Файл: «Влияние процесса комммуникации на эффективность управления организацией».pdf

Близкая дистанция означает, что общение протекает при тесном соприкосновении в пространстве. Она наиболее характерна для групп с численностью от двух до восьми человек. При взаимодействии на далекой дистанции социотипы разделены существенным расстоянием, определяемым социальными и культурными показателями развития. Такая дистанция между людьми обычно возникает в коммуникативных группах более восьми человек.

Глубокая коммуникация означает плотный информационный обмен, когда в общение вовлекаются практически все имеющиеся в распоряжении социотипа информационные ресурсы. Возникает тесное переплетение "силовых линий" информационных полей, что свидетельствует о высокой доверительности контакта.

Поверхностная коммуникация происходит при неполном вовлечении в обмен наличных информационных ресурсов. Плотность информационного потока оказывается гораздо меньше по сравнению с первым случаем. Степень доверительности также невелика.

Инфообмен принимает дискретные значения, являясь показателем нахождения объекта на одном из уровней коммуникативного пространства. Всего таких положений получается 4.

1. Первый уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция близкая, но коммуникация поверхностная. Носит название физический, так как характерен для плотного, материально-опосредованного соприкосновения физических субстратов (носителей) информационных систем. На этом уровне удовлетворяются природные потребности человека – в еде, жилье, продолжении рода, производстве и потреблении материальных продуктов.

2. Второй уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция близкая, а коммуникация глубокая. Называется психологическим, поскольку на первое место выходит обмен сокровенной, личностной, идущей из души информацией ("псюхе" – древнегреч. "душа"). Психологический уровень предполагает самые доверительные отношения, поскольку на этом уровне человек удовлетворяет свои интимно-эмоциональные потребности – в любви, дружбе, семье, сопереживании и т.п.

3. Третий уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция далекая, коммуникация поверхностная. Называется социальным, так как регулируется общественными нормами, традициями и ритуалами, законодательством, государственными институтами и т.д. Этот уровень коммуникации подчиняет интересы индивида интересам социума, поэтому носит наиболее формальный характер.

4. Четвертый уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция далекая, но коммуникация глубокая. Носит название интеллектуального, или информационного уровня. Осуществлять глубокую коммуникацию без соприкосновения с другой стороной можно лишь тогда, когда перенести весь информационный обмен внутрь себя, в свой мозг. Интенсивно работает при этом память и воображение человека.

4. Процесс коммуникаций и эффективность управления

На коммуникации руководители, менеджеры тратят от 50 до 90% времени. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73%американских, 63% английских и 85 % японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Начнем с анализа коммуникационного процесса в организациях.

С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа”организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Обсуждения, собрания , телефонные переговоры, служебные записки видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

1.1 Межуровневые коммуникации в организациях.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Для координации задач и действий между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о  ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

1.2 Коммуникации руководитель-подчиненный.

Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между ру­ководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидае­мых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграж­дения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчинен­ных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю – более активно вовлекать подчиненных в  дела организации.

          1.3 Неформальные коммуникации.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи “витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами”. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”. Информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности, “все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным”.

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:

-предстоящее сокращение производственных рабочих;

- новые меры по указаниям за опоздания;

- изменения в структуре организации;

- грядущие перемещения и повышения;

- подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании;

- кто кому назначает свидания после работы. 

5. Принципов эффективной коммуникации

1 Мы не можем сообщить человеку, больше чем мы есть. Что бы понять другого, нужно в начале понять себя. Ключ к эффективной коммуникации — быть собой. При коммуникации не играйте роли, не угождайте другим людям — это препятствует действующему общению

2 Мы должны понимать что общение, не просто обмен словами, а умение правильно выражать и воспринимать чувства, мысли, отношения. Мы должны помнить что когда мы молчим, мы тоже передаем чувства. Молчать это не значит не говорить

3 Что бы мы могли по настоящему понимать чувства людей, понимать их слова, о чем они хотят сказать, мы должны отложить в сторону все мнения, предположения, предрассудки.

4 В успешных отношениях основой является доверие и открытость в общении. Доверие появляется в том случай, если коммуникация между людьми строится на честности. Чем меньше доверия, чем ниже уровень коммуникации.

5 Мы должны понимать себя в общении с другими людьми. Знание собственных убеждений помогает нам понять собеседника.

6 Эффективная коммуникация строится по следующим принципам. Прежде чем говорить, мы должны слушать. Пусть к эффективным отношениях лежит рот, глаза, уши. Сначала мы должны воспринимать глазами и сердцем, потом ушами. Мы должны использовать физическое, эмоциональное, интеллектуальные и духовные каналы.

7 Старайтесь понять другого человека. Говорите так чтобы вас поняли.

Вы непрерывно общаетесь

Что бы ваше молчание или жесты правильно понял ваш собеседник, заранее скажите ему о вашем физическом, эмоциональном состояний.

Услышать не значит понять

Старайтесь не думать плохо о характере или намерениях окружающих вас людей, просите их пояснить мысль, если вы усомнились в значении того или иного сообщения или жеста.

Коммуникация не завершена пока, слушатель не подтвердит вашу правоту.

Говорящий должен хорошо донести свою мысль собеседнику, он должен сделать бы слушатель его понимал.

При диалоге выражайтесь яснее, прислушайтесь к своей речи, к своим словам, представьте себя на место слушателя, поняли бы себя на его месте, как бы оценили бы вы себя. Обращайте внимание на языковые, смысловые различия.

Используйте местоимение «Я»

Не уступайте от своей субъективной правды, своих целей и своих проблем.

Избегайте сарказма и шуток во время серьезного обсуждения. Используйте местоимение «Я» выражая свою обиду, злость или разочарование.

Не используйте взаимных жалоб

Коммуникация бывает эффективной, если фокусировка на одном говорящем или на одной проблеме. Тот, кто рассказывает вам о своих проблемах, должен быть:вами услышан, понят, убежден что вы на пути к компромиссу, еще до того как слушатель ответит и перескажет его слова. .

Запланируйте заранее периоды выплеска эмоций и моменты переохлаждения, отдыха.

Когда силы исчерпаны и начинаешь идти по кругу, лучше взять паузу и успокоиться. Если вам не удобно говорить, лучше перенесите разговор, так коммуникация может состоятся более эффективнее.

Разные стили коммуникации и их предпочтения

Деловым людям просто необходимо обладать отличными навыками общения.

Четыре стиля коммуникации и типы личности:

1. Прямой и ориентированный на задачу: директора, менеджеры, президенты.
2. Прямой и ориентированный на человека: продавцы и пиарщики.
3. Непрямой и ориентированный на задачу: бухгал терия и технический персонал.
4. Непрямой и ориентированный на человека: менеджеры по персоналу и административный персонал.

В каждом коллективе присутствуют все эти типы личности и стили коммуникации

Стили восприятия информации.

Руководители, подчиненные, клиенты, партнеры по — разному воспринимают информацию, каждый видит , слышит, понимает по своему. Специалист по коммуникации «Джон Мэдден » сказал «Одним игрокам достаточно просто объяснить схему игры, и они поймут. Другим вообще не надо ничего объяснять, достаточно нарисовать схему на доске. А третьим, даже если и объяснишь и нарисуешь они все равно ничего не поймут, пока сами не начнут пробовать на деле.

Некоторые люди воспринимают информацию на слух (аудиалы), другие зрительно (визуалы) и физическии (кинестетики). Чтобы эффективно общаться, для начало выявите характерный для них стиль восприятия, что бы они слушая вас были услышаны, видели что вы имеете в виду, и схватывали то, что вы хотели донести. Вы можете выявить характерный стиль восприятия собеседника, внимательно понаблюдав за ним, прислушавшись к их словам. В процессе разговора обнаружите, что они используют слова, которые сигнализируют о удобных для них способов усвоения информации. Аудиалы слушают звуки и интонацию. Они очень чувствительны к эмоциям, выраженным голосам. Визуалам необходимо видеть слова, иначе они не поймут вас. Кинестетики должны физический и эмоционально почувствовать то, о чем вы говорите, потрогать и пропустить через себя.