил наличные денежные средства для выплаты (заработной платы и иным) работникам кредитной организации по книге, но не выдал их в течение дня, эти средства сдаются с платежной ведомостью заведующему кассой, который в свою очередь расписывается в книге кассира.

Если же кассовый работник получил денежные средства для выплаты работникам по расходному кассовому ордеру, но не выдал их во время выплат заработной платы и иных выплат, средства с платежной ведомостью хранятся в сейфе работника, выполняющего данные кассовые операции.

Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей и правильность организации работы кассы, в кредитных организациях проводятся ревизии. Причиной проведения ревизии может служить смена материально-ответственного лица или распоряжение руководителя банка.

На основе всего вышеизложенного можно сделать вывод о том, что выполнение кассовых операций в кредитных организациях имеет большое значение. К вопросу об операциях банка с наличными денежными средствами рекомендуется подходить очень серьезно. От правильной организации и оформления кассовых операций во многом зависит деятельность банка в целом.

1.2 Особенности организации кассовых процессов в банке и управления этими процессами

Последние принципиальные нормативные изменения процедуры ведения кассовых операций в кредитных организациях вступили в силу 1 ноября 2014 г. в соответствии с Указаниями Банка России от 30.07.2014 N 3053-У (изменения в Положение Банка России от 24.04.2008 N 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации")^[9] и от 30.07.2014 N 3352-У (устанавливает формы и порядок заполнения кассовых документов, применяемых при совершении кассовых операций с наличной валютой РФ, наличной иностранной валютой, драгоценными металлами, а также порядок заполнения указанных документов). Изменения эти были не всегда однозначными с точки зрения удобства и, главное, сроков непосредственной их реализации, но в целом позитивными, направленными на совершенствование кассовой работы, - "правильные" изменения в "правильный" документ.

С тех пор прошло уже не мало времени, и у банков было достаточно времени на реализацию новых требований, на выяснение спорных или не до конца ясных вопросов с соответствующими подразделениями Банка России, проведение доработок ИТ-систем и др. В целом, кто хотел выполнить новые требования - тот их выполнил, кто готов рисковать навлечь на себя штрафные санкции со стороны регулятора - тот рискует.

Кассовая работа - очень значимый участок работы банка, прежде всего за счет высокого уровня риска утрат ценностей. Кроме того, участок достаточно затратный. Поэтому основными задачами банка в части организации кассовой работы (естественно, помимо качественного и бесперебойного обслуживания клиентов) можно назвать минимизацию рисков утрат ценностей и снижение стоимости кассовых процессов для банка.^[10]

В данной вопросе рассмотрим актуальные вопросы и проблемы, с которыми может столкнуться банк при выстраивании кассовых процессов и которые в той или иной мере несут в себе операционный риск либо могут сделать кассовые процессы существенно дороже.

В соответствии с Положением Банка России от 16.12.2003 N 242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах" и п. 12 Приложения 2 к Положению N 242-П кредитная организация обязана принять внутренние документы, связанные с осуществлением внутреннего контроля, регламентирующие совершение кассовых операций, инкассацию денежных средств и других ценностей.^[11]

Однако это верхушка айсберга. Можно составить внутренний регламент, отвечающий всем требованиям Банка России, но он не будет работать. Для того чтобы он работал, в банке необходима система административного и методологического регулирования кассовых процессов, четко обозначенный "владелец" этих процессов, а также система контрольных мероприятий, реализуемых "владельцем" процесса (помимо СВК и СВА). То есть необходим эффективный механизм организации, управления и контроля кассовых процессов (что, в общем-то, справедливо не только для кассы), закрепленный во внутренних организационных и нормативных документах банка.

Физически такая система может представлять собой совокупность следующих документов:

- базового управляющего документа - политики по управлению процессом, определяющей права, полномочия и обязанности "владельца" процесса и иных подразделений банка в рамках всех кассовых процессов, порядок взаимодействия со смежными службами и собственно с кассовыми подразделениями в рамках методического регулирования, материально-технического обеспечения, организационно-штатных мероприятий, договорной работы и др.;

- методических внутренних нормативных документов по подпроцессам, предусматривающих контрольные точки в рискованных участках;

- контрольных документов - процедуры контроля за состоянием кассовой работы, включающей в себя методики проверок, удаленных контрольных мероприятий, систему внутренней отчетности по кассе и др.^[12]

Очень важно наличие в банке подразделения, ответственного за кассу целиком. С одной стороны, это удобно руководству банка: есть с кого спрашивать и при должной организации работы становится понятно, на что идут выделяемые на кассу деньги, с другой - централизация в одних руках управляющих функций, если к этим рукам прилагается голова, обладающая необходимыми компетенциями, позволяет выстроить работу кассовых процессов "как часы". Четкая формализация прав, обязанностей и полномочий "владельца" процесса во внутреннем нормативном (а не организационном, по типу положения о подразделении), утвержденном руководителем банка документе дает руководителю подразделения - "владельцу" процесса формализованные инструменты для решения стоящих перед его подразделением задач и отстаивания интересов подразделения перед смежниками (юристами, бухгалтерией, кадрами, хозслужбой, сетью и т.д.).

Как правило, "владелец" процесса сам разрабатывает и обеспечивает утверждение методологических документов по процессу. При этом допустим и методологический аутсорсинг - выделенные подразделения банка, специализирующиеся на разработке внутренних регламентов (конечно, если они обладают необходимыми компетенциями по кассе).
В этой ситуации в политике по управлению процессом необходимо прописывать запрет на любое изменение методологии кассовых процессов без согласования с подразделением - "владельцем" процесса. Это же относится к любым договорам, заключаемым объектами сети банка и затрагивающим вопросы деятельности кассы (перевозок, инкассации, технического обслуживания кассовой техники, закупок этой техники, расходных материалов и др.).

Перечислим некоторые вопросы (полномочия), которые на практике могут быть без проблем делегированы на уровень "владельца" процесса "кассовые операции" (для всех или отдельных кассовых подразделений) путем предоставления права утверждения следующих распорядительных документов:

- об утверждении размера минимального остатка хранения денежной наличности (включая валюту РФ и иностранную валюту) опционально по отдельным кассовым подразделениям либо по всей сети;

- об определении должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей в кассовом подразделении;

- о возложении на кассового работника обязанностей бухгалтерского работника (механизм "прямого" возложения либо через утверждение типовых должностных инструкций);

- о возложении на кассового работника обязанностей контроля за пересчетом наличных денег, а также за загрузкой денежной наличности в банкомат (механизм, аналогичный указанному в предыдущем абзаце);

- о создании комиссии по уничтожению не востребованных клиентом неплатежеспособных денежных знаков;

- об определении состава ревизионной комиссии (включая указание на лиц, допущенных присутствовать при ревизии, - сотрудников аудита, иных контролирующих служб);

- об определении необходимости проведения ревизий ценностей в кассовых подразделениях;

- о создании комиссии для рассмотрения случая выявления денежного знака, имеющего радиоактивное загрязнение, а также для уничтожения (гашения) радиоактивного денежного знака иностранного государства;

- об определении перечня видов иностранных валют, с которыми работает то или иное кассовое подразделение банка, и необходимости работы с монетой иностранных государств (данное решение согласовывается с бизнес-подразделениями);

- об утверждении графиков сменности кассовых работников, должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей (при посменном режиме работы кассы);

- о закреплении (переносе) процесса загрузки (разгрузки) банкоматов за тем или иным кассовым подразделением, в том числе отдельных элементов указанного процесса (формирования (пересчета) кассет, хранения ключей и др.);

- об установлении лимитов максимального остатка наличных денег в кассах и (или) банкоматах (как для целей управления ликвидностью, так и для целей страхования ценностей при хранении);

- об определении места хранения кассовых документов (в случае если по умолчанию они не могут храниться в кассовом узле).^[13]

Все эти документы отражают текущую специфику кассовой работы, и делегирование их на уровень центра компетенций банка по кассовой работе логично и целесообразно.

Также одной из значимых функций центра компетенций по кассовой работе является взаимодействие с контролирующими органами - как внутренними, так и внешними.

Порой при проверке кассовой работы ответственный сотрудник (заведующий кассой, кассир) не всегда может объяснить проверяющему, почему тот или иной участок работы организован именно так, а не иначе, даже если у него есть регламентирующий документ. В результате акт проверки может содержать информацию о нарушениях, фактически нарушениями не являющихся (с соответствующими последствиями для конкретной кассы, филиала или банка в целом). Чтобы этого не произошло, необходимо "замкнуть" общение кассовых подразделений с представителями любых проверок на центр кассовых компетенций - информирование о факте начала проверки, предоставление проверяющим любых пояснений и подписание актов проверок только после согласования с центром кассовых компетенций.

Это же относится к переписке с регулятором: любое направление запроса в Банк России по тематике кассовых операций необходимо осуществлять либо через центр кассовых компетенций, либо по согласованию с ним. Это позволит своевременно и централизованно актуализировать внутреннюю нормативную базу и внутренние кассовые процессы согласно полученным разъяснениям.

Поскольку в идеале центр кассовых компетенций как "владелец" процесса "кассовые операции" отвечает за него в целом, логично предположить, что данное подразделение должно иметь рычаги воздействия на организационно-штатные структуры тех кассовых подразделений, которые не входят непосредственно в его штат (например, кассы филиалов, операционных офисов и др.).

Соответственно, при формировании штатного расписания вновь открываемого объекта сети согласование количественных и качественных характеристик указанного документа с центром кассовых компетенций позволит достичь оптимального состава работников кассы с учетом заявленных требований бизнеса к перечню операций, режиму работы кассы, количеству работающих кассовых окон.

С этой же целью представляется правильным согласовывать с центром кассовых компетенций следующие документы:

- должностные инструкции кассовых работников (за исключением случаев полного совпадения подписываемых должностных инструкций утвержденным в банке типовым формам);

- положения о кассовых подразделениях (положения об объектах сети, включающих в себя разделы о кассовых подразделениях);

- распорядительные документы об открытии (закрытии) объектов сети, имеющих в своем составе кассу;

- планировочные решения кассовых узлов вновь открываемых объектов сети;

- распорядительные документы, устанавливающие (корректирующие) перечень выполняемых кассой операций, режим работы кассового подразделения, функционал, возложенный на кассу в целом, и распределение функционала между работниками данного кассового подразделения.^[14]

Отдельно следует оговорить вопросы работы с персоналом. Если кассовые работники региональных подразделений не подчиняются административно центру кассовых компетенций банка, то обычно вводится такое понятие, как "функциональное подчинение", т.е. у заведующего кассой филиала банка, у кассовых работников как бы двойное подчинение: по текущим вопросам кассовой работы в филиале они подчиняются руководителю филиала, а по вопросам методическим, по вопросам организации кассовой работы в целом (принципов, подходов) - головному банку в лице подразделения - "владельца" процесса "кассовые операции".