Запросы позволяют отсортировать, применить фильтрацию и т.д. При помощи запроса можно удалять записи сразу из нескольких таблиц одновременно. Их можно использовать для создания полей со списками. На их основе можно создавать формы и отчёты.

Формы и отчёты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчётах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находятся в таблицах), так что Microsoft Access предоставляет полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчёт, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связи между определенным формами и отчётами или для выполнения определённых действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы.

Макросами называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определённые операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Макрос может быть как собственным макросом, состоящим из последовательности макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых случаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

Модуль - это набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Существует два основных типа модуля: модули класса и стандартные модули.

Модули форм и модули отчётов являются модулями класса, связанными с определенной формой или отчётом, они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемых в ответ на событие в форме или отчёте. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на событие, например, такие как нажатие кнопки.

При создании первой процедуры обработки события для формы или отчёта автоматически создаётся связанный с ней модуль формы или отчёта. В процедурах модулей форм и отчётов могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули.

В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любыми другими поддерживающими DDE приложениями. В Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более усовершенствованным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в БД Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE приложений Windows.

В отличие от других СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам.

В Microsoft Access можно просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако иногда удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме отображается сразу несколько записей, так и отображать одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев не нужно изучать язык Access SQL, т.к. запросы создаются очень просто с помощью конструктора. При любой обработке данных из нескольких таблиц используются однажды заданные связи между таблицами. Можно сконцентрировать усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды построить довольно сложный запрос. В то же время всегда можно посмотреть тот запрос, который сформирует Access в результате интерактивного процесса конструирования.

Для того, чтобы иметь возможность проанализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчёты, которые позволяют извлекать нужные данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отобранным записям. Отчёты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы в Web.

Формы и отчёты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчётах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящиеся в таблицах), так что имеется полная свобода действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные, - достаточно создать дополнительную форму или отчёт, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчётами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если нужны более модифицированные средства, например библиотечные утилиты Windows, можно написать процедуру на Access Basic.

Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов.

2. Разрработка ER-диаграммы

В базе данных отображается информация об определенной предметной области - это часть реального мира.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области - это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием. [8]

Требования, предъявляемые к инфологической модели:

• адекватное отображение (язык для представления ИМ должен обладать достаточными выразительными возможностями);

• непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная трактовка модели);

• расширяемость (обеспечение ввода новых данных без изменения ранее определенных);

• гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании);

• понятность всем пользователям.

Цель инфологического моделирования - создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД. [9]

Комплекс задач этого этапа состоит из выявления общих информационных объектов и связей между ними. Результаты инфологического проектирования могут быть выражены в виде инфологической или концептуальной модели, которая представляет структуру данных. Для построения концептуальной модели используется метод моделирования «Сущность - связь» или ER-диаграмма.

Основные концепции ER - моделирования могут быть сведены к следующим:

1. Мир состоит из объектов.

2. Объекты образуют типы. Каждый объект является экземпляром некоторого типа. Объекты одного типа обладают общими свойствами.

3. Каждый объект обладает некоторым особым свойством (набором свойств), которые служат для его же идентификации.

4. Каждый объект может быть связан с другими объектами с помощью отношений.

Сущность - это существующие в действительности или воображаемые явления или объект, информацию о котором нужно сохранять или выяснять (обозначить существенным). [18]

Каждая сущность должна иметь наименование, выраженное существительным в единственном числе. Примерами сущностей могут быть такие классы объектов как «Карты», «Клиенты», «Залы». Каждая сущность в модели изображается в виде прямоугольника с наименованием.

Атрибут (свойства) - именованный элемент информации, описывающий сущность. Атрибут может иметь только одно значение в каждый момент. [18]

Наименование атрибута должно быть выражено существительным в единственном числе (возможно, с характеризующими прилагательными). Например, атрибутами сущности «Карты Клиента» являются: «ID_Карты», «ID_Клиента», «Название карты», «Дата Выдачи», «ДействуетДо».

Сущности можно разделить на сильные и слабые.

Сильные (стержневые) - существуют объективно и их существование не зависит от какой-либо другой сущности.

Слабые связаны со стержневой сущностью. Экземпляр слабой сущности не может существовать, если не существует экземпляр стержневой сущности. Слабые сущности, в свою очередь, могут делиться на характеристики и обозначения.

Характеристикой называется слабая сущность, являющаяся дополнением стержневой сущности. В характеристику может быть выделена часть атрибутов стержневой сущности, которая обрабатывается отдельно или каждому экземпляру стержневой сущности может соответствовать характеристика одного из нескольких типов. Характеристикой сущности «Карты Клиента» является «ВидыКарт».

Ключ - минимальный набор атрибутов, значение которых однозначно определяет данный экземпляр сущности. Ключом сущности «Карты» является «ID_Карты», а сущности «Клиенты» - «ID».

Первичный ключ - это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие - ко - многим.

Связь - это некоторая ассоциация между двумя сущностями. Одна сущность может быть связана с другой сущностью или сама с собой. [18]

Каждая связь может иметь один из следующих типов связи:

1. Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой). Связь один-к-одному чаще всего свидетельствует о том, что на самом деле мы имеем всего одну сущность, неправильно разделенную на две.

2. Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой). Это наиболее часто используемый тип связи. Левая сущность (со стороны "один") называется родительской, правая (со стороны "много") - дочерней. Примером является связь между отношениями «Карты» и «ВидыКарт».

После исследования предметной области и анализа структуры системы были выделены сущности. Перечень сущностей предметной области представлен в таблице 1.

Таблица 1 - Перечень сущностей предметной области

Аттрибуты сущностей имеют типы данных указанные в таблицах 2-4.

Таблица 2 - Типы данных атрибутов сущности «Клиенты»

Таблица 3 - Типы данных атрибутов сущности «Карты клиента»

Таблица 4 - Типы данных атрибутов сущности «ВидКарты»