Файл: Положение о документообороте организации Общие положения.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 384
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
УТВЕРЖДАЮ____________________________________(наименование должности руководителя)__________________/_________________/(подпись) (Ф.И.О.) "___"__________ ___ г.
- материалы исследований - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (заключения, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, научные разработки, алгоритмы и программы);- патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;- программы - программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;- стандарты - стандарты, технические регламенты, технические условия, оформленные в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;- комбинированные документы - совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных);- дефектные документы или материалы - документы или материалы с выявленными пороками их формы или содержания. По запросам получателей документов или материалов заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок;- электронный документ - формализованная запись информации в электронном виде, заверенная электронной цифровой подписью и отвечающая правилам и требованиям документирования;- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;- учетная система - информационная система, содержащая информацию из правоустанавливающих документов субъектов электронного взаимодействия, на основании которой составляются или выдаются электронные документы;- инфраструктура документирования информации в электронном виде - совокупность информационно-технологических и организационно-правовых мероприятий, правил и решений, реализуемых в целях придания юридической силы электронным документам;- доверенная третья сторона - организация, наделенная правом в соответствии с законодательством производителей документов осуществлять деятельность по проверке электронной цифровой подписи в электронных документах в фиксированный момент времени в отношении составителя и (или) адресата электронного документа;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Организации, с указанием сроков их хранения;- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Организации;- служба делопроизводства - структурное подразделение Организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Организации.
г) выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;д) документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;е) в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;ж) при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.3.1.2. Предварительное рассмотрение документов.Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.
Положение о документообороте организации
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о документообороте разработано и утвержденодля применения в _____________________________________ (далее - Положение и(наименование организации)Организация).1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениямиОрганизации.1.3. За организацию документооборота и контроль исполнения Положенияотвечает _____________________________ (далее - Служба делопроизводства).(наименование подразделения)1.4. Положение не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее обособленных подразделений.1.6. При разработке Положения учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".1.7. Основные понятия Положения:- документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;- производитель документов - лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа;- аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фоно- и фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;- электронные материалы - издания, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях;- материалы исследований - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (заключения, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, научные разработки, алгоритмы и программы);- патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;- программы - программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;- стандарты - стандарты, технические регламенты, технические условия, оформленные в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;- комбинированные документы - совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных);- дефектные документы или материалы - документы или материалы с выявленными пороками их формы или содержания. По запросам получателей документов или материалов заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок;- электронный документ - формализованная запись информации в электронном виде, заверенная электронной цифровой подписью и отвечающая правилам и требованиям документирования;- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;- учетная система - информационная система, содержащая информацию из правоустанавливающих документов субъектов электронного взаимодействия, на основании которой составляются или выдаются электронные документы;- инфраструктура документирования информации в электронном виде - совокупность информационно-технологических и организационно-правовых мероприятий, правил и решений, реализуемых в целях придания юридической силы электронным документам;- доверенная третья сторона - организация, наделенная правом в соответствии с законодательством производителей документов осуществлять деятельность по проверке электронной цифровой подписи в электронных документах в фиксированный момент времени в отношении составителя и (или) адресата электронного документа;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Организации, с указанием сроков их хранения;- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Организации;- служба делопроизводства - структурное подразделение Организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Организации.
2. Принципы организации документооборота
2.1. Принципы:- централизация операций по приему и отправке документов;- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;- однократность регистрации документов;- устранение необоснованных согласований проектов документов;- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.2.2. В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.2.3. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.3. Порядок организации документооборота
3.1. Основные процедуры документооборота:- прием и первичная обработка поступающих документов;- предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства;- регистрация поступающих документов;- рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей;- обработка, исполнение документов, подготовка ответов;- сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными;- регистрация отправляемых документов;- отправка документов;- разработка, оформление и регистрация внутренних документов;- обработка и учет иностранной корреспонденции;- учет и анализ объемов документооборота.3.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов.Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:а) проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;б) вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично"), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации <1>;в) конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;г) выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;д) документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;е) в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;ж) при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.3.1.2. Предварительное рассмотрение документов.Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.