Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения (Определение и сущность принятия решений).pdf

Источник: [8, с.210]

Такое большое количество классификаций и типологий решений, приведённых в таблице, определяется не только широким диапазоном проблем, но и участием в их разработке людей с разным опытом, профессиональным уровнем, отношением к делу, степенью ответственности и ролью в управлении организацией.

Кроме вышерассмотренной, имеются и другие классификации [8, c. 65].

Классификация решений, связанная с ролью человека в процессе разработки и принятия, включает «рациональные» и «иррациональные» управленческие решения. К рациональным относят решения, имеющие аналитическое обоснование, к иррациональным — основанные на интуиции и суждениях. Первые, как правило, почти не зависят от профессионального опыта и, основываясь на объективных данных и расчетах, имеют более высокую вероятность правильности выбора. Влияние личностных качеств сказывается на принятии властных, уравновешенных, импульсивных, осторожных или инертных решений.

Следует уточнить, что не всякое решение, принимаемое руководителем, является управленческим. Например, решения, связанные с технической стороной деятельности организации, направленные на подведение итогов или оформление документации, таковыми не являются [1, c. 167].

Управленческим называется решение, принятое в социальной системе и направленное [9, c. 81]:

- на управление управленческой деятельностью;

- на проектирование системы управления организации (методология, структура, процесс, механизм);

- на стратегическое планирование;

- на управление кадрами;

- на управленческое консультирование;

- на взаимодействие с внешней средой.

Этапы разработки и принятия управленческих решений представлены на рис. 1 [9, c. 82].

1. Обнаружение проблемы

2. Анализ причин и постановка диагноза

3. Постановка целей

4. Формулировка основных критериев оценки

5. Поиск альтернатив

6.Прогнозирование внешней ситуации

7. Прогнозирование последствий реализации альтернатив

8. Формулировка дополнительных критериев оценки

9. Оценка и выбор альтернатив

10. Принятие и разработка решения

11. Согласование решения

12. Утверждение решения

13. Управление реализацией решения

14. Контроль реализации

15. Оценка эффективности решения

Рис. 1.1. Основные этапы принятия решения в процессе управления

Источник: [8,с. 211]

Таким образом, процесс разработки и принятия управленческих решений характеризуется сложностью, этапностью и зависимостью от личности руководителя, принимающего решение.

1.2 Значение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения

Процесс разработки управленческих решений нередко требует корректировки. Поэтому важно знать, какие факторы или показатели могут отражать взаимосвязи и последствия вносимых корректировок, можно ли определить их степень устойчивости и использовать в качестве управляющих параметров (табл. 3) [1, c. 210].

На практике знание особенностей управления помогает определить задачи, исполнителей, систему полномочий и сделать обоснованный и наиболее эффективный выбор технологии разработки управленческих решений.

Подходы к разработке решений нередко определяются особенностями самого решения. Так, при разработке стратегии развития необходимо провести исследования и диагностику состояния среды, маркетинга территории и рынка товаров и услуг, политической и социально-экономической ситуации. Для оперативных решений технология разработки опирается на распределение прав, обязанностей, ответственности и опыт коммуникаций персонала.

Таблица 1.3

Контролируемые факторы процесса управления

Комплексные проблемы следует формализовывать, т. е. количественно определять разницу между фактическим и желаемым состояниями объекта по его параметрам, а также выполнять структуризацию проблемы путем построения для ее решения дерева целей. Поскольку ресурсы для решения проблем ограничены, следует ранжировать (определять важность, весомость, ранг) проблемы по их актуальности, масштабности, степени риска. Решения должны быть направлены на реализацию дерева целей, обоснованными, адресными, обеспеченными ресурсами.

Цели конкретных решений должны быть актуальными, приоритетными, конкретными, четко сформулированными, отражающими интересы управляемых и не противоречащими интересам управляющих [1, c .211].

Важность роли информации в процессе принятия управленческих решений неоспорима. В современных условиях хозяйствования недостаток необходимой и своевременной информации привел к состоянию, когда организации не способны не только решать текущие проблемы и приспосабливаться к происходящим изменениям, но и тем более определять пути перспективного развития предприятия [15, c. 75].

Принятые решения чаще базируются на интуиции, чем на точной и объективной информации. Именно такая ситуация сложилась на большинстве российских предприятий.

Много написано научных трудов по данному вопросу, но и по сей день остались нерешенные проблемы. Часть из них связана с формированием информации для принятия управленческих решений [13, c. 205].

Процесс принятия решений, как правило, включает ряд стадий' изучение проблемы, постановка цели, рассмотрение вариантов решений, обоснование эффективности принимаемых решений, принятие решения.

На любой стадии процесса необходимо обеспечение как учетной, так и неучетной информацией. Причем качество информации является основным фактором, определяющим обоснованность принимаемого решения.

В этой связи проблема создания рационального информационного потока может быть устранена в результате решения ряда задач, таких как избежание дублирования первичной информации; определение центров востребования информации, периодичности подачи информации по видам, требований к точности и реальности, а также форм представления [11, c. 85].

Следует обратить внимание на оптимальность структуры информационных потоков, а именно: определение объема необходимой и достаточной информации для различных групп принимаемых решений, ориентируясь при этом на максимальную смысловую нагрузку ее единицы.

Информация по уровням управления распределяется следующим образом: более подробная аналитическая для низших уровней; в агрегированном и синтезированном виде для высших уровней. Такому распределению информации поможет ее классификация.

Принципы осуществления классификации зависят от предварительно поставленной цели, с позиций решения или с позиций класса задач экономического управления по группам принимаемых решений.

Структурно информация состоит из показателей, которые сокращают неопределенность и в то же время обладают ограниченной информационной ценностью, что может привести к многозначной или неадекватной их интерпретации, вследствие чего существует опасность одностороннего и неполного отражения процессов, происходящих на предприятии. В данной ситуации лучше всего использовать ориентированную на цель структурированную систему показателей, определяющих тенденции развития предприятия. На практике такая система может стать надежным информационным инструментом управления предприятием, позволит избежать многозначной трактовки отдельных показателей и учесть наиболее существенные взаимосвязи [11, c. 86].

Усложнение хозяйственных связей и механизм рыночных отношений, появление новых инструментов рынка, методов и средств управления производственно-хозяйственной деятельностью вызвали необходимость дополнительной информации, обеспечивающей успешное функционирование предприятий в этих условиях, например, о будущих событиях, будущей прибыли, будущей реализации и другая информация, помогающая принимать перспективные решения.

Есть причины, по которым информация бухгалтерского учета не дает полной картины процессов, происходящих в организации, так как бухгалтерская отчетность отражает только те события, которые могут быть представлены в денежном выражении; которые уже произошли, но нет отражения большинства средств в текущей оценке, что не дает их реальной ценности [10, c. 32].

Еще одна проблема - это подготовка внутрифирменной отчетности для быстрого и аргументированного принятия решений.

Для формирования такой отчетности должны быть разработаны методы определения потребностей в информации, система приоритетов содержательных сообщений, методы определения удовлетворенности потребителей в информации с точки зрения ее состава, срочности, формы представления, степени детализации [6, c. 104].

В отчетах целесообразно указывать причины различий между фактическими и ожидаемыми результатами, выделять особо важную информацию для групп востребования (принимаемых решений) и информацию, характеризующую персональную ответственность руководителей соответствующих подразделений.

Отчеты должны сопровождаться схемами, графиками, диаграммами, отражающими взаимосвязь показателей и тенденцию их развития.

Изложенные проблемы могут быть решены управленческим учетом (внутрифирменным учетом), в рамках которого должна быть сконцентрирована информация для принятия управленческих решений [6, c. 105].

Таким образом, подготовка определенного решения требует обеспечения всесторонней его информированности, обоснованности. Работа предполагает ознакомление и уяснение руководителями характера и последствий примененного ранее решения, являющегося предшествующим данному решению. Ознакомление с действующими инструкциями, получение дополнительной информации от лиц и подразделений компетентных в области данной проблемы. Наряду с этим необходимо учитывать, что принимаемое решение не должно противоречить существующим актам и вышеуказанной директиве. Выполняя эту работу, необходимо исследовать многосторонние зависимости и связи, вызываемые формируемым решением, изучить характер последствий вызываемых решений. При этом руководителю должна быть предоставлена свобода получения сведений по решаемой проблеме от отдела информации ему должна быть представлена возможность получения информации во всех отделах при сборе любых новых данных, которая, по его мнению, необходима для выявления причины существования решаемой проблемы. Руководитель должен быть в курсе последних достижений в свой области, ему следует постоянно работать над повышением своей компетенции по специальности, создавать возможность посещать конференции, семинары, прослушивать специальные лекции и другие занятия [4, c. 76].

 При этом важно исходить из того, что в настоящее время больше чем когда бы то ни было, руководителям должны быть присущи чувство нового, умение мыслить экономически грамотно, идти в ногу с научно-техническим прогрессом.

Работа с информацией сопровождает и пронизывает весь процесс принятия решений и контроля. Необходимой предпосылкой принятия правильного решения является оптимальный объем и качество обработанной информации. Важное значение приобретает также методика анализа информации и синтез, формирующий представления о возможных решениях. Каждый вариант решения есть не что иное, как комплекс информации о возможностях ответа на какой-либо вопрос, собранный в единственное логическое целое и имеющий определенную целенаправленность.