Файл: Стандарты управления проектами ..pdf

P2M (A Guidebook of Project and Program Management for Enterprise Innovation) – японский стандарт управления проектами. Первая редакция P2M была опубликована в 2001 г. Японской ассоциацией развития инжиниринга (ENAA), сейчас P2M поддерживается Ассоциацией проектных менеджеров Японии (PMAJ). В японском стандарте акцент сделан на управлении программами проектов^[19].

Рассмотрим, что зафиксировано в отечественных стандартах по управлению проектами.

ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент»^[20].

Требования к управлению проектом:

• 1. Область применения. Что касается области применения, то действие этого стандарта распространяется на абсолютно любые внешние и внутренние проекты (ИТ-проекты, организационные проекты), реализуемые как юридическими, так и физическими лицами.

2. Нормативные ссылки. В этом стандарте приведена лишь одна нормативная ссылка – ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества.

3. Термины и определения. В стандартах закреплены основные термины и определения: архив проекта – структурированный комплект документации проекта, представленный в бумажном или электронном виде; базовый план проекта – принятый к исполнению план проекта, содержащий сведения об основных временных и стоимостных параметрах проекта; бюджет проекта – документ, содержащий общую сумму финансовых средств, распределенных по статьям и временным периодам; продукт проекта – измеримый результат, который должен быть получен в ходе реализации проекта; проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений; процесс – совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенных результатов; управление проектом – планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта^[21].

4. Организация управления проектом. Что касается организационной структуры проекта, то вне зависимости от специфики проекта должны быть выделены следующие роли: заказчик проекта – физическое или юридическое лицо, которое является владельцем результата проекта; руководитель проекта – лицо, осуществляющее управление проектом и ответственное за результаты проекта; куратор проекта – лицо, ответственное за обеспечение проекта ресурсами и осуществляющее административную, финансовую и иную поддержку; команда проекта – совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для выполнения работ проекта^[22].

5. Управление проектом. Управление проектом представлено в стандарте как совокупность процессов: процесс инициации проекта; процессы планирования проекта; процесс организации исполнения проекта; процесс контроля исполнения проекта; процесс завершения проекта^[23]. Каждый процесс управления рассмотрен с точки зрения цели и выходов процесса. Например, целью процесса инициации является формальное открытие проекта, а выходы процесса должны быть определены и документированы параметрами проекта: наименование проекта; причины инициации проекта; цели и продукты проекта; дата инициации проекта; заказчик проекта; руководитель проекта; куратор проекта. Последовательность процессов может быть любой при условии, что проект начинается с процесса инициации проекта, а заканчивается процессом завершения проекта, и выполнение процессов организации исполнения проекта и контроля исполнения проекта не может начаться ранее процессов планирования проекта. Стандартом закреплены следующие функциональные области управления проектом: управление содержанием проекта; управление сроками проекта; управление затратами в проекте; управление рисками проекта; управление персоналом проекта; управление заинтересованными сторонами проекта; управление поставками проекта; управление качеством проекта; управление обменом информации в проекте; управление интеграцией проекта^[24].

6. Требования к управлению документами проекта. Данный раздел самый лаконичный, он содержит следующие требования: документы должны быть утверждены до их применения; требуется обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере необходимости; необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения; необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления; необходимо обеспечить уровень конфиденциальности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон проекта; необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей^[25].

ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент»^[26].

Требования к управлению портфелем проектов:

1. Область применения. Положения этого стандарта могут применяться для управления любыми портфелями проектов.

2. Нормативные ссылки. В этом стандарте, помимо нормативной ссылки на ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь, приведены еще ссылки на ГОСТ Р 54869-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом и ГОСТ Р 54871-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению программой, т. к. все стандарты взаимосвязаны^[27].

3. Термины и определения. В данном разделе нас интересуют понятия портфеля проектов и компонента портфеля: портфель проектов – набор компонентов, которые группируются вместе с целью эффективного управления и для достижения стратегических целей организации; компонент портфеля – проект или программа, которые выполняются в рамках портфеля.

4. Организация управления портфелем проектов. Так же, как и в требованиях к управлению проектами, в требованиях к управлению портфелем в организационной структуре управления портфелем выделены роли, которые должны быть определены при управлении любыми портфелями проектов независимо от специфики портфеля: комитет управления портфелем проектов – коллегиальный орган, образованный для принятия наиболее важных решений по управлению портфелем проектов; руководитель портфеля – лицо, ответственное за текущее управление портфелем проектов и отчитывающееся перед комитетом управления портфелем проектов; офис управления портфелем проектов – организационная структура, предназначенная для административной поддержки руководителя портфеля проектов и комитета управления портфелем проектов^[28]. Однако при формировании организационной структуры каждого компонента портфеля необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 54869 (управление проектом) и ГОСТ Р 54871 (управление программой) ^[29]. Иными словами, портфель проектов состоит из программ проектов, поэтому в организационной структуре портфеля должны быть выделены также роли: заказчик программы, руководитель программы, заказчик проекта, руководитель проекта.

5. Управление портфелем проектов. В соответствии со стандартом управление портфелем проектов – это совокупность следующих процессов:

1) Группа процессов обеспечения управления портфелем: процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов; процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов^[30].

2) Группа процессов формирования портфеля проектов: процесс идентификации компонентов портфеля; процесс расстановки приоритетов; процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов; процесс авторизации портфеля проектов.

3) Группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов: процесс контроля реализации портфеля проектов; процесс управления изменениями.

Так же, как и в ГОСТ Р 54869-11, процессы управления портфелем проектов рассмотрены в разрезе целей и выходов процесса. Например: 5.2.1. Процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов Цель процесса: обеспечение команды управления портфелем достоверной информацией для определения структуры и состава портфеля проектов, а также определение принципов управления портфелем проектов^[31].

Выходы процесса:

– данные о миссии, стратегических целях и приоритетах организации в части управления портфелем;

– данные об ограничениях портфеля (по бюджету, человеческим ресурсам).

Информация, влияющая на стратегические решения управления организацией и портфелем проектов (рыночная конъюнктура, требования законодательства, изменения политической обстановки). В отличие от требований ГОСТа Р 54869-11 этим стандартом закрепляется требование последовательного выполнения процессов управления портфелем проектов.

6. Требования к документации по управлению портфелем проектов. Требования к управлению документацией портфеля проектов аналогичны требованиям к управлению документацией проекта.

ГОСТ Р 54871-2011 «Проектный менеджмент»^[32].

Требования к управлению программой:

1. Область применения. Требования этого стандарта также могут применяться для управления любыми программами проектов независимо от специфики^[33].

2. Нормативные ссылки. Как и в предыдущих двух ГОСТ, в этом стандарте, помимо нормативной ссылки – ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь, – приведены также ссылки на ГОСТ Р 54869-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом и ГОСТ Р 54870-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов^[34].

3. Термины и определения. Хотелось бы выделить следующие термины и определения:

• архив документов программы – структурированный комплект документации по программе, представленный в бумажном или электронном виде;
• бюджет программы – документ, содержащий общую сумму финансовых средств, используемых программой, распределенных по статьям и временным периодам;
• программа – совокупность взаимосвязанных проектов и другой деятельности, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений;
• расписание программы (календарный план программы) – документ, содержащий плановые даты исполнения работ и контрольных событий программы;
• управление программой – централизованные координирующие действия, предпринимаемые для достижения целей и реализации (извлечения) выгод программы.

1) Организация управления программой.

Стандартом выделены следующие основные роли организационной структуры управления программами:

• заказчик программы – физическое или юридическое лицо, определяющее цели программы, заинтересованное в получении выгод от реализации программы;
• руководитель программы – лицо, осуществляющее управление программой, непосредственно ответственное за достижение целей и выгод программы;
• куратор программы – лицо, осуществляющее административную, организационную, финансовую и иную поддержку программы;
• руководитель проекта программы – лицо, осуществляющее управление отдельным проектом, входящим в программу, и ответственное за результаты проекта.

2) Управление программой.

Управление программой представляет собой совокупность следующих процессов управления: процесса инициации программы; процессов планирования программы; процесса обеспечения исполнения программы; процесса запуска проекта программы; процесса контроля выполнения программы и управления изменениями программы; процесса приемки результатов проектов и организации использования промежуточных выгод программы; процесса закрытия проекта программы; процесса завершения программы^[35].

Подход к описанию процессов управления программой проектов аналогичен подходу двух предыдущих стандартов, а именно: цель процесса и выходы процесса^[36]. Например: 5.9. Процесс завершения программы. Цель процесса: формальное закрытие программы.

Выходы процесса:

– сформирован финальный отчет о выполнении программы;

– дана формальная оценка успешности программы в соответствии с определенными для программы критериями успешности;

– сформирован отчет о достигнутых целях и полученных в рамках программы выгодах и предоставлен основным заинтересованным сторонам программы;

– расформирована организационная структура, ответственная за обеспечение управления и реализации программы;

– сформирован архив документов программы;

– команда программы и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании программы^[37].

3) Требования к управлению документами программы. Требования к управлению документацией программы проектов также аналогичны требованиям к управлению документацией проекта и управлению документацией портфеля проектов.

Выводы. Управление проектом – это временно созданное предприятие, направленное на достижение определенной цели. Управление проектами рассматривается как совокупность процессов, задаваемая пересечением групп процессов управления проектом (инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение) и функциональных (предметных) областей управления проектами (управление интеграцией проекта, содержанием, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками, поставками и контрактами);