Файл: Положение о документообороте организации Общие положения.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 100
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
3.1.7.9. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
3.1.7.10. По каналам электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм или телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе электронного документооборота.
3.1.7.11. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
3.1.7.12. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.
3.1.8. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов.
3.1.8.1. Основные группы документов Организации:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- _______________________.
(иные группы)
3.1.8.2. Подразделения, сотрудники Организации, разрабатывающие и/или
оформляющие внутренние документы, проекты распорядительных документов по
поручению руководителей Организации: ______________________________________
__________________________________________________________________________.
(установленная внутренними документами процедура прохождения проектов)
3.1.8.3. Подразделения, сотрудники Организации, разрабатывающие и/или
оформляющие внутренние документы, проекты документов, в том числе
распорядительные, по собственной инициативе: ______________________________
__________________________________________________________________________.
(установленная внутренними документами процедура прохождения проектов)
3.1.8.4. Подразделения, сотрудники Организации, регистрируют
разработанные и/или оформленные ими внутренние документы в следующем
порядке: _________________________________________________________________.
(порядок присвоения номера внутренним документам, место
и процедура их регистрации)
3.1.8.5. Основные инстанции визирования внутренних документов и проектов распорядительных документов:
- разработчик (исполнитель);
- соисполнители, указанные руководителем Организации или его заместителем;
- юридическая служба;
- бухгалтерия;
- финансовая служба;
- для документов по личному составу - кадровая служба.
3.1.8.6. Внутренние документы и (до утверждения руководством) проекты распорядительных документов хранятся у исполнителя или у первого исполнителя (вариант: в Службе делопроизводства). Утвержденные распорядительные документы хранятся в Службе делопроизводства. После утверждения распорядительных документов их проекты уничтожаются в течение ___ дней исполнителями.
3.1.8.7. Служба делопроизводства доводит до заинтересованных подразделений и сотрудников утвержденные распорядительные документы. При необходимости Служба делопроизводства рассылает копии распорядительных документов или выписки из них.
3.1.8.8. Служба делопроизводства организует ведение, оформление, хранение протоколов собраний, заседаний, совещаний и т.п. По поручению руководителя Организации Служба делопроизводства доводит принятые решения до заинтересованных лиц и исполнителей. При необходимости Служба делопроизводства рассылает копии протоколов или выписки из них.
3.1.8.9. Проекты договоров, соглашений, иных документов по гражданско-правовым сделкам разрабатывают назначенные руководством подразделения и/или исполнители Организации.
3.1.8.10. Оформленные договоры, соглашения и т.д. регистрируются и хранятся Службой делопроизводства.
3.1.8.11. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и т.п.) передаются между структурными подразделениями Организации преимущественно в электронном виде.
3.1.9. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции.
3.1.9.1. Работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежным корреспондентам, осуществляет Служба делопроизводства.
3.1.9.2. Поступающая иностранная корреспонденция обрабатывается в обычном порядке. При этом в случае получения документов и материалов на иностранном языке Служба делопроизводства дополнительно составляет аннотацию на русском языке.
3.1.9.3. К исполнению, подготовке ответов и обработке документов, отправляемых в адрес иностранных корреспондентов, привлекаются сотрудники Организации, владеющие соответствующим иностранным языком. Для работы с переводами документов и материалов допускается привлечение сотрудников, не владеющих соответствующим иностранным языком.
3.1.9.4. Отправляемые в адрес иностранных корреспондентов документы и материалы регистрируются в обычном порядке. При этом в случае отправки документов и материалов на иностранном языке Служба делопроизводства дополнительно составляет аннотацию на русском языке, которая хранится в делах Организации.
3.1.10. Учет и анализ объемов документооборота.
3.1.10.1. Служба делопроизводства ежемесячно составляет и доводит до руководителя отчет по учету и анализу документооборота Организации.
В отчете подлежат раскрытию следующие аспекты:
- численность работников, занятых в делопроизводстве;
- структура документопотоков;
- тематики документов, поступающих в Организацию и создаваемых его;
- сроки исполнения, случаи просрочки;
- количество входящих и исходящих документов;
- количество изготавливаемых копий;
- предложения по совершенствованию методов работы.
Учет количества документов и материалов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
3.1.10.2. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительных подразделений.
3.1.10.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
3.2. Документальный фонд Организации.
Документальный фонд Организации формируется Службой делопроизводства путем разработки и ведения номенклатуры дел, оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Организации.
3.2.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Организации. Документальный фонд Организации составляют документы, созданные в Организации и полученные ею в результате взаимодействия с другими организациями, органами управления и физическими лицами.
Служба делопроизводства ежегодно разрабатывает или уточняет, составляет или корректирует, оформляет, согласовывает и представляет руководителю Организации для утверждения номенклатуру дел.
3.2.2. Номенклатура дел составляется на основе учредительных документов и регламентов Организации, методических материалов, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Организации и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Организации.
В Организации составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Организации или сводная номенклатура дел.
3.2.2.1. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом Организации, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
3.2.2.2. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства Организации.
3.2.2.3. Номенклатура дел Организации составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.
3.2.2.4. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Организации оказывают архив Организации и бухгалтерия Организации.
3.2.2.5. Номенклатура дел Организации, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем Организации после ее согласования с бухгалтерией Организации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
3.2.2.6. В случае изменения функций и структуры Организации номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с архивом.
3.2.2.7. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве Организации, 4-й - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства Организации в электронном виде.
3.2.3. Номенклатура дел предусматривает:
- порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;
- правила индексации дел;
- составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел;
- порядок установления сроков хранения документов и дел;
- перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень);
- порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу "Примечание" и др.);
- составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве Организации в течение года.
3.2.4. Оформление дел.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
В Службе делопроизводства оформляются дела по вопросам деятельности Организации. В структурных подразделениях Организации оформляются дела по вопросам деятельности подразделений. Дела, касающиеся деятельности двух и более подразделений, оформляются в Службе делопроизводства.
Дела хранятся по месту их оформления (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения Организации).
Архив Организации оказывает методическую помощь Службе делопроизводства и структурным подразделениям в вопросах формирования дел.
Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело составляет ____ (не более 10) дней.
По согласованию со Службой делопроизводства руководитель структурного подразделения назначает работников, осуществляющих оформление дел в структурных подразделениях Организации.
Служба делопроизводства устанавливает единые условия хранения дел, в том числе в структурных подразделениях Организации.
Дела во временное пользование выдаются по распоряжению начальника Службы делопроизводства.
Изъятие документов из оформленных дел не допускается.
Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях Организации, проверку наличия и состояния дел осуществляют Служба делопроизводства и архив Организации.
3.2.5. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: