Файл: Процессы принятия решений в организации ( Теоретический аспект организации разработки принятия управленческих решений ).pdf

Для всех перечисленных функций управления нужна информация. Она поступает из разных источников, включая экономистов, финансовых аналитиков, персонал службы маркетинга, бухгалтеров и специалистов по управленческому учету.

В Методических рекомендациях по организации и ведению управленческого учет, разработанных и утвержденных Минэкономразвития РФ, под управленческим учетом понимается процесс идентификации, измерения, накопления, анализа, подготовки, интерпретации и представления финансовой и производственной информации, на основании которой руководством предприятия принимаются оперативные и стратегические решения.

Таким образом, основной задачей управленческого учета является ориентация на удовлетворение информационных потребностей управления, решение задач внутрифирменного менеджмента различного уровня прав и ответственности. При этом информация должна опережать принимаемые решения. Философия управленческого учета исходит из того, что затраты и результаты деятельности следует с большей или меньшей степенью достоверности определить до их осуществления и получения. Из их различных вариантов выбирается оптимальный, именно он включается в план и бюджет, выполнение которых контролируется методами учета фактических величин. На основе выявленных отклонений от плана, нормативов, сметных ассигнований бюджета принимаются меры, чтобы затраты и результаты были обеспечены на уровне заданных величин, или корректируется сам план.

Владея информацией управленческого учета, руководители могут осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, отслеживать протекающие процессы в режиме реального времени, оперативно контролировать результаты работы, своевременно принимать меры для устранения недостатков, ведущих к необоснованному росту затрат и снижению рентабельности производства и продаж. На основе мониторинга делаются выводы о сильных и слабых сторонах деятельности организации, динамике их изменения, о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых работает предприятие.

Есть области где затраты осуществляются только по решению вышестоящего уровня управления организацией (совета директоров, собрания акционеров и т.п.). Это главным образом решения связанные с производственными и финансовыми инвестициями, освоением новых производств и рынков сбыта и др. Принятию такого рода ответственных и рискованных решений должен предшествовать обстоятельный расчет с использованием методов управленческого учета, повышающих эффективность управленческих решений.

Организуемый в масштабах предприятия управленческий учет дает возможность оценивать действенность принимаемых решений и мер путем соотношения достигнутых результатов с поставленными целями и затратами на достижение этих целей. Вся система управленческого учета позволяет использовать данные учета для предупреждения нежелательных отклонений при выполнении производственной программы и последствий принимаемых управленческих решений.

Изменения, происходящие в хозяйственной деятельности предприятия, требуют постоянного, а порой оперативного вмешательства, разработки и принятия разнообразных управленческих решений. Процесс принятия решений отождествляется с процессом управления.

Процесс проявляется в способности преобразовать сложнейшую информацию в простые, доступные, определенные планы и указания. Лицо, принимающее решение должно обладать необходимыми качествами, разносторонними теоретическими знаниями, практическими навыками, способностью к управлению, опытом разработки управленческих решений, чтобы обеспечить их высокую эффективность и избежать нежелательных последствий.

В системе управления предприятием учетная информация приобретает наибольшее значение. Она является средством обоснования управленческих решений, без которой процесс воздействия управляющей системы на управляемую и их взаимодействия невозможен.

В системе сложных производственных отношений информация, извлекаемая из системы бухгалтерского учета, является основополагающей базой разработки, принятия и исполнения решений при воздействии на производственные процессы.

2.2 Требования к управленческой отчетности

Отчетность является заключительным этапом любой системы учета, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая отчетность – это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей.^[6]

В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии.

Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение потребностей пользователей информации. В связи с этим требования к содержанию, периодичности и порядку представления отчетности для управления должны определять сами менеджеры.

Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возглавляют (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой деятельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.

Основными требованиями к составлению управленческой отчетности являются:

- своевременность – информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;

- достаточность – отчетные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;

- целесообразность – информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;

- адресность – отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;

- объективность – следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;

- сопоставимость – отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;

- экономичность – затраты на получение управленческой отчетности не должны быть больше эффекта от ее использования.

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководитель соответствующего уровня, представление ему информации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или предотвращения.

Для высшего управленческого персонала отчетность служит основанием для принятия стратегических решений по развитию организации и повышению эффективности ее деятельности.

Частота представления периодических отчетов зависит от времени, за которое содержащаяся в них информация устаревает, т.е. перестает быть актуальной и полезной для оперативных управленческих решений.^[7]

Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности являются доступность для восприятия, степень детализации информации, порядок оформления отчетов, необходимость их стандартизации. Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования.

Названия форм отчетности и ее разделов необходимо сформулировать так, чтобы исполнителю и пользователю было ясно их назначение и особенности.

Содержание каждого раздела должно отвечать информационным потребностям предполагаемого потребителя отчетности.

Основными регистрами для формирования отчетных показателей, а иногда и непосредственно формами отчетности для управления служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж и других хозяйственных операций, отчеты о произведенной и отпущенной продукции, товарах и услугах, производственных запасах, специализированные формы отчетности о деятельности отдельных структурных подразделений.

В теории и практике управленческого учета различают комплексные отчеты, отчетность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчеты.

Комплексные отчеты для управления характеризуют деятельность всего предприятия, его дочерних подразделений и филиалов. Они представляются с установленной заранее периодичностью (по итогам работы за неделю, за две недели или месяц). В комплексных отчетах отражаются затраты и результаты деятельности предприятия в целом и ее отдельных сегментов, структура доходов и расходов, величина дебиторской и кредиторской задолженности, сумма резервов на покрытие долгов дебиторов безнадежных к взысканию, запасы и оценка резервов под их обесценение, движение денежных средств и прогноз предстоящих расходов и денежных поступлений.^[8]

Отчеты по ключевым позициям могут представляться в любой момент времени. В них отражается наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов и т.п.

Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объемов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств, замораживания оборотных средств, снижения рентабельности, изменения удельного веса организации на соответствующем рынке.

Аналитические отчеты в большинстве случаев составляются с учетом рыночной ситуации и отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации.

Они призваны раскрыть благоприятные возможности и резервы улучшения деятельности предприятия, указать на существующие риски и опасности снижения эффективности хозяйствования.

Темы, формат, содержание и сроки представления отчетов произвольны и ограничений не имеют.

В качестве примеров отчетов, формируемых в системе управленческого учета, Министерство экономического развития России рекомендует следующие.

Отчеты об операционной деятельности:

- о производстве продукции (работ, услуг);

- о продаже продукции (работ, услуг);

- о закупках;

- о дебиторской/кредиторской задолженности;

- о запасах готовой продукции;

- о незавершенном производстве;

- о запасах сырья и комплектующих;

- о бартерных сделках;

- о движении денежных средств.

Отчеты об инвестиционной деятельности:

- о движении (приобретении и выбытии) основных средств;

- о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов;

- о долгосрочных финансовых вложениях;

- о планируемых капитальных вложениях;

- в разрезе инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности:

- о краткосрочных финансовых вложениях;

- о привлечении и обслуживании заемного капитала;

- о привлечении и обслуживании акционерного капитала;

- об управлении денежной наличностью.

Отчетность о производстве продукции, работ, услуг составляется в разрезе производственных подразделений.

В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных работ и оказанных услуг за каждую смену, рабочий день и о накопительных итогах с начала месяца.^[9]

Отчет целесообразно составлять по видам продукции и других товаров с ежедневной, недельной и месячной оперативностью. При необходимости количество показателей в отчете можно увеличить, а степень их детализации повысить. Во всех случаях размеры недопоставок в ассортименте продукции и других товаров следует показывать нарастающим итогом. Для производственных единиц организации стоимость недопоставленных полуфабрикатов и изделий должна включать, кроме величины недопоставки внешним потребителям по заключенным договорам, недопоставку своим производственным подразделениям.