Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом».pdf

Рисунок 2.8 - Оценка компетенций, модель «TO BE»

Аналогично должна быть организована оценка деловых качеств работников. Электронные формы листов оценки деловых качеств, заполненные руководителями структурных подразделений в СУДК, анализируются системой автоматически (рис. 2.9):

Рисунок 2.9 - Оценка деловых качеств, модель «TO BE»

Далее, используя данные и отчеты, находящиеся в базе данных, СУДК формирует отчет по проведенной оценке (электронный документ на диаграмме «Сводный отчет по результатам оценки») для каждого оцениваемого сотрудника. Сформированные отчеты используются на собеседовании с работниками. Автоматизация собеседования невозможна, так как на этом этапе важно взаимодействие оцениваемого и специалиста, проводящего оценку.

По результатам собеседования специалист ответственный за проведения оценки персонала готовит аттестационный лист с комментариями в СУДК и отправляет его работнику для ознакомления. Работник ставит отметку в СУДК об ознакомлении с аттестационным листом и подает апелляцию в бумажном виде при необходимости.

После проведения собеседования с каждым работником собираются аттестационные листы, и проводится заседание комиссии, где формируются рекомендации работникам, и заносятся в протокол результаты аттестации по всему персоналу компании.

По завершении оценки специалист, ответственный за проведение оценки персонала заносит протокол в СУДК. Все результаты оценки и рекомендации прикрепляются к Резюме сотрудников в системе.

Модель бизнес-процесса «Проведение оценки персонала» «TO BE» представлена в приложении Е.

Бизнес-процесс оценки персонала компании (модель «TO BE») расширяется в части входов, выходов и исполнителей, тогда как владелец и документы, с помощью которых осуществляется управление, остаются теми же, что и в модели процесса «AS IS». В бизнес-процесс входит:

• дополнительная информация о необходимости корректного заполнения базы данных СУДК из вспомогательного бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК»;
• информация по оценке деловых качеств сотрудников руководителями проектов (бизнес-процесс «Производство»);
• данные о кадровом резерве и анализе эффективности обучения (бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала» и его подпроцессы «Организация обучения» и «Анализ эффективности обучения»).

Дополнительными выходами бизнес-процесса оценки персонала являются:

• информация о некорректном вводе данных в базу данных СУДК (вход для бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК»);
• данные для анализа динамики развития персонала (вход для бизнес-процесса «Анализ структуры и динамики развития персонала»);
• информация для организации мотивации (вход для бизнес-процесса «Управления системой поощрений»).

Совершенствование бизнес-процесса потребовало участия в проведении оценки персонала дополнительных исполнителей – руководителей проектов, осуществляющих оценку деловых качеств сотрудников.

2.6 Автоматизации процесса оценки персонала в компании

На основе, построенной в предыдущем пункте работы модели бизнес-процесса оценки персонала «TO BE» возможно спроектировать решение по автоматизации процесса. Частичная автоматизация процесса оценивания сотрудников уже присутствует в компании, поэтому дальнейшая автоматизация будет происходить на ее основе.

В компании разработана система учета данных по компетенциям/квалификации (СУДК), представляющая собой базу данных первичной информации о работниках. В СУДК вносятся данные по опыту работы, образованию и компетенциям сотрудников, которые используются при проведении оценки персонала.

Автоматизированная система должна выполнять следующие функции:

• Автоматизированная проверка актуальности данных о штатном расписании.
• Автоматизированная регистрация работника в системе.
• Автоматизированный ввод данных о работнике в базу данных СУДК.
• Автоматизированный контроль заполнения базы данных СУДК работником.
• Автоматизированное проведение оценки персонала по компетенциям, деловым качествам.
• Хранение и учет результатов проведенной оценки персонала.
• Автоматизированное формирование отчетов по результатам оценки персонала.

Автоматизированная проверка данных о штатном расписании подразумевает интеграцию систем СУДК и ИСУ ПЕРСОНАЛ. Системы должны иметь возможность обмениваться данными о текущем состоянии штатного расписания. СУДК, получив данные, должна сверять их с существующими в базе данных и редактировать при необходимости.

Автоматизированная регистрация работника в системе происходит на основе его должности в штатном расписании. СУДК должна создавать Резюме сотрудника по шаблону. Сотруднику необходимо заполнить Резюме в течение двух недель с момента регистрации в системе.

Система должна обеспечивать автоматизированный ввод данных о сотруднике в СУДК. В Резюме необходимо учитывать данные об опыте работы, образовании, компетенциях, а также дополнительные данные об участии работника в проектах и прохождении дополнительного обучения. В системе должны присутствовать справочники для выбора набора компетенций, которыми владеет работник, учебного заведения, которое закончил сотрудник, предыдущих мест работы, а также проектов, выполняемых компанией и курсов обучения, организуемых компанией.

После двух недель с момента регистрации работника в системе, СУДК должна автоматически проверять заполнение Резюме. В случае отсутствия необходимых данных, генерируется сообщение о необходимости заполнить СУДК и отправляется работнику и руководителю его структурного подразделения по электронной почте с помощью Microsoft Outlook.

Корректно заполненное Резюме работника в системе используется для проведения оценки по компетенциям и деловым качествам. Лидеры функциональных групп и руководители структурных подразделений заполняют электронные формы калькуляторов для оценки компетенций и листов оценки деловых качеств, выставляя оценку по каждому пункту. Система предоставляет шкалу оценки и описание каждого балла. Далее система автоматически суммирует полученные оценки и определяет уровень владения компетенцией. Данные по оценке компетенций и деловых качеств учитываются в системе и используются для последующего формирования отчетов и проведения следующей по графику оценки персонала.

Данные по оценке компетенций и деловых качеств, Резюме работника в СУДК и данные предыдущей оценки предоставляются в виде отчетов аттестационной комиссии и специалисту ответственному за проведение оценки персонала для проведения собеседования с работником и определения результата. По результатам собеседования и заседания аттестационной комиссии готовится протокол заседания и рекомендации для работника, которые также вносятся в СУДК.

Автоматизированная система оценки персонала должна иметь возможность формировать отчеты по проведенной оценке, такие как отчет по оценке каждого работника, отчет по оценке всего персонала, отчет по динамике развития персонала, отчет о составе кадрового резерва. Все данные по оценке работника должны быть внесены в его Резюме в СУДК. Отчеты должны быть доступны для просмотра непосредственным руководителям работников и вышестоящим руководителям.

3. Требования к формированию отчетности в системе

В системе должна быть организована возможность формирования отчетов.

Система должна формировать отчет для каждого работника (табл. 2.1) по результатам оценки персонала компании, на основе ранее внесенной в СУДК информации по работникам, а также данным по проведенной оценке. В отчет должны быть включены следующие пункты:

• ФИО оцениваемого.
• Первичная информация (опыт работы, образование, компетенции).
• Дополнительное обучение и участие в проектах.
• Анализ эффективности обучения.
• Результаты оценки.
• Рекомендации по дальнейшей работе с работником.
• Рекомендации по развитию сотрудника.

Таблица 2.1 - Шаблон отчета по оценке сотрудника

В системе должен формироваться сводный отчет по результатам оценки персонала, который должен содержать информацию по проведенной оценке (табл. 2.2):

Таблица 2.2 - Шаблон сводного отчета по оценке персонала

Отчет о динамике развития персонала (табл. 2.3) должен формироваться по каждому работнику и включать в себя:

• ФИО работника.
• Результаты предыдущей оценки.
• Результаты текущей оценки.
• Рекомендации по развитию работника.

Таблица 2.3 - Шаблон отчета о динамике развития

Отчет о составе кадрового резерва (табл. 2.4) должен содержать информацию по рекомендуемому составу кадрового резерва компании на основе проведенной оценки персонала.

Таблица 2.4 - Шаблон отчета о составе кадрового резерва

Заключение

В данной работе исследован процесс оценки персонала в компании. На основе исследования проведено проектирование решения по автоматизации процесса оценки персонала в компании. Бизнес-процесс представляет собой последовательность периодически повторяющихся процедур, которые не только взаимосвязаны между собой, но и направленных на то, чтобы создать для потребителей определённые ценности. Очень часто для организации бизнес-процесса представителями компании используются внешние ресурсы.

Был спроектирован построен бизнес-процесс «TO BE». Выявленные особенности показали, что достижение наиболее эффективных результатов возможно не при концентрации на определенном методе оценки персонала, а при комбинированном использовании нескольких методов.