Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникация в организации охватывает все средства, формальные и неформальные, посредством которых информация передается между работниками вверх, вниз, и по горизонтали. Эти различные способы общения могут использоваться сотрудниками и руководством для распространения официальной информации, сплетен или слухов. Для бизнеса проблемой является направление этих многочисленных сообщений таким образом, чтобы они послужили для улучшения отношений с клиентами, поддерживали удовлетворенность сотрудников, развивали обмен знаниями в рамках всей организации, а самое главное, повышали ее конкурентоспособность.

Любая форма коммуникации, впрочем, как и ее отсутствие, может иметь свои последствия. Сухо сформулированная юридическая памятка, напоминающая сотрудникам, чтобы они не общались с прессой по поводу предстоящего судебного процесса, может быть истолкована как признак того, что компания сделала что-то неправильно. Коммуникацию следует рассматривать как непрерывный, систематический процесс, при котором заинтересованные стороны в компании узнают то, что им нужно знать. Хотя и не вся информация бывает предназначена для широкого круга людей, но в целом открытое и свободное общение в рамках организации и на всех ее уровнях следует поощрять.

Роль коммуникации в организации невозможно недооценить. Эффективная коммуникация имеет огромное значение для формирования рабочей деятельности, такой как планирование, организация, управление и контроль. Она помогает менеджерам выполнять свою работу и обязанности. Кроме того, возросшая роль коммуникативных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, с целью проведения оптимально благоприятных для организации коммуникационных процессов. Эффективные коммуникации на практике являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем, именно коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто.

В связи с этим актуальным является определение роли коммуникаций в организации с учетом современных требований.

Исходя из вышесказанного, цель данной работы: рассмотрение влияния коммуникационного процесса на эффективность управления организацией.

Объектом является ТОО «Xplore». Предмет исследования - коммуникации в организации.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть сущность понятия коммуникации, обозначить роль и значение коммуникаций в организации;
2. Изучить виды коммуникаций, элементы и этапы коммуникационного процесса;
3. Провести анализ коммуникационной системы в ТОО «Xplore».
4. Разработать рекомендации по усовершенствованию системы коммуникации в ТОО «Xplore».

Теоретической и методологической основой послужили труды ученых, экономистов по рассматриваемой теме. В процессе работы была использована учебная и методическая литература как зарубежных, так и отечественных авторов, материалы периодических изданий, а также сети Интернет.

Выводы и предложения исследования могут быть использованы в практической оперативной и кадровой работе с сотрудниками ТОО «Xplore», а также при разработке практических рекомендаций по усовершенствованию системы коммуникаций.

Структура работы включает в себя: введение, основную часть из двух глав, заключение и список используемых источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие, значение и элементы коммуникаций

Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходимы синхронизация, правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны.

Коммуникация (от лат. сommunicatio - «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле - обмен информацией между индивидами посредством общей системы символов. Основная цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения [16].

Коммуникации в социальном контексте - это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей [18].

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Информация - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. [21]. Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией. Отправитель - это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее. Сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов. Канал - средство передачи информации. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает [10].

Однако сам процесс коммуникации состоит из большего числа элементов и этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен [4].

Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1) зарождение идеи;

2) кодирование и выбор канала;

3) передача сообщения;

4) декодирование (интерпретация сообщения);

5) обратная связь;

6) «шум».

На рисунке 1 представлены эти элементы и их взаимосвязь, в виде модели процесса коммуникаций.

Рисунок 1. Этапы и элементы процесса коммуникации

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализируем основные этапы процесса коммуникации:

- этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. Затем идея кодируется, т.е. происходит трансформация передаваемого значения в послание или сигнал, включая выбор носителей информации или системы знаков. Носители организуются в определенную форму, в результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением, которое должно быть получено с полным пониманием заложенного значения. Шифровка производится с помощью подходящих слов, символов, используемых для передачи информации. Отправитель определяет наиболее адекватный способ передачи [25].

- этап передачи предполагает поступление послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. В ряде случаев при обмене информацией желательно использовать определенное сочетание средств передачи информации.

- этап получения заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в его раскодировании в понятное и приемлемое значение. Осуществление передачи позволяет адресату принять сообщение.

- этап обратной связи представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении.

Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникационный процесс [5].

Шум - любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения. Хотя шум не является в точном смысле слова этапом коммуникации, но его просто нельзя обойти стороной, так как он оказывает очень значительное влияние на качество коммуникации [23]. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируются от языка (в вербальном или невербальном оформлении) и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Необходимо учитывать, что шум присутствует всегда, поэтому на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания [24].

Эффективная коммуникация имеет решающее значение для любой организации и может помочь ей во многих отношениях. Фактически, общение играет определенную роль в развитии продукта, отношениях с клиентами, управлении сотрудниками - практически во всех аспектах бизнеса. Сотрудники являются ключевой аудиторией, потому что они часто служат каналом для других аудиторий. Если сотрудники проинформированы и привлечены к работе, возможно, коммуникация с клиентами также будет на хорошем уровне.

Можно выделить следующие преимущества от эффективной системы коммуникаций в организации:

1. Ясные и четкие ожидания. Эффективные коммуникации помогают установить четкие ожидания для сотрудников и, возможно это покажется удивительным, также для клиентов. Для сотрудников четкие ожидания покажут, как их эффективность повлияет на компанию и даст им представление о том, что им нужно сделать для достижения положительной обратной связи. Коммуникации снижают недоразумения и затраты, связанные с ошибками. Для клиентов четкие коммуникации могут помочь справиться с их ожиданиями по поводу проблем обслуживания или даже с тем, как лучше всего взаимодействовать с организацией.

2. Крепкие отношения. Эффективная коммуникация создает прочные отношения. Доверие и лояльность являются ключевыми факторами в любых отношениях, и оба они стимулируются коммуникацией, которая ориентирована на удовлетворение индивидуальных потребностей, передачу важной информации и обеспечение обратной связи - положительной и конструктивной. Сильные отношения с внешними аудиториями также создают прочную связь между продуктами, услугами и культурой и ценностями компании [29].

3. Идеи и инновации. Открытые каналы коммуникации могут привести к новым идеям и инновациям в ряде областей. Сотрудники, которые понимают, что важно для их компаний, могут сосредоточиться на улучшении и выявлении возможностей для инноваций, которые могут способствовать дальнейшему успеху компании. Когда сотрудники знают, что их идеи будут востребованы, руководители компаний будут иметь открытые умы и быть отзывчивыми к их отзывам, они, скорее всего, будут вносить свои идеи. Клиенты также могут стать источником отличных идей для улучшения продуктов и услуг.

4. Сарафанное радио. Чем больше сотрудников знают о компании, ее культуре, ее продуктах и ​​услугах, а также о ее ответе на любые негативные моменты, тем лучше они могут исполнять роль сарафанного радио среди своих друзей, родственников и других деловых связей. Сотрудники, которые считают, что они имеют сильные, позитивные отношения со своими работодателями и доверяют информации, которую они получают от своих работодателей, с большей вероятностью будут делиться этой информацией с другими. Сотрудники могут быть высоко оцененным и надежным источником информации о компании и ее продуктах и ​​услугах [7].

5. Сильная командная работа. Эффективное организационное общение приведет к сильной совместной работе и способности сотрудников на всех уровнях организации работать вместе для достижения целей компании. Кроме того, эффективное организационное общение предоставит сотрудникам знания, структуру и положительную рабочую среду, в которой им необходимо будет комфортно справляться с конфликтами и эффективно решать проблемы.

Кроме того, эффективное общение имеет большое значение для руководителей организаций при выполнении их основных функции: планирования, организации, управления и контроля.

Общение помогает руководителям выполнять свою работу и обязанности. Коммуникация служит основой для планирования. Вся необходимая информация должна быть сообщена менеджерам, которые в свою очередь должны сообщать о планах, чтобы сотрудники могли их реализовать. Организация и управление также требует высокого уровня коммуникаций, также как и контроль не возможен без письменного и устного общения.