Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом».pdf

Бизнес-процесс «Проведение оценки персонала» осуществляется в компании ежегодно по графику, тогда как бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторической и оперативной информации» – оперативно, по мере возникновения информации, необходимой для внесения в СУДК. Поэтому часть бизнес-процесса по внесению данных об оценке деловых качеств работников руководителями проектов в СУДК (рис. 2.2) нужно включить в бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторической и оперативной информации».

Рисунок 2.2 - Внесение данных об оценке деловых качеств работников руководителями проектов в СУДК

Во-вторых, результаты оценки персонала выявляют компетенции и области знаний работников, которые необходимо получить и развить или пополнить (бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала»). Но кроме учета подобной информации, необходима работа с ней, как в процессе оценки персонала, так и в смежных процессах. То есть, результаты обучения работника должны быть проанализированы и должно быть выявлено насколько эффективным для сотрудника было обучение, как оно изменило его квалификацию, как повлияло на компетенции. Поэтому, перед оценкой следует проанализировать данные об обучении сотрудников, а также учесть их в СУДК. Но, так как этот процесс проводится не в рамках оценки персонала, а через определенный промежуток времени после прохождения работником курса обучения, то он выделен в отдельный бизнес-процесс «Анализ эффективности обучения», где кроме анализа производится ввод информации в СУДК.

В-третьих, оценка персонала дает возможность сформировать кадровый резерв, однако данная возможность не используется компанией в текущий момент. Формирование кадрового резерва происходит на основе данных, полученных после оценки персонала, поэтому часть процесса по созданию кадрового резерва не входит в бизнес-процесс проведения оценки персонала. Следовательно, компании необходимо расширить бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала» в части по работе с кадровым резервом компании.

Кроме того, результаты оценки за несколько периодов позволяют проводить анализ структуры и динамики развития персонала, поэтому необходимо добавить возможность передачи данных в бизнес-процесс «Анализ структуры и динамики развития персонала», в котором будет описана работа со всем персоналом компании, включая кадровый резерв: формирование, структура, планирование развития и анализ исполнения планов развития.

Итак, расширение процесса оценки персонала в части бизнеса сводится к использованию дополнительной информации из других бизнес-процессов по работе с персоналом при проведении оценки, а также передаче результатов оценки в другие бизнес-процессы. Более того, вся информация должна храниться в электронном виде в СУДК, которая должна иметь возможность формировать отчеты.

Расширение бизнес-процесса увеличивает ответственность, возлагаемую на специалистов, занимающихся оценкой. Поэтому, все действия по вводу данных в СУДК должны выполняться не в бизнес-процессе оценки персонала, а в смежных бизнес-процессах. То есть, необходима передача ответственности владельцам смежных процессов. Например, часть бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» по вводу информации о пройденном обучении (см. рис. 2.8) должна быть удалена из бизнес-процесса и перенесена в бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала». Это действие позволит сократить время, затрачиваемое на формирование базы данных СУДК и уменьшить количество ошибок, возникающих при некорректном вводе данных.

Уменьшение ошибок, неточностей и возвратов к дополнительному заполнению базы данных СУДК возможно не только посредством передачи ответственности в другие бизнес-процессы, но и введением функций по контролю заполнения данных работниками. Подобное дополнение бизнес-процесса необходимо при выполнении функции «Заполнение данных об опыте работы, обучении и компетенциях в СУДК» подпроцесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» (см. рис. 2.6). Следует ввести несколько видов контроля заполнения: контроль заполнения, осуществляемый системой и контроль заполнения, осуществляемый руководителем, контроль заполнения, осуществляемый специалистом, ответственным за сопровождение СУДК.

Контроль, осуществляемый специалистом, ответственным за сопровождение СУДК должен проводиться регулярно по всем работникам компании, зарегистрированным в СУДК. В определенный момент система формирует отчет о заполнении информации, специалист, ответственный за сопровождение СУДК просматривает его и сообщает вышестоящему руководителю о подразделениях и работниках, не заполнивших базу данных СУДК. Данную часть работы с СУДК целесообразно вывести за пределы бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» и описать в другом бизнес‑процессе «Контроль ведения базы данных СУДК», потому что она достаточно обширна и не может быть промежуточным этапом в процессе формирования базы-данных СУДК. Некоторые конечные события из бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК» будут инициирующими для функций бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных».

Проверка факта заполнения СУДК работником должна осуществляться по графику автоматически (рис. 2.3). По прошествии двух недель после создания Резюме работника в СУДК, система автоматически проверяет, заполнил ли работник первичные данные. Если Резюме заполнено, процесс продолжается и Резюме отправляется на проверку руководителю структурного подразделения. Если Резюме работника на заполнено, СУДК формирует «Сообщение о незаполненных формах в СУДК» и отправляет сообщения по электронной почте, с использование системы Microsoft Outlook работнику и руководителю его структурного подразделения о необходимости заполнить данные.

Рисунок 2.3 - Автоматическая проверка заполнения форм в СУДК

Кроме контроля факта внесения данных в СУДК необходима проверка правильности заполнения данных в СУДК, осуществляемый руководителем структурного подразделения (рис. 2.4). Получив заполненное Резюме работника в СУДК или сообщение о необходимости заполнения СУДК работником, руководитель структурного подразделения проводит контроль заполнения работником Резюме в СУДК при приеме и перемещении. Если Резюме заполнено корректно, бизнес-процесс продолжается, если не заполнено или заполнено некорректно, руководитель вынужден оказать воздействие на работника. Наступление события «Оказано воздействие на работника для заполнения СУДК» означает возврат выполнения бизнес-процесса к функции «Заполнение данных об опыте работы, обучении и компетенциях в СУДК».

Рисунок 2.4 - Проведение контроля заполнения работником Резюме в СУДК при приеме и перемещении

В части внесения дополнительных данных в СУДК (рис. 2.5), после завершения участия в проекте, в бизнес-процессе «Ведение базы данных СУДК на основе исторической и оперативной информации» перед проведением проверки заполнения следует передать ответственность по заполнению (функция «Внесение дополнений в СУДК») работникам (см. рис. 2.28). Автоматическая проверка заполнения данных не является необходимой в этом случае, так как внесение дополнительных данных не обязательно.

Если завершен проект с участием работника и его Резюме в СУДК заполнено корректно (события «Проект с участием работника завершен», Резюме работника в СУДК при приеме и перемещении заполнено корректно», логическое правило «И»), он может вносить дополнительные данные. Также внесение дополнительных данных возможно после наступления события «Необходимо внесение данных по проектам в СУДК», выходящего из бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК». Проверка корректности заполнения дополнительных данных работником, осуществляемая руководителем структурного подразделения, выполняется аналогично проверке корректности внесения данных об обучении, опыте работы и компетенциях при приеме или перемещении работника.

Рисунок 2.5 - Проведение контроля заполнения работником резюме в СУДК при завершении участия в проекте

Проанализировав и расширив бизнес-процесс оценки персонала в компании в части бизнеса, можно перейти к совершенствованию некоторых функций с целью последующей их автоматизации.

2.3 Бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных»

Автоматизация бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» необходима при выполнении функций «Запросить данные по актуальному состоянию из ИСУ ПЕРСОНАЛ» и «Внесение данных о позиции работника в штатном расписании в СУДК». Чтобы избежать возможных ошибок при вводе данных, ускорить и упростить выполнение этих функций необходимо исключить влияние человека (Объект на диаграмме Person Type «Специалист, ответственный за сопровождение СУДК») на процесс. А именно, следует настроить взаимодействие между СУДК и ИСУ ПЕРСОНАЛ. ИСУ ПЕРСОНАЛ должна предоставлять данные о штатном расписании по запросу СУДК, которые будут автоматически регистрироваться в системе СУДК (рис. 2.6).

Рисунок 2.6 - Регистрация данных о позиции работника в штатном расписании в СУДК, модель «TO BE»

Другая возможность автоматизации процесса заполнения СУДК в части автоматической проверки заполнения была описана выше (рис. 2.6)

Дальнейшая автоматизация бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» невозможна, так как внесение первичных данных может выполнить только работник самостоятельно.

Модель бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» «TO BE» представлена в приложении 1.

2.4 Бизнес-процесс «Проведение подготовительной работы к оценке персонала»

Автоматизация бизнес-процесса необходима при выполнении начальной функции «Проверка соответствия данных СУДК штатному расписанию» (рис. 2.7). СУДК должна автоматически проводить проверку, сравнивая имеющиеся данные с данными, внесенными в ИСУ ПЕРСОНАЛ.

Рисунок 2.7 - Автоматическая проверка соответствия данных СУДК штатному расписанию

Далее автоматизация бизнес-процесса не требуется, так как все документы, на основании которых проводится оценка персонала, должны быть оформлены в бумажном виде. Единственными функциями, которые можно автоматизировать, являются «Ознакомление с приказом руководителей ФН и лидеров ФГ» и «Ознакомление работников с графиком и приказом о проведении аттестации», в процессе выполнения которых работники, руководители ФН и лидеры ФГ подтверждают факт ознакомления с Приказом и графиком проведения аттестации, подписывая листы ознакомления. Автоматизацией будет замена бумажных документов «Листы ознакомления с приказом» на отметку в СУДК об ознакомлении. Но автоматизация этих функция потребует дополнительно организовать ввод в систему сканов документов об аттестации, чтобы сотрудники смогли работать с ними в СУДК, что увеличит время выполнения всего бизнес-процесса и потребует участия в работе человека. Автоматизация будет возможна при внедрении в компании системы электронного внутреннего документооборота.

Модель бизнес-процесса «Проведение подготовительной работы к аттестации персонала» «TO BE» представлена в приложении 2.

2.5 Бизнес-процесс «Проведение оценки персонала».

На сегодняшний день вся оценка персонала проводится вручную. Лидеры ФГ и руководители структурных подразделений используют данные из СУДК (электронный документ «Резюме работника в СУДК») и бумажные бланки для выставления оценок («Калькуляторы оценки компетенций», «Лист оценки компетенций в функциональных областях», «Лист оценки деловых качеств»). Доработка СУДК позволит избавиться от использования бумажных документов и даст возможность автоматически определять уровень компетенции.

В СУДК должны быть организованы электронные формы калькуляторов для выставления оценок работникам. Выбрав функциональную область, лидер ФГ должен получать перечень критериев, по которым необходимо выставить оценки подчиненным. Кроме того, должна автоматически подсчитываться сумма оценок, набранных работником, используя которую, СУДК определит уровень знаний оцениваемого (экспертный, высокий, средний, базовый, начальный). Исключение влияния человеческого фактора на подсчет суммы оценок и определение уровня владения знаниями по компетенции позволит избежать ошибок и сократить время на проведение оценки уровня компетенций (рис. 2.8):